ده سوالی که باید از ارائه دهنده نرم افزار بایگانی خود بپرسید

فرایندهای فشرده مبتنی بر کاغذ، نه تنها اتلاف وقت هستند؛ بلکه می‌توانند منجر به کاهش بهره‌وری در تجارت شما شوند. نرم افزار‌های بایگانی اسناد روش مؤثری برای سازماندهی سوابق تجاری شما و بازگرداندن نظم به سازمان شما ارائه می‌دهند. 

با این حال، یافتن نرم افزار بایگانی اسناد (DMS) ایده‌آل برای سازمان شما می‌تواند یک کار سخت باشد. این اغلب تحقیقات زیادی را شامل می‌شود و داشتن لیستی از سوالاتی که باید از ارائه دهنده نرم افزار بایگانی اسناد (DMS) پرسید، می‌تواند به طور قابل توجهی در این فرایند کمک کند. بیایید ده سؤالی که باید از ارائه دهنده نرم افزار بایگانی خود بپرسید را بررسی کنیم:

1. نرم افزار بایگانی اسناد چیست؟

نرم افزار بایگانی اسناد یک سیستم بایگانی الکترونیکی است که یک سازمان می‌تواند از آن برای سازماندهی کلیه اسناد کاغذی و دیجیتالی خود استفاده کند. این نرم افزار کلیه اسناد را از طریق اسکنر بارگذاری می‌کند. یک نرم افزار آرشیو اسناد به شما این امکان را می‌دهد تا برچسب‌ها و فراداده‌هایی که برای سازماندهی همه پرونده‌های ذخیره شده استفاده می‌شود را وارد کنید. 

نرم افزار‌های بایگانی اسناد دارای موتورهای جستجوی داخلی هستند که کاربران را قادر می‌سازد تا در کتابخانه‌های بزرگ اسنادِ خود جهت دسترسی به فایل‌های مناسب حرکت کنند. آن‌ها همچنین دارای تنظیمات مجوز هستند که اطمینان می‌دهد فقط افراد مجاز می‌توانند به اطلاعات ارزشمند دسترسی داشته باشند.

برخی از ویژگی‌های اساسی نرم افزار بایگانی اسناد عبارتند از:

• جستجوی کلمات کلیدی
• ابزارهای نظارتی که به شما اجازه می‌دهد ببینید چه کاربرانی به اسناد شما دسترسی دارند.
• اجازه دسترسی به اسناد ارزشمند
• ذخیره انواع مختلف اسناد مانند ایمیل، صفحات گسترده، فایل‌های پردازش کلمه و pdf.
• پشتیبانی از دسترسی، اشتراک گذاری و ویرایش اسناد.
• ابزارهای کنترل نسخه که ویرایش اسناد را ردیابی می‌کند و به بازیابی نسخه‌های قدیمی کمک می‌کند.
• کنترل‌هایی که هنگام حذف اسناد منسوخ تنظیم می‌شوند.

2. در نرم افزار بایگانی اسناد باید به دنبال چه چیزی باشید؟

چندین ویژگی مهم در نرم افزار بایگانی اسناد وجود دارد. شما باید به فروشنده نرم افزار بایگانی اسناد خود اطلاع دهید که به چه چیزی نیاز دارید تا بتوانید مشخصات فنی و قیمت را دریافت کنید. حداقل نرم افزار بایگانی اسناد شما باید شامل موارد زیر باشد.

• امنیت: نرم افزار بایگانی اسناد باید به شما این امکان را بدهد که تعیین کنید چه کسانی می‌توانند از فایل‌ها و پوشه‌های خاص استفاده کنند. شما باید بتوانید مجوزهای دسترسی را برای کارمندان مختلف تنظیم کنید.
• سهولت استفاده: استفاده از یک نرم افزار بایگانی اسناد خوب نباید برای کارکنان شما بسیار دشوار باشد. هنگامی که استفاده از نرم افزار مشکل باشد، درخواست بهره‌وری کامل از کارکنان دشوار است.
• ساختار فایل: شما باید یک نرم افزار بایگانی اسناد را انتخاب کنید که دارای ساختار فایل آسان برای استفاده باشد و کارکنان شما به راحتی آن را درک کنند.
• اسکن: هر یک از نرم افزار‌های بایگانی اسناد دارای اسکنرهای متنوعی است که به بارگذاری اسناد چاپی کمک می‌کند.
• جستجو: نرم افزار بایگانی اسناد شما باید راهی سریع و آسان برای یافتن فایل‌ها در اختیار شما قرار دهد. باید بتوان اسناد را از طریق نام فایل، محتوای داخل فایل و تاریخ آخرین تغییر آن جستجو کرد.
• دسترسی به تلفن همراه: احتمال زیادی وجود دارد که کارکنان شما نیاز داشته باشند از طریق تبلت‌ها و تلفن‌های هوشمند خود به اسناد دسترسی داشته باشند. بنابراین، شما باید یک نرم افزار بایگانی اسناد را انتخاب کنید که از چندین دستگاه پشتیبانی ‌کند.

3. آیا نرم افزار‌های بایگانی اسناد مخصوص صنعت را ارائه می‌دهید؟

مدیریت اسناد به همه مشاغل تعمیم نمی‌یابد. اسنادی که تهیه می‌کنید بر اساس بسیاری از عوامل، مخصوص صنعتی است که در آن فعالیت می‌کنید. 

به عنوان مثال، اگر در بخش تولید فعالیت می‌کنید، استفاده از نرم افزار بایگانی اسنادی که برای مشاغل در بخش آموزش طراحی شده است، ممکن است به جای سهولت کار، مانع از انجام کارهای شما شود.

ارائه دهنده نرم افزار بایگانی اسناد شما باید صنعت شما و چالش‌های خاصی که با آن روبرو است را درک کند تا بتواند به شما کمک کند تا بهترین راه‌حل‌ها را دریافت کنید. ارائه دهنده‌ای که از حواشی صنعت شما مطلع است، قادر خواهد بود سیستمی را که نیازهای منحصر به فرد کسب و کار شما را برآورده می‌کند، سفارشی کند.

اگر ارائه دهنده نرم‌افزار نتواند راه‌حل‌های سفارشی ارائه دهد، ادغام سیستم در فرآیندهای تجاری فعلی شما مشکل خواهد بود.

4. آیا در فرایند انتقال نرم افزار بایگانی سند کمک خواهید کرد؟

اگر نرم افزار بایگانی اسناد آن‌طور که انتظار داشتید کار نکند، کافی نیست. برای این‌که بتوانید از آن به طور مؤثر استفاده کنید، ارائه دهنده سیستم اسناد شما، باید انتقال (اسناد) شما را به سیستم جدید تطبیق دهد (انجام دهد). پشتیبانی آن‌ها باید از ابتدای فرآیند تبدیل سند، تا مدت زیادی پس از راه‌اندازی رسمی سیستم ادامه داشته باشد. 

برای اطمینان از این که پس از شروع به کار با نرم افزار جدید، به کمک مورد نیاز خود می‌رسید، باید مستقیماً از ارائه دهنده نرم افزار خود بپرسید که آیا آن‌ها پشتیبانی می‌کنند و چه نوع (پشتیبانی‌ای را) ارائه می‌دهند. یک ارائه دهنده سیستم قابل اعتماد باید هم نرم افزار و هم سخت افزار را پشتیبانی کند.

پشتیبانی قابل اعتماد بسیار حیاتی است زیرا به از بین بردن یا به حداقل رساندن هرگونه اختلال که ممکن است از این‌که نرم افزار بایگانی اسناد شما به بخشی ضروری از فرایند کسب و کارتان تبدیل شود، جلوگیری کند، کمک می‌کند.

5‌ آیا نرم افزار های بایگانی سند که شما ارائه می‌دهید می‌توانند با نرم افزار فعلی من ادغام شوند؟

شرکت شما در حال حاضر از سیستمهای نرم افزاری‌ای استفاده می‌کند که عملیات روزانه شما را آسان‌تر می‌کند. معرفی نرم افزار بایگانی اسناد نباید مستلزم این باشد که سایر راه‌حل‌های خود را کنار بگذارید یا در تلاش مازادی را انجام دهید.

بنابراین نرم افزار بایگانی اسناد شما باید به طور یکپارچه با دیگر سیستم‌های حیاتی سازمان شما ادغام شود تا از چالش‌های غیر ضروری جلوگیری شود.

6. نرم افزار شما کدام مسائل مربوط به مدیریت اسناد را حل می‌کند؟

مدیریت اسناد، بیش از خرید و نصب نرم افزار می‌باشد. شما باید اطمینان حاصل کنید که راه حلی را ارائه می‌دهید که نیازهای مدیریت اسناد را در شرکت شما برآورده می‌کند. برای شناسایی مسائلی که باید به آن‌ها بپردازید، از کارکنان خود بپرسید که هر روز با چه مشکلاتی روبرو می‌شوند.

یک نرم افزار بایگانی اسناد باید:

• کارکنان را قادر سازد تا از الگوی سازمان شما برای اسناد پیروی و نگهداری کنند.
• تهیه پشتیبان آنلاین از اسناد ذخیره شده فیزیکی را ارائه دهد.
• امکان بایگانی مناسب اسناد قدیمی را فراهم کند.
• کارکنان را قادر سازد تا از روشهای مناسب برای به اشتراک گذاری اسناد پیروی کنند.
• روش‌های الکترونیکی ارائه دهد که اطمینان حاصل کند فقط افراد مجاز می‌توانند به پرونده‌های مهم دسترسی داشته باشند.

7. آیا Dropbox یک نرم افزار بایگانی اسناد است؟

Dropbox یک برنامه ذخیره‌سازی و همگام سازی فضای ابری است که معمولاً برای اشتراک فایل و همکاری در تنظیمات کار استفاده می‌شود. این راهی آسان برای پشتیبان‌گیری و همگام‌سازی کارتان در همه دستگاه‌های شما است. 

Dropbox به شما امکان می‌دهد پوشه‌هایی را در یک پوشه مشترک ایجاد و ذخیره کنید و به طور دسته جمعی روی پوشه‌ها با درجه کنترل نسخه کار کنید. ارتقاهای اخیر به Dropbox قابلیتهای بیشتری داده و آن را بیشتر شبیه به DMS کرده است. 

با این حال، اگر به دنبال ابزار اشتراک گذاری و همکاری در سطح سازمانی هستید، نباید از Dropbox استفاده کنید. از آن‌جا که برای اهداف مدیریت اسناد برای سازمان ها طراحی نشده است، Dropbox همان سطح امنیت، یکپارچگی، مقرون به صرفه بودن، کنترل نسخه و قابلیت‌های جستجو را که یک نرم افزار بایگانی اسناد در سطح سازمانی ارائه می‌دهد، ارائه نمی‌دهد.

8. نرم افزار بایگانی اسناد الکترونیکی چیست؟

نرم افزار بایگانی اسناد الکترونیکی یک راه‌حل نرم افزاری است که برای سازماندهی و ذخیره انواع مختلف اسناد استفاده می‌شود. نرم افزار بایگانی اسناد الکترونیکی (EDMS) نوع خاصی از نرم افزار بایگانی اسناد است که کاربران خود را قادر می‌سازد تا اسناد دیجیتالی را سازماندهی و ذخیره کنند.

نرم افزار‌های بایگانی اسناد الکترونیکی به طور خاص به سیستمهای نرم افزاری اطلاق می‌شود که اسناد دیجیتالی را به جای اسناد کاغذی اداره می‌کنند، اگرچه در برخی موارد، این سیستم‌ها می‌توانند نسخه‌های اسکن شده اسناد کاغذی را اداره کنند. 

9. بهترین نرم افزار‌های بایگانی اسناد چیست؟

راه‌حل‌های زیادی برای مدیریت اسناد وجود دارد. بهترین راه‌حل برای سازمان شما راه‌حلی است که مهمترین مسائل مربوط به مدیریت اسناد شما را حل کند. 

هنگام تعیین بهترین راه حل برای شما، چند نکته را باید در نظر بگیرید:

• اندازه سازمان شما اگر سازمان بزرگی با تعداد زیادی کارمند دارید، نرم افزار بایگانی اسناد (DMS) شما باید بتواند تعداد زیادی اسناد و کاربران را اداره کند. 

• انواع وظایف انجام شده همه نرم افزار های بایگانی اسناد (DMS) ویژگی‌های مناسبی برای مشاغل مورد نیاز در کسب و کار شما ندارند، بررسی کنید تا مطمئن شوید که راه‌حلی که انتخاب می‌کنید با ساختار گردش کار در سازمان شما مطابقت دارد. به عنوان مثال، اگر روال عادی شما اسکن اسناد است، باید یک نرم افزار بایگانی اسناد (DMS) با ویژگی‌ها و قابلیت‌های قوی اسکن را انتخاب کنید.

• محیط فناوری اطلاعات شرکت شما راه حل نرم افزار بایگانی اسناد (DMS) شما باید با مهارت‌های بخش فناوری اطلاعات شما مطابقت داشته باشد. اگر بخش فناوری اطلاعات ندارید، فروشنده‌ای را انتخاب کنید که پشتیبانی فنی عالی و راهی آسان برای ارتقا نرم افزار شما ارائه می‌دهد.

• بودجه – نرم افزار بایگانی اسناد (DMS) انتخابی شما براساس مقدار پولی است که شرکت شما آماده و مایل به پرداخت جهت نرم افزار و مجوزهای مورد نیاز است.

10. آیا تیم فناوری اطلاعات امنیت بیشتری خواهد داشت؟

یک فروشنده معتبر و قابل اطمینانِ نرم افزار بایگانی اسناد (DMS) بر اهمیت ویژگی‌های امنیتی سیستم‌های خود تاکید می‌کند. این ویژگی‌ها برای محافظت از آگاهی شرکت شما و محافظت از اطلاعات شرکت‌ها و مشتریان در برابر حملات خارجی ضروری است.

به خاطر داشته باشید که برای مقابله با تهدیدات در حال توسعه، اغلب باید سطوح امنیتی را رصد و به روز کنید. از فروشنده خود بپرسید که هر چند وقت یکبار به روزرسانی‌های امنیتی را ارائه می‌دهند و چگونه شما را در مورد به روزرسانی (وصله)‌های (patches) جدید مطلع خواهند کرد.

حرف پایانی

همه راه‌حل‌های مدیریت سند یکسان ایجاد نمی‌شوند و همه فروشندگان، بهترین نرم افزار و خدمات را برای سازمان شما ارائه نمی‌دهند. این ده سؤالی که از ارائه دهنده نرم افزار بایگانی اسناد خود می‌پرسید به شما کمک می‌کند تا بفهمید که آیا آن‌ها افراد مناسبی برای کار هستند و آیا راه‌حل‌های نرم افزار بایگانی اسناد (DMS) آن‌ها برای سازمان شما مناسب است یا خیر.

اینجا در کاج، خوشحال می‌شویم که به سؤالات شما پاسخ دهیم و توصیه‌هایی برای کمک به شما در انتخاب و پیاده سازی بهترین نرم افزار بایگانی اسناد برای پاسخگویی به نیازهای تجاری فعلی شما، ارائه دهیم. همین امروز با ما تماس بگیرید تا شرایطتان را مطرح کنید.

ترجمه شده از وبسایت OpenKM