رمزگذاری و مدیریت اسناد

با توجه به افزایش زندگی آنلاین و تعداد معاملات دیجیتالی که انجام می‌دهیم، طبیعی است که ما به طور روزافزونی نگران حریم خصوصی داده‌ها و محرمانه بودن اطلاعاتی که به اشتراک می‌گذاریم، باشیم. 

برای محافظت از اطلاعات در برابر دسترسی‌های پیش‌بینی نشده و استفاده‌های ناخواسته، ما رمزنگاری اسناد را داریم، مفهومی که ارتباط نزدیک با جهان نظامی دارد و به صورت منطقی به حفاظت از ارتباطات خود در برابر رهگیری دشمن علاقه‌مند است. 

علاوه‌براین، امروزه، سازمان‌ها باید در نظر بگیرند که باید مقررات سختگیرانه‌ای را در مورد محافظت از اطلاعات شخصی و رازداری دنبال کنند. 

این امر آن‌ها را مجبور می‌کند که یک سیاست امنیتی پایدار و ثابت را تعیین کنند یا احتمال دارد جریمه‌های سنگین، برای آن‌ها در نظر گرفته شود، هزینه‌های اعتبار آن (هزینه‌ای که برای آن پرداخت می‌شود) مهم نیست، زیرا تعیین کیفیت و معکوس کردن آن‌ها دشوارتر است.

به خاطر همه این دلایل، هر دو سازمان دولتی و خصوصی به طور قانونی علاقه‌مند به ارائه محصولات و خدمات خود با خیال راحت و مطمئن هستند. برای این منظور، استفاده از نرم افزار های مدیریت اسناد می‌تواند راه‌حل این چالش باشد. یک نرم افزار مدیریت اسنادِ خوب از دستکاری اطلاعات، بهره‌برداری غیرمجاز از اطلاعات شخصی و از بین رفتن داده‌ها به دلیل سهل انگاری جلوگیری می‌کند. 

رمزگذاری چیست؟

رمزگذاری به معنای رمزگذاری داده‌ها است به طوری که قابل خواندن نیست. حتی اگر شخصی بتواند به اسناد رمزگذاری شده دسترسی پیدا کند، نمی‌تواند به اطلاعات دسترسی پیدا کند مگر اینکه کلید رمزگذاری برای رمزگشایی داشته باشد. 

امروزه رمزنگاری بدلیل کاربرد آن در ICT، مورد استفاده قرار گرفته است. رمزنگاری کلاسیک از الگوریتم‌های ساده استفاده می‌کند و به امنیت رمزگذاری در اندازه کلید رمزگذاری متکی است. 

در رمزنگاری مدرن، ما برای ایجاد الگوریتم‌های قویتر به قدرت محاسباتی رایانه اعتماد می‌کنیم. قدرت رمزگذاری به اندازه کلید رمزگذاری نیست، بلکه بر اساس کیفیت آن است.

رمزگذاری اسناد می‌تواند به روش‌های مختلفی ارائه شود زیرا موارد استفاده بسیار متفاوت است.

ما دیدیم که ساده‌ترین راه برای در نظر گرفتن رمزگذاری رمزگذاری یک سند است به طوری که فقط شخصی که کلید را دارد می‌تواند آن را رمزگشایی کند. احتمال دیگر ایجاد «حلقه اعتماد» است تا اسنادی که به طور ایمن در نرم افزار بایگانی (DMS) ذخیره می‌شوند، بسته به دسترسی افراد به آن رمزگذاری یا رمزگشایی شوند. گزینه دیگر می‌تواند استفاده از ماسک (نوشته‌ای که روی سند به صورت مورب نوشته می‌شود) بر روی داده‌ها باشد. به عنوان مثال، من یک پایگاه داده با یک سری نام مشتری دارم، اما به جای قرار دادن نام مشتری، یک کد قرار می‌دهم. در یک پایگاه داده دیگر - که برای افراد بسیار کمی قابل دسترسی است - من کد و نام مشتری را با هم مرتبط می‌کنم. این رمزگذاری نیست بلکه ترجمه است، اگرچه در موارد ساده محافظت از داده، می‌تواند سودمند باشد.

سناریوها می‌توانند پیچیده‌تر شوند، مانند آنچه در زندگی واقعی اتفاق می‌افتد. به عنوان مثال، اسناد باید برای گروهی از کاربران قابل دسترسی باشند، اما فراداده آن‌ها که باید رمزگذاری شوند، قابل دسترسی نیستند. بنابراین، ما می‌توانیم رمزگذاری سند، رمزگذاری پایگاه داده، رمزگذاری دیسک را در نظر بگیریم. 

رمزگذاری اساساً از 2 عنصر تشکیل شده است:

• الگوریتم: مجموعه‌ای از دستورالعمل‌ها است که به عنوان یک تابع ریاضی پیچیده بیان می‌شود که اجازه می‌دهد مشکلات را حل کنید (در مورد فعلی، از اطلاعات محافظت کنید) یا فعالیت‌های خاصی را انجام دهید (در اینجا، رمزگذاری داده‌ها)
• کلید: این مؤلفه الگوریتم را حل می‌کند تا محتوای سند یا پرونده دیجیتال به شکل اصلی خود بازگردد.

رمزگذاری را می‌توان به روشهای مختلف اعمال کرد:

• رمزنگاری متقارن: در رمزگذاری متقارن، هر الگوریتم یک کلید دارد که آن را رمزگشایی می‌کند. اگر کاربران یک پرونده دیجیتالی را رمزگذاری کنند که بعداً می‌خواهند آن را با دیگری به اشتراک بگذارند، کلید رمزگشایی آن را نیز ارسال می‌کنند.
• رمزنگاری نامتقارن: در رمزگذاری نامتقارن، شما با دو کلید، یک کلید عمومی و یک کلید خصوصی کار می‌کنید. کلید عمومی را می‌توان به هر کسی داد، در حالیکه مالک، کلید خصوصی را نگه می‌دارد. سیستم رمزگذاری تضمین می‌کند که جفت کلید فقط یک بار تولید می‌شود، بنابراین تقریباً غیرممکن است که دو نفر همزمان یک جفت کلید را به طور تصادفی بدست آورند.
• رمزنگاری ترکیبی: رمزگذاری ترکیبی، همانطور که از نام آن پیداست، رمزگذاری متقارن و نامتقارن را با هم ترکیب می‌کند. این روشِ رمزنگاری است که از یک کلید متقارن رمزگذاری شده با کلید عمومی گیرنده استفاده می‌کند. در مقابل، سند با کلید متقارن رمزگذاری شده است، همه به طور همزمان انجام شده و در یک بسته واحد ارسال می‌شود. گیرنده از کلید خصوصی برای رمزگشایی کلید متقارن استفاده می‌کند و سپس از کلید متقارن برای رمزگشایی پیام استفاده می‌کند.

عناصر یک سیستم مدیریت اسناد ایمن

دسترسی

هر نرم افزار مدیریت اسنادِ کارآمد، باید اطمینان حاصل کند که فقط افراد دارای اعتبار در سیستم می‌توانند به محتوای ذخیره شده دسترسی پیدا کنند. وقتی نوبت به ایجاد و امنیت اسناد می‌رسد، می‌توانیم از روش‌های مختلفی استفاده کنیم. سیاست ایجاد و انقضا رمز عبور را پیاده سازی کنیم، کاربر را پس از n تلاش مسدود کنیم. خط مشی ایجاد کاربر را تعریف کنیم که عضویت یا عدم عضویت آن‌ها در گروه‌های کاربر، نمایه‌ها و غیره را مشخص کند.

رمزگذاری

ما رویکردهای مختلفی برای محافظت از داده‌ها، اطلاعات، ایمن سازی اسنادی که در اختیار داریم و روش‌های مختلف برای حفاظت از آن‌ها را مشاهده کرده‌ایم. اما جدا از همه این‌ها، نرم افزار بایگانی اسناد باید به ما این امکان را بدهد که الگوریتم‌هایی را که در هر حالت به بهترین وجهی برای سازمان مناسب است، انتخاب کنیم، حتی وقتی زمان آن فرا برسد می‌توان آن‌ها را به نسخه مدرن‌تر یا قابل اطمینان تر تغییر داد. Blowfish، 2FISH، TEA، SHA، Serpent، AES نمونه‌هایی از برخی الگوریتم‌های مورد استفاده در کاج هستند. نرم افزار بایگانی اسناد شامل یک ماژول رمزگذاری است که امکان کار با اسناد رمزگذاری شده را در مراحل چرخه زندگی آن‌ها فراهم می‌کند. نرم افزار آرشیو کاج بسیار قابلیت پارامترشدن را دارد. جدا از داشتن یک API و مستندات کامل، هیچ مانعی در برابر تلفیق سیستم با برنامه‌های ثالث ندارد. اجرای شفاف (کامل) نرم افزار در مجموعه برنامه‌های سازمان قابل تضمین است. 

امضا

امضا یک روش رمزنگاری نیست اما از رمزنگاری برای تأمین امنیت و اطمینان از محتوای امضا شده استفاده می‌کند. با در نظر گرفتن افزایش تعداد فعالیتها و عملیاتی که از طریق اینترنت انجام می‌دهیم، استفاده از امضا در شرایط خاص بعنوان مثال برای پیوند دادن یک یا چند هویت به پیام، نشان دادن انطباق، جلوگیری از تغییر در پیام پس از امضا، و غیره، ضروری‌تر می‌شود. کاج یک سرویس گیرنده (client) امضا دارد، که به هر کاربر اجازه می‌دهد تا با گواهی امضای دیجیتال خود به طور کارآمد کار کند.

حاکمیت و انطباق

اگر ذخیره و رمزگذاری داده‌ها، به درستی و مطابق قانون انجام نشود، اطلاعات و مستندات، کاربرد چندانی نخواهند داشت. بسیاری از هنجارها و مقررات مربوط به امنیت اسناد، برنامه‌های نگهداری و روش‌های در دسترس قراردادنِ نهایی را بیان می‌کنند، که به عنوان راهنما برای سازمان‌ها عمل می‌کنند تا تمام الزامات مربوط به مدیریت و کنترل اطلاعات را در تمام مراحل چرخه زندگی رعایت کنند.

از این لحاظ، کاج یک طرح پرونده کامل را ارائه می‌دهد که مطابق با استانداردهای سختگیرانه برای مدیریت امنیت اطلاعات است. 

آموزش و بازیافت

نرم افزار بایگانی سازمان باید سطح اطلاعات و آموزش کارکنان خود را در اولویت قرار دهد. با این روش، تأثیر خطاهای انسانی احتمالی، تأخیرها، عدم مطابقتها را به حداقل می‌رسانیم و تضمین می‌کنیم که کاربران، خط مشی امنیتی سند را درک کرده و از آن استفاده می‌کنند. کاج می تواند به عنوان یک بستر پشتیبانی برای حفظ و ارتقا ارتباط بین منابع انسانی آن مورد استفاده قرار گیرد.

اگر می‌خواهید ببینید که چگونه مدیریت اسناد می‌تواند فضای کاری امن‌تر و قابل اطمینان‌تری را برای شما فراهم کند، بدون هیچ گونه تعهدی، یک نسخه نمایشی یا یک پیشنهاد اقتصادی را درخواست کنید.

ترجمه شده از وبسایت OpenKM