نرم افزار بایگانی اسناد، ذخیره سازی، حسابداری، جستجوی راحت، امنیت و دسترسی سریع به اوراق بهادار شرکت را فراهم می‌کند. مدیریت اسناد می‌تواند شامل قراردادها، اطلاعات شخصی، مکاتبات، محتوای چندرسانه ای، پایگاه‌های دانش، رسانه‌های اجتماعی، آرشیو باشد.
حجم اطلاعات هر شرکتی ده‌ها و صدها هزار فایل است. هر شرکتی دیر یا زود با چالش سازماندهی و خودکارسازی جریان اسناد روبرو می‌شود. و نرم افزار بایگانی اسناد همه این‌ها را انجام میدهد. این ممکن است به دلیل رشد شرکت، تغییرات در ساختار، نیاز به بروز رسانی شیوه‌های مدیریت و روش‌های کاری باشد که مانع رقابت می‌شود.
نرم افزار بایگانی اسناد، به عبارت دیگر، سیستم مدیریت الکترونیکی اسنادی که به موقع در شرکت معرفی شده باشد، به غلبه بر چنین مشکلاتی کمک می‌کند و به ابزاری برای تجزیه و تحلیل وضعیت بسیاری از فرآیندهای تجاری تبدیل می‌شود. این به شما این امکان را میدهد که تنگناها را به موقع تشخیص دهید و استراتژی‌ها و شیوه‌های مدیریت اسناد را برای بهبود کارایی شرکت تنظیم کنید.
تفاوت و مزیت آن چه می‌تواند باشد؟
تفاوت بین سیستم‌های مدیریت اسناد و مکاتبات ایمیل ساده، مانند خدمات نوشتن آموزشی، این است که به شما اجازه میدهد بیشتر به طور رسمی کار کنید. حتماً چندین کارمند دارید، می‌توانید وظایف خود را از طریق ایمیل برای آنها ارسال کنید و منتظر پاسخ باشید، اما این کار چندان راحت نیست. علاوه بر این، سرورهای ایمیل همیشه تحویل نامه را تضمین نمی‌کنند و همیشه گزارش‌های خوانده شده (read reports) را ارسال نمی‌کنند.
سیستم‌های EDMS از مفهوم گردش کار استفاده می‌کنند. این معمولاً ترتیبی از نقاط موازی یا متوالی است. هر نقطه می‌تواند شامل وظایف، ضرب الاجل‌ها و فیلدهای گزارش باشد.
یک EDMS خوب معمولاً تاریخچه تعاملات با سند (کارهائی که روی سند انجام شده) را ثبت می‌کند، مانند زمانی که کاربر وظیفه خود را باز کرده یا گزارشی را ارسال کرده است. EDMS شرکتی، در برابر نرم افزارهای مخرب و ویروس‌ها بیشتر محافظت می‌شود و به طور بالقوه همه فایل‌های روی دیسک را رمزگذاری می‌کند.
یکی دیگر از مزایای بزرگ EDMS این است که به شما امکان میدهد با داده‌های ساختاریافته کار کنید. برای مثال می‌توانید این فرم فاکتور (کارت سند) را بدون دانش برنامه نویسی ایجاد کنید.
ویژگی‌های کلیدی مدیریت اسناد
سازماندهی نرم افزار بایگانی اسناد الکترونیکی، رشد بهره‌وری را به دلایل زیر تضمین می‌کند:
• ورود سریع اطلاعات به سیستم
• بازیابی ساده داده‌ها
• مقایسه خودکار کاغذ و رسانه دیجیتال
• ذخیره‌سازی امن اطلاعات محرمانه
• حفظ ارتباط داده‌ها
• جلوگیری از مفقود شدن و آسیب دیدن اسناد
• ساده سازی تبادل مکاتبات الکترونیکی با شعب، شرکا
نرم افزار بایگانی اسناد الکترونیکی وظایف زیادی را انجام میدهد و به راحتی با ویژگی‌های یک تجارت خاص سازگار می‌شود.
ویژگی‌های اصلی یک نرم افزار بایگانی اسناد امن را می‌توان به پنج بلوک تقسیم کرد:
- الصاق ابرداده. هنگام ساختاردهی اطلاعات، می‌توانید شناسه‌های کاربر، تاریخ و سایر علائم را به سیستم‌های مدیریت اسناد الکترونیکی اضافه کنید، که به جستجو و انتخاب خودکار اطلاعات کمک می‌کند.
- ادغام. EDMS می‌تواند هم یک سیستم خودکفا و هم بخشی از یک پلت فرم نرم افزاری مشترک باشد که توسط یک شرکت برای ذخیره و پردازش اسناد کاغذی، کار جمعی با آنها، اتخاذ تصمیمات مدیریتی آگاهانه و غیره استفاده می‌شود.
- انتقال اوراق به صورت الکترونیکی. نرم افزار بایگانی اسناد اجازه میدهد تا رسانه‌های کاغذی را به دیجیتال تبدیل شوند، متن را برای پردازش خودکار بیشتر و ذخیره سازی ایمن تشخیص میدهد.
- نمایه سازی. یک سازمان شایستة امنیت مدیریت اسناد الکترونیکی به شما امکان میدهد آنها را بر اساس فراداده‌ها و شاخص‌ها طبقه بندی کنید که جستجوی اطلاعات و کار با آن را ساده و تسریع می‌کند.
- ذخیره‌سازی. ذخیره اسناد در یک بسته نرم افزاری قابل فهم و کاربردی بسیار راحت‌تر و ایمن‌تر از کمد اداری است. شما می‌توانید حقوق دسترسی، پشتیبان گیری، انتقال داده‌ها را پیکربندی کنید. یک سیستم نرم افزاری مدیریت اسنادِ به خوبی سازماندهی شده، به سرعت نتیجه میدهد.
سازماندهی جریان اسناد و تشکیل پرونده الکترونیکی
موضوع سازماندهی گردش کار را در نظر بگیرید. این عنصر کلیدی مدیریت شرکت است. استفاده از سیستم در درجه اول به دلیل در دسترس بودن قالبهای اسناد و فایل‌ها و مسیرهای سفارشی برای عبور آنها، زمان پردازش اسناد را کاهش میدهد.
سناریوهای کاری می‌توانند متفاوت باشند، اما، با وجود منطق پیچیده فرآیندها، نرم افزار بایگانی اسناد برای ایمنی و امنیت، همیشه برای کاربر نهایی روشن و آسان است زیرا او فقط وظایف و اسناد خود را می‌بیند.
انواع فرآیندهای مدیریت اسناد و جریان اسناد می‌تواند به شرح زیر باشد:
- ثبت مکاتبات ورودی و خروجی
- اسکن اسناد و وارد کردن آنها به سیستم
- ایجاد اسناد در سیستم با استفاده از الگوها
- تایید، امضا و ثبت اسناد
- ایجاد راه‌حل در مورد اسناد
- ارائه راه‌حل به اجراکنندگان و کنترل خودکار اجرای آنها
- توزیع اسناد الکترونیکی
- ذخیره سازی اسناد الکترونیکی
محصولات نرم افزاری بر اساس استانداردهای بین المللی ISO 9001 و مدل CMMI 3 ایجاد می‌شوند.
دسترسی از راه دور به اسناد
دسترسی از راه دور به اسناد و کنترل فرآیندهای تجاری امروزه برای تقریباً تمام سیستم‌های مدیریت اسناد مبتنی برابر الزامی است. البته، گنجاندن تمام عملکردهای یک سیستم قدرتمند در یک برنامه تلفن همراه برای یک دستگاه تلفن همراه غیرممکن است. اما در واقع نیاز خاصی به این کار نیست. ویرایش اسناد از روی صفحه نمایش تلفن همراه غیرممکن است، این کار باید در لپ تاپ انجام شود.
اما با در دست داشتن یک برنامه محافظت از داده‌های تلفن همراه که به شما اعلام می‌کند چه وظایف و اسنادی برای شما انجام شده است، شما این امکان را دارید که با مشاهده اسناد دریافتی در جریان روند قرار گیرید.
به عنوان مثال، می‌توانید انجام وظایف خود را شروع کنید، مجریان مسئول پروژه را تعیین کنید یا روی یک سند توافق کنید، اجرای پروژه را به دیگری بسپارید، قراردادی که نیاز به توافق فوری دارد را بخوانید.
شرکتهایی که با راه حل‌های مدیریت اسناد سر و کار دارند، توسعه، پیاده‌سازی و نگهداری EDMS را انجام می‌دهند. هر مشتری می‌تواند با در نظر گرفتن همه خواسته‌ها، توصیه‌های حرفه‌ای و انجام کار به موقع، روی یک رویکرد فردی حساب کند. علاوه بر این، بخش خدمات نرم افزار بایگانی اسناد هر شرکت، پشتیبانی اطلاعاتی، نگهداری و آموزش متخصصان را ارائه میدهد.
چگونه می‌توان جریان اسناد و سایر فرآیندهای داخلی شرکت را به یک مکان از راه دور انتقال داد؟
ویروس کرونا برای همیشه نیست. بله، این یک چالش بزرگ برای همه است، برای مردم و تجارت. با این حال، مانند هر چالشی، فرصت‌های جدیدی را نشان میدهد! و یکی از آنها چشم انداز کارآمدتر کردن تجارت است. به عنوان منبعی برای بهینه سازی اسناد شرکت، ما پیشنهاد می‌کنیم که فرآیندهای مدیریتی را در نظر بگیرید.
موضوع راه حل مدیریت حتی قبل از شیوع ویروس کرونا نیز مرتبط بود و امروز این یک گام ضروری برای شرکتهایی است که به دورکاری روی می‌آورند. مهم است که خود را به دانش مسلح کنید و با استفاده از ابزارهای مناسب و مدرن IT آن را به درستی پیاده سازی کنید.
آخرین مطالب منتشر شده
شرکت دانش پردازش کاج پارس موفق به دریافت گواهینامه ارزیابی امنیتی افتا برای سامانه مدیریت اسناد و دانش کاج شد. شرکت کاج پس از پشت سر گذاشتن مراحل احراز صلاحیت (تست های آزمایشگاهی فراوان) از سوی مرکز مدیریت راهبـردی افتا و سازمان فناوری‌اطلاعات موفق به دریافت این گواهینامه شد.
در این نوشته، قبل از خرید نرم افزار مدیریت فرآیند، نکاتی که باید مورد توجه قرار دهیم را بررسی می‌کنیم.
نرم افزار بایگانی کاج اجرای کلیه اقداماتی را که شرکت شما برای کاهش هزینه های دفتر نیاز دارد در اختیار شما قرار می دهد.
نرم افزار بایگانی اسناد کاج ابزارهای لازم را برای بهبود عملکرد و رضایت کلیه ذینفعان درگیر در بخش تدارکات، اعم از شرکت‌های حمل و نقل و تدارکات و مشتریان ارائه می دهد.
موضوع راه‌حل مدیریت حتی قبل از ویروس کرونا نیز مطرح بود و امروزه این یک گام ضروری برای روی آوردن شرکت‌ها به دورکاری است. مهم است که خود را با دانش مسلح کرده و آن را با استفاده از ابزارهای مناسب و مدرن فناوری اطلاعات به درستی پیاده سازی کنید.
نرم افزار کاج اجازه میدهد سرمایه فکری شرکت ایجاد و حفظ شود و سیستم را بر اساس اهداف سازمان تعریف و به روز می‌کند.
نرم افزار بایگانی اسناد ابزاری برای سازماندهی و مدیریت اطلاعات است، اما همچنین به عنوان یک کاتالیزور برای مدیریت دانش و بهبود مستمر عمل می‌کند. آنها (مدیریت اسناد) همچنین به معنای شفافیت برای نهادهای عمومی هستند، زیرا (دسترسی به) اطلاعات را برای کسانی که به آن نیاز دارند تسهیل می‌کنند.
این ده سوال را که باید از ارائه دهنده نرم افزار بایگانی اسناد خود بپرسید به شما کمک می‌کند تعیین کنید که آیا آنها افراد مناسبی برای این کار هستند و آیا راه‌حل‌های نرم افزار بایگانی اسناد (DMS) آنها برای سازمان شما مناسب است یا خیر؟
اصلیترین الزاماتی که همه سازمانها برای انطباق با GDPR نیاز دارند در ذیل آمده است.
