نرم افزار آرشیو اسناد | بایگانی اسناد | آرشیو الکترونیکی اسناد

Document Management

اطلاعات خود را به دانش تبدیل کنید

بررسی اجمالی


اسناد حاوی اطلاعاتی هستند که یک منبع ارزشمند و یک دارایی مهم برای سازمان محسوب می شوند. سازمان ها و جوامع برای حفظ اسناد خود که شاهدی بر اقدامات آن ها می باشد به یک رویکرد سیستماتیک نیازمندند تا اسناد آن ها را مدیریت کند. سیستم مدیریت اسناد منبعی از اطلاعاتی است که در رابطه با فعالیت های سازمان شما می باشد، این اطلاعات می توانند در فعالیت ها و تصمیم گیری های آینده به شما کمک و پاسخگویی به ذینفعان فعلی و آینده را تضمین کنند. اسناد، سازمان ها را قادر می سازد تا:

  • الزامات قانونی و نظارتی شامل: فعالیت های بایگانی، ممیزی و نظارت را برآورده کنند.
  • از منافع سازمان و حقوق کارمندان، مشتری ها و ذینفعان حال و آینده محافظت کنند.
  • عملکرد مؤثر فعالیتها را در کل سازمان تسهیل کنند.
  • حافظه شرکتی، شخصی یا جمعی را حفظ کنند.
  • شواهد فعالیتهای تجاری اعم از شخصی و فرهنگی را ارائه دهند.
  • کار خود را به روشی منظم ، کارآمد و پاسخگو انجام دهند.
  • در دعوی قضایی از جمله: مدیریت ریسک مرتبط با وجود یا عدم وجود شواهد فعالیت های سازمانی، حمایت و پشتیبانی می کند.
  • فعالیتهای تحقیق و توسعه فعلی و آینده، تحولات و دستاوردها و همچنین تحقیقات گذشته را پشتیبانی و مستند سازی کنند.
  • یک هویت تجاری، شخصی و فرهنگی برقرار کنند.
  • در صورت بروز فاجعه، استمرار را تأمین کنند.
  • انسجام، استمرار و بهره وری در مدیریت و اداره سازمان را ایجاد کنند.
  • خدمات را به صورت منسجم و منصفانه انجام دهند.

دست آوردها


نرم افزار مدیریت و بایگانی اسناد کاج به شما کمک می کند تا شیوه مدیریت مدیران اسناد و هر شخصی که در طی فعالیت های کاری خود اسنادی را ایجاد یا استفاده می کند، مدیریت کنید.

نرم افزار مدیریت و بایگانی اسناد کاج به سازمان شما کمک می کند تا:

  • سیستمهای تخصصی مدیریت اسناد را طراحی، پیاده سازی و اجرا کنید.
  • مسئولیت ها و سمت ها را مشخص سازید.
  • روشها و دستورالعمل ها را تدوین و اعلام کنید.
  • طیف وسیعی از خدمات مربوط به مدیریت و استفاده از اسناد را ارائه دهید.
  • سیاست ها و استانداردها را تنظیم کنید.
  • مدیریت اسناد را در سیستم ها و فرآیندهای سازمان ادغام کنید.

امکانات

پیش نمایش پیشرفته

اکثر فایل ها با فرمت‌های مختلف از جمله پی دی اف، مجموعه آفیس، اتوکد، ویدئو، تصاویر و... بدون نیاز به نصب هیچگونه نرم افزار جانبی در سامانه مدیریت اسناد کاج قابل مشاهده می باشند.

کنترل نسخه

کنترل نسخه، مدیریت تغییرات در اسناد است. تغییرات معمولاً توسط یک شماره شناسایی می شوند که به آن "شماره تجدید نظر" (revision number) گفته می شود. هر نسخه همراه با تاریخ و ساعت و نام شخصی که تغییر را انجام داده در دسترس است. نسخه های مختلف را می توان به صورت گرافیکی مقایسه و یا بازیابی کرد.

پیگیری

کلیه فعالیت های کاربران از لحظه ورود به نرم افزار تا خروج آنها ثبت و ضبط و در اختیار مدیران قرار می گیرد.

Webservices

.REST, SOAP and CMIS

Networking

.CIFS, FTP and WebDAV protocols supported

یکپارچه سازی

نرم افزار کاج می تواند به سرعت با برنامه شخص ثالث ادغام شود. در حال حاظر ماژول هایی جهت ارتباط با Bonitasoft BPM ، Microsoft Office ، Vtiger موجود می باشد.

OMR

OMR یا Optical Mark Recognition روشی برای بدست آودن اطلاعات از درون تصاویر یا کاغذ ها و تبدیل کردن آن به اطلاعات دیجیتال هستند. وظیفه اصلی OMR این است که تشخیص دهد در یک منطقه تعریف شده از یک تصویر یا عکس یک علامت وجود دارد یا خیر؟.

کارهای خودکار

در نرم افزار مدیریت و بایگانی اسناد کاج می توان فعالیت هایی تعریف نمود که به صورت خودکار انجام می پذیرند، به عنوان نمونه: میتوان تعیین کرد بعد از بارگذاری اسناد با فرمتی مشخص ایمیلی به مدیریت ارسال شود، تنظیمات امنیتی تغییر کند، فایل تغییر یابد (تبدیل به pdf) و ... .

دریافت و ثبت خودکار فراداده ها

ماژول Zonal OCR نرم افزار کاج یک استخراج گر داده و پردازشگر سند است. به شکلی طراحی شده است که داده ها را از هر ساختاری استخراج کند و به شکلی قابل مفهوم برای شما و نرم افزار تبدیل کند. با توجه به ساختاری که این نرم افزار دارد میتواند با سایر ابزارهای موجود در بازار همچون Abby Flexicapture و Kofax ترکیب شود.

OCR

تشخیص نوری کاراکتر یا OCR ، فناوری است که به شما امکان می دهد انواع مختلفی از اسناد مانند: فایل کاغذ اسکن شده، فایل های PDF یا تصاویر گرفته شده توسط یک دوربین دیجیتال را به داده های قابل ویرایش و جستجو تبدیل کنید. با توجه به ساختاری که این نرم افزار دارد می تواند به اکثر موتورهای منبع باز و تجاری OCR متصل شود.

ماژول ها

  • زیرسیستم.
  • بایگانی ایمیل.
  • امضای دیجیتال.
  • رمزنگاری
  • موتور گردش کار.
  • مهر و امضای اسناد
  • موتور گزارش ساز.
  • مدیریت وظایف.
ترجمه شده از وب سایت openkm صفحه مدیریت اسناد