مقدمه
مدیریت محتوای سازمانی (ECM) اصطلاحی است که در سال 2005 توسط متخصصان اطلاعات تعریف شده است که با سایر مفاهیم مانند EDRMS یا ERMS در رقابت بوده است. نوشتجات زیادی با اصطلاحات مربوط به مدیریت اسناد وجود دارد، مانند؛ ECM، EDRMS، ERMS، DM، KM که بیشتر تحت تأثیر قوانین بازاریابی قرار گرفته اند تا دلایل عینی.
کاج یک نرم افزار ECM است، با این حال ما اصطلاح EDRMS (سیستم مدیریت اسناد و رکورد سازمانی) را ترجیح می دهیم، شاید این اصطلاح در دنیای بازاریابی کمتر موفق بوده است اما از دیدگاه ما دقیق تر و روشن تر می باشد. برخی از چالش های مدیریت محتوای سازمانی (سیستم های مدیریت محتوا):
-
ابزاری که از یک استراتژی در سازمان پشتیبانی کند.
-
فرآیندهای مدیریت سازمان را ساده کند.
-
ضبط، مدیریت، ذخیره و حفظ محتوا.
-
مدیریت کل چرخه حیات اطلاعات ساختار نیافته.
-
سازوکارها یا ابزاری برای همکاری در سازمان.
-
مدیریت فرایندهای کسب و کار از طریق گردش کار.
-
ارائه خدمات مختلف برای فرآیندهای مدیریت اطلاعات.
دست آوردها
مدیریت محتوای سازمانی (نرم افزار ECM) اصطلاحی است که مدیریت اسناد، مدیریت رکورد، جستجو، همکاری، گردش کار، ضبط داده ها، تحول دیجیتال، امضای الکترونیکی، پردازش فرم ها، دیجیتالی شدن و مدیریت دارایی های دیجیتال (DAM) را ترکیب می کند.
اولین هدف سیستم های مدیریت محتوا ( نرم افزار ECM ) مدیریت چرخه حیات اطلاعات از زمان انتشار اولیه تا زمان از بین بردن آن می باشد. مدیریت محتوای سازمانی به شما کمک می کند تا :
-
به شما كمك می كند تا فرهنگ شركت را با تمركز بر پشتیبانی و كارآیی متقابل تنظیم كنید.
-
با گردش کار فرایندها را ساده و کنترل کنید.
-
فرآیندها را بهبود دهید و ساده تر کنید.
-
فرآیندهای ذخیره سازی را ساده کنید.
-
اتصال بین سیستم ها را ترغیب کنید.
-
مدیریت اطلاعات سازمان را ساده کنید.
-
سیاست هایی برای نگهداری ، انتقال و از بین بردن اطلاعات ایجاد کنید.
-
یک الگوی امنیتی سراسری و متمرکز را برای اطلاعات پیاده سازی کنید.
-
ابزارهایی را برای اتصال افراد و فرایندها پیاده سازی کنید.
-
کنترل اطلاعات را در سازمان افزایش دهید.
-
کارآیی سازمان را بهبود بخشید.
-
هزینه ها را کاهش دهید.
-
امکان دسترسی به اطلاعات را از همه جا فراهم کنید.
-
موانعی را که مانع از اشتراک گذاری اطلاعات می شوند ، حذف کنید.
امکانات
نرم افزار مدیریت و بایگانی اسناد کاج به شما کمک می کند تا کیفیت و قوام فرآیندهای خود را بهینه، دستورالعمل ها را خودکار و به سازمان خود در مدیریت اطلاعات کمک کنید.
نرم افزار مدیریت و بایگانی اسناد کاج به منظور مدیریت محتوای حیاتی سازمان ها، طبق قوانین آن ها تنظیم شده است.
فایل پلن یک طرح جامع که شامل چرخه کامل حیات محتوا، سازماندهی، دستورالعمل انتقال و نگهداری پرونده ها و دستورالعمل های خاص است که راهنمایی هایی را برای مدیریت مؤثر محتوا فراهم می کند.
فایل پلن در کاج چگونگی سازماندهی محتوا را پس از ایجاد یا دریافت مشخص می كند. "نقشه راه" را برای مطالب ایجاد شده و نگهداری شده توسط یك واحد سازمانی ارائه می دهد و استفاده از آنها را آسان می كند.
- دسترسی همگانی
- مدیریت وظایف
- تبادل نظر
- دانشنامه (ویکی)
- یادداشت ها و حاشیه نویسی در اسناد
- ویرایش مشارکتی
- زیرسیستم
- بایگانی ایمیل
- امضای دیجیتال
- رمزنگاری
- موتور گردش کار
- مهر و امضای اسنا
- موتور گزارش ساز
- مدیریت وظایف
کاج می تواند به سرعت با برنامه شخص ثالث ادغام شود. در حال حاظر ماژول هایی جهت ارتباط با Bonitasoft BPM ، Microsoft Office ، Vtiger موجود می باشد.
در نرم افزار مدیریت و بایگانی اسناد کاج می توان فعالیت هایی تعریف نمود که به صورت خودکار انجام می پذیرند، به عنوان نمونه: میتوان تعیین کرد بعد از بارگذاری اسناد با فرمتی مشخص ایمیلی به مدیریت ارسال شود، تنظیمات امنیتی تغییر کند، فایل تغییر یابد (تبدیل به pdf) و ... .
ماژول Zonal OCR نرم افزار کاج یک استخراج گر داده و پردازشگر سند است. به شکلی طراحی شده است که داده ها را از هر ساختاری استخراج کند و به شکلی قابل مفهوم برای شما و نرم افزار تبدیل کند. با توجه به ساختاری که این نرم افزار دارد میتواند با سایر ابزارهای موجود در بازار همچون Abby Flexicapture و Kofax ترکیب شود.
کنترل نسخه، مدیریت تغییرات در اسناد است. تغییرات معمولاً توسط یک شماره شناسایی می شوند که به آن "شماره تجدید نظر" (revision number) گفته می شود. هر نسخه همراه با تاریخ و ساعت و نام شخصی که تغییر را انجام داده در دسترس است. نسخه های مختلف را می توان به صورت گرافیکی مقایسه و یا بازیابی کرد.
REST, SOAP and CMIS Webservices
Networking CIFS, FTP and WebDAV protocols supported.
کاج می تواند به سرعت با برنامه شخص ثالث ادغام شود. در حال حاظر ماژول هایی جهت ارتباط با Bonitasoft BPM ، Microsoft Office ، Vtiger موجود می باشد.
اکثر فایل ها با فرمت‌های مختلف از جمله پی دی اف، مجموعه آفیس، اتوکد، ویدئو، تصاویر و... بدون نیاز به نصب هیچگونه نرم افزار جانبی در سامانه مدیریت و بایگانی اسناد کاج قابل مشاهده می باشند.
کلیه فعالیت های کاربران از لحظه ورود به نرم افزار تا خروج آنها ثبت و ضبط و در اختیار مدیران قرار می گیرد.
