دلایل اصلی استفاده از یک نرم افزار مدیریت اسناد

امروزه عصر داده کاملاً برپا شده و شیوه عملکرد هر صنعت را کاملاً تغییر داده است. به طور ناگهانی، اکنون می‌توانید ایجاد و ویرایش داده‌ها، حجم وسیعی از آمارِ عملکرد و پیش بینی‌ها را ردیابی کنید، و همه این‌ها با همان سرعت تولید اسناد همراه است که قبلاً مشاهده نشده است. (به همان سرعتی که اسناد تولید می‌شوند، می توان داده‌ها را ویرایش و آمارِ عملکرد و پیش‌بینی‌ها را ردیابی کرد)

آمادگی داده‌های شرکت‌های بزرگ در صنایع مختلف، چیزی است که موفقیت و توانایی آنها را برای تغییر سریع بر اساس نیازهای آن‌ها مشخص می‌کند.

امروزه مجموعه وسیعی از نرم افزار های مدیریت اسناد برای انتخاب داریم و این چیزی است که باید منتظر آن باشیم تا با الگوی فعلی همگام شویم.

ضروری است که تفاوت بین نرم افزار های مدیریت اسنادِ خود میزبان و میزبان ابری را تشخیص دهیم.

یک نرم افزار خود میزبان، به ویژه برای مشاغل کوچک، یک سرمایه گذاری عالی است. با توجه به تعداد کاربرانی که می‌توانید سیستم را برای آنها فعال کنید، هزینه کلِ کمتری نسبت به نوع پرداخت هزینه یکبار مصرف، پرداخت می‌شود که معمولاً بین یک تا سه هزار دلار متغیر است. این یک سرمایه گذاری عالی برای مشاغل کوچک است، اما باید به سرورهای شرکت خود و میزان ذخیره سازی آن‌ها اعتماد کنید.

با سیستم میزبانی ابری، ارائه دهنده شخص ثالث نرم افزار را میزبانی می‌کند و از طریق هر دستگاهی که به اتصال اینترنت دسترسی دارد به شما دسترسی می‌دهد. مزایای این سیستم، به ویژه برای شرکت‌های بزرگ، بسیار زیاد است، زیرا در نصب و اجرای نرم افزار نیازی به متخصص ندارید. شما می‌توانید از هر نقطه در هر زمان دسترسی داشته باشید. شما یک پشتیبان خارجی خودکار و سند پیشگیری و کنترل بلایا خواهید داشت.

در هر صورت، چندین دلیل دیگر برای بهبود کسب و کار شما با یک مخزن دیجیتال وجود دارد، بنابراین در اینجا چهار دلیل برای استفاده از نرم افزار مدیریت اسناد ذکر شده است.

حرکت بدون کاغذ!

در حال حاضر، فقط موارد خاصی (در صورت وجود) وجود دارد که در آن انجام یک کسب و کار روی کاغذ سودمندتر از انجام همه کارها به صورت دیجیتالی است. 

تغییر اسناد فیزیکی به دیجیتال در یک شرکت تأثیر قابل توجهی در کاهش هزینه دارد. چندین هزینه مانند چاپ، مشاغل تعمیر و نگهداری چاپگر، ارسال نامه و حتی هزینه‌های گسترش دفاتر، برخی از هزینه‌هایی هستند که توسط انجام کارها بدون کاغذ و استفاده از یک نرم افزار بایگانی اسناد برای رسیدگی به داده‌های دیجیتال به میزان قابل توجهی کاهش می‌یابد.

حتی یک نمونه قابل توجه توسط استونی انجام شده است، که به طور مداوم بر دارایی‌های دیجیتالی و سیستم‌های مدیریت دیجیتال بین شهروندان و دفاتر اداری دولتی برای افزایش بهره‌وری خود تکیه کرده است. در حال حاضر، بیش از 600 خدمات دولت الکترونیک در دسترس کل مردم کشور است. همه چیز از اظهارنامه مالیاتی گرفته تا رأی گیری، دیجیتالی شده و به گونه‌ای تولید شده است که باعث بهبود چشمگیر کارآیی و در عین حال افزایش امنیت اطلاعات آنها می‌شود. 

سرانجام، سناریوی گاه به گاهِ فاجعه نیز وجود دارد: آتش سوزی، سیل، نشت، و دور ریختن گاه به گاه سند با خطای انسانی. قابلیت اطمینان که یک نرم افزار آرشیو سند دیجیتال ارائه می‌دهد شامل آمادگی برای بازیابی بلایا است.

از منابع خود استفاده کنید!

بر اساس مقاله سفید 2012 IDC ، آنها دریافتند که کارگران و متخصصان فناوری اطلاعات که با اسناد و مدارک یک شرکت سروکار دارند، به طور متوسط 5/2 ساعت در روز در جستجوی پرونده‌ها وقت صرف می‌کنند. 

از دست دادن بهره‌وری ناشی از این امر، تنها با فقدان انگیزه کارکنان، که فعالیت‌های روزانه آن‌ها به کارهای تکراری و کسل کننده تبدیل شده، تشدید می‌شود. تحقیقات آن‌ها همچنین بیان می‌کند که شرکت‌های دارای حدود 1000 کارمند می‌توانند سالانه 5 میلیون دلار به دلیل هزینه‌ای که برای تکثیر اطلاعات موجود در شرکت صرف می‌کنند، هدر دهند. 

جستجوی ناکارآمد اسناد، گردش مالی یا مراحل تأیید، مانع از استفاده کامل از کارایی کارکنان می‌شود. چندین مطالعه روانکاوی نشان داده است که انسان، حتی به قیمت انجام وظایف دشوارتر و وقت‌گیرتر، ترجیح می‌دهد کارهای پیچیده و معناداری را نسبت به کارهای خسته کننده، انجام دهد.

همچنین فضای فیزیکی و تأثیر روانی آن بر روحیه کارکنان وجود دارد.

اگر شرکت شما حتی مقدار کمی اسناد تولید می‌کند، فرض کنید حدود 50 سند مربوطه در روز، با توجه به اینکه شما باید آنها را برای حدود ده سال ذخیره کنید، فقط با در نظر گرفتن روزهای کاری، همه آن‌ها به بیش از000/130 سند ذخیره شده می‌رسد. میزان فضای فیزیکی و اضافه بار بصری با تشکیل کابینت‌ها ایجاد می‌شود و با استفاده از یک سیستم ساده مدیریت اسناد ابری، با همه مزایای موازی، حجم زیادی از اسناد را می توان بلافاصله به صفر رساند.

اطلاعات حساس خود را ایمن نگه دارید!

نکته مهم دیگر در صنایع کنونی امنیت اطلاعات است. گاهی اوقات، ما در مورد نفوذ در داده‌ها در انواع شرکت‌ها می‌شنویم. آزمایشگاه داده Varonis گزارش جهانی خطر داده‌ها را بر اساس 785 گزارش تصادفی از شرکت‌های مختلف تهیه کرد. گزارش ریسک داده‌ها نشان می‌دهد که به طور متوسط، هر کارمند به بیش از 17 میلیون پرونده دسترسی داشته و 53٪ از شرکت‌ها بیش از 1000 سند حساس را، بدون ساختار مجوزهای دسترسی مناسب و مدیریت امنیتی، در معرض خطر امنیت، کشف کرده‌اند.

این داده‌ها، یافته‌های کلیدی را در مورد اطلاعاتی که دیگر برای عملیات روزانه لازم نیست، اطلاعات حساس در مورد کاربران و حساب‌های خیلی قدیمی که مدت‌ها قبل از تجزیه و تحلیل، باید حذف می‌شدند، ارائه می‌دهد. 

برخی از برترین نرم افزار های مدیریت اسناد از Spring Framework استفاده می‌کنند. این، به معنای وسیع، مهمترین لایه امنیت اسناد -Spring Security- است که مدیریت دسترسی مجاز به کاربران را براساس اعتبار آنها متمرکز می‌کند. به عبارت دیگر، این امکان را به شما می‌دهد که در هر زمان، حتی در ساعات خاصی، در صورت نیاز به اسناد خاص دسترسی بدهید یا آن (دسترسی) را لغو کنید، یا اگر می‌خواهید آن (دسترسی) را بیشتر کنید، می‌توانید این مجوزها را نیز خودکار کنید (به صورت خودکار دسترسی بدهید یا دسترسی را لغو کنید).

معمولاً با ارائه دهنده نرم افزار بایگانی اسناد (DMS)، این سیستم امنیتی اسناد را می‌توان با امضای الکترونیکی یا محدود کردن دسترسی به کاربران خاص برای بارگیری (دانلود) پس از انتخاب و علامت گذاری مناسب پرونده‌های حساس توسط کارکنان، تعیین کرد.

مخصوصاً اگر از سیستم میزبانی ابری استفاده می‌کنید، این ملاحظات امنیتی، تهیه نسخه پشتیبان از داده‌ها و برنامه ریزی برای موارد اضطراری را آسانتر می‌کند.

پشتیبان گیری از فایل‌های دیجیتال می‌تواند یک مخزن ذخیره سازی متناوب در فضای ابری یا یک سرور خارج از سایت (شرکت) بدون توجه به وضعیت اسناد چاپ شده شما، که می‌تواند بر اثر بلایا به راحتی از بین برود، در اختیار شما قرار دهد.

برنامه خود را بسازید!

یکی از هیجان انگیزترین پیشرفت‌هایی که یک شرکت می‌تواند انجام دهد این است که برنامه خود را با کمک ارائه دهنده نرم افزار مدیریت اسناد توسعه دهد.

برای شروع، این یک سرمایه گذاری است که بلافاصله دارایی ایجاد می‌کند و بدهی‌های شما را کاهش می‌دهد و در نتیجه، دارایی خالص شرکت شما را افزایش می‌دهد.

با تمرکز بر منطق کسب و کار خود، با ایجاد یک برنامه بایگانی اسناد متناسب با نیازهای شرکتتان، می‌توانید روشی سریعتر و پاسخگوتر برای رسیدن به اهداف خاص خود، ایجاد کنید. این برنامه دارای ظاهر و احساسی است که می‌خواهید توسط کسب و کار شما منتقل شود و همچنین به شما در افزایش هویت نام تجاری شما کمک می‌کند.

(گرفتن) پشتیبانی فنی از بهترین ارائه دهندگان سیستم مدیریت اسناد می‌تواند به شما در مدیریت محتوایتان، ساده‌سازی گردش کار و افزایش بهره‌وری از طریق توسعه برنامه کمک کند.

خلاصه

با جمع آوری دارایی‌های (داده‌های) خود در یک سیستم یکپارچه می‌توانید تصمیمات بهتری بگیرید و بهره‌وری خود را افزایش دهید. 

درحالیکه ایجاد یک کسب و کار دارای خطرات زیادی است و موفقیت آنها می‌تواند به سرعت با تغییر شرایط تحت تأثیر قرار گیرد، مدل‌های تجاریِ مناسب با توانایی آنها، به تغییر شرایط وابسته است. نمی‌توان از ریسک اجتناب کرد، و درواقع، این چیزی است که مشاغل منتظر آن هستند، زیرا این فرصت را برای شرکت‌ها فراهم می‌کند تا بتوانند پیشرفت بیشتری داشته باشند. با این وجود، یک شرکت با مدیریت خوب می‌داند که از طریق سازماندهی، تجزیه و تحلیل و پیش‌بینی می‌توان ریسک را کاهش داد.

پیاده‌سازی یک نرم افزار مدیریت اسناد یکپارچه محلی یا در فضای ابری، به شما امکان می‌دهد تغییرات را سریعتر به کار بگیرید و برای افزایش احتمال موفقیت در فرایندها مداخله کنید.

ترجمه شده از وبسایت OpenKM