نرم افزار بایگانی در مدیریت دولتی

فناوری اطلاعات و ارتباطات در زندگی روزمره همه (بخشی) ثابت است و بیش از پیش در زمینههای مختلفی از زندگی ما وجود دارد. بخش دولتی نیز از این قاعده مستثنی نیست. در واقع، فناوریهای جدید به ادارات دولتی این امکان را میدهد تا خدمات خود را در ارائه خدمات و استفاده از منابع بخش دولتی با کیفیت و کارایی بالاتری مدیریت کنند.

تعداد فزایندهای از دولت‌ها در سراسر جهان وجود دارند که به پیادهسازی نرم افزار های بایگانی اسناد پیوستهاند. هدف، مدیریت و بهینه سازی فرایند تجاری کارکنان و شهروندان است. جای تعجب نیست که از بین افراد دیگر، مدیریت دولتی به عنوان تولیدکننده قوانین، سوابق شخصی، اطلاعات تاریخی، جغرافیایی، زیست محیطی یا علمی، تولید کننده اصلی اطلاعات است. این اطلاعات نه تنها برای دولت بلکه برای شهروندان و سازمان‌های خصوصی نیز مفید است.

نرم افزار های بایگانی شامل اقدامات دیگر شامل نگهداری، حفاظت و تخریب کنترل شده اسناد است. در سازمان‌ها، به ویژه هنگامی که سابقه طولانی دارند - مانند ادارات دولتی عمومی - بسیاری از اسناد کاغذی نگهداری میشوند. برخی از مهم هستند و حفظ ضروری است، اما در حالت فیزیکی، فضای زیادی را اشغال میکنند و مانع دسترسی به میشوند. 

امروزه نرم افزار بایگانی اسناد ابزاری برای سازماندهی و مدیریت اطلاعات است، اما به عنوان کاتالیزوری برای مدیریت دانش و بهبود مستمر نیز عمل میکند. همچنین به معنای راه حلی هستند که شفافیت را برای نهادهای عمومی فراهم میکنند، زیرا با دیجیتالی کردن اسناد کاغذی، دسترسی و درخواست اسناد را برای کسانی که به نیاز دارند تسهیل میکنند. 

اهداف یک نرم افزار بایگانی اسناد در بخش عمومی

ترکیب نرم افزار های بایگانی اسناد جدید باید نتیجه برنامه ریزی قبلی باشد. لازم است تجزیه و تحلیل شود که کدام یا چه اهدافی باید به دست آید و در چه دورهای باید تحقق یابد. معمولاً یکی از اهداف اساسی، بهبود مدیریت سوابق است که دسترسی عملی و سریع به تمام منابع انسانی مدیریت را فراهم میکند. یکی دیگر، کمی مفصلتر، شاید توسعه تصمیم گیری و مدیریت محتوا برای افزایش کارایی و بهرهوری کارکنان باشد. این پیشرفت همچنین میتواند به ما در دستیابی به یک هدف جهانی یا استراتژیک کمک کند، ارتقاء مدیریت محتوای یکپارچه که مدیریت دولتی در یک دوره خاص ایجاد میکند. 

نرم افزار مدیریت اسناد و مدارک الکترونیکی کاج با موفقیت در چندین سازمان عمومی پیاده سازی شده است. در سطوح محلی، منطقهای، ملی و بین المللی، کمک شایانی به دستیابی به اهداف زیر میکند:

• بهینه سازی پردازش اداری با کاج فرآیندهای اداری که روزها، هفتهها یا حتی ماهها روی کاغذ به طول میانجامد، ساده میشود. کاربران میتوانند فرایندهای تجاری خود را در عرض چند دقیقه انجام دهند، وظایف معمول منابع انسانی را، با ارزش افزوده کم و گاهی بدون بسیاری از خطاهای انسانی، دریافت (دانلود) کنند.
• استانداردسازی اسناد اداری. اسنادی که در ابتدا معنی خود را داشتند (اهمیت داشتند) ممکن است اکنون فایلهای بیفایده باشند. آن‌ها باید توسعه یافته یا منسوخ اعلام شوند تا مدیریت محتوا کارآمدتر و مفیدتر برای مدیریت عمومی آنلاین ارتقا داده شود.
• سازماندهی اسناد اداری: سیستم مدیریت پرونده، هنگام فعالیت به صورت عمومی، ضوابطی را که باید سفارش شوند، درج یا ایجاد اسناد را تضمین میکند. سطح مربوط به هر سند را میداند و همچنین امنیت اطلاعات و اعمال سیاست حفظ حریم خصوصی دادههای شخصی را تضمین میکند.
• اجرای روش‌های حفاظت از اسناد کاغذی و اسناد الکترونیکی. مدیران اسناد و مدارک می‌توانند به لطف برنامه فایل موجود در کاج، تجزیه و تحلیل جامعی در مورد انواع اسناد خود داشته باشند. همچنین میتوانند چرخه زندگی، فرآیند کسب و کار و مراحل آن را تشکیل دهند.

تهدیدهای پیادهسازی سیستم مدیریت اسناد در نهادهای دولتی

گاهی اوقات، معرفی یک نرم افزار جدید مدیریت محتوا در یک سیستم سازمانیِ در حال انجام می‌تواند به عنوان چیزی منفی یا عنصری مزاحم از سوی کارکنان یا استفاده کنندگان از وضعیت موجود تلقی شود. این چیزی است که روند پیاده سازی یا پذیرش نرم افزار مدیریت سوابق را کند میکند. 

• ترس از دست دادن شغل: این یکی از مهمترین ترسهای بی اساس است، زیرا میتواند به طور بالقوه بر تمام منابع انسانی مدیریت دولتی تأثیر بگذارد. مهم است که به کارکنان تأکید شود که اجرای یک نرم افزار جدید مدیریت پروندهها، باعث از بین رفتن هیچ شغلی نمی‌شود. بلکه برعکس، با افزایش بهرهوری و کارایی خدمات ارائه شده، به تقویت موقعیت هر کارمند کمک میکند.
• مقاومت در برابر تغییر: این یکی دیگر از عوامل مرتبط با سرمایه انسانیِ نهاد عمومی است. از ترس از فناوری نشأت میگیرد، از افرادی که تا به حال کار خود را به روش سنتی انجام داده‌اند، تا کسانی که در سازگاری با پروتکلهای جدید یا شیوههای عملکرد مشکل دارند (را در برمیگیرد). به همین دلیل است که در کاج، ما دورههای آموزشی را برای کاربران نهایی، مدیران یا توسعه دهندگان ارائه میدهیم که می تواند با نیازهای موجود سازگار باشد. 
• تنشهای داخلی. گاهی بین مناطق یا بخشهای مختلف یک ارگان عمومی اختلاف نظر وجود دارد. گاهی اوقات به دلیل این ایدة از پیش تعیین شده، که بخش یا گروهی از افراد بیش از دیگران از اجرای نرم افزار مدیریت اسناد سود خواهند برد. با برقراری ارتباطات مشترک و استراتژی کار، گاهی اوقات به سادگی میتوان از بروز این امرجلوگیری نمود. در دسترس همه واحدهای مولد است، به طوری که میتوانند نیازها و انتظارات خود را عنوان و بیان کنند. سیستم مدیریت اسناد کاج شامل یک مدیر وظیفه است که می‌تواند مدیریت جلسات مورد نیاز کارکنان را بهبود بخشد.
• قابلیت همکاری: یکی از نکات مهم، به ویژه برای مدیران فناوری اطلاعات و ارتباطات ادارات دولتی. با گذشت سالها، راهحلهای مختلف تکنولوژیکی در سالهای متفاوت بدست آمده است. برخی به روز میشوند، برخی دیگر بخشی از میراث فناوری دولت هستند (قدیمی هستند)، اما در نهایت، همه باید به عنوان یک اکوسیستم واحد عمل کنند. برای این منظور، کاج،  SDK را در جاوا، PHP و .NET ترکیب میکند تا امکان ادغام با هر برنامه سوم را فراهم کند. 

مزایای پیاده سازی نرم افزار مدیریت اسناد

نصب کاج در ادارات دولتی مزایای زیر را ارائه میدهد:

• امکان ایجاد تعداد زیادی مخزن اسناد: توزیع شده و یکپارچه، با توجه به نیازها.
• قابلیت ردیابی کامل: در مدیریت اسناد، از کنترل نسخه تا گزارش حسابرسی، تمام رویدادهای مؤثر بر هر سند و همچنین گزارش فعالیت هر کاربر جمع آوری میشود.
• کنترل و نظارت بر فرآیندها: سیستم قادر است هرگونه روش مستند را در نسخه الکترونیکی پیادهسازی کند، که امکان بررسی هر رویدادی را میدهد.
• چند کاربره: با مدیریت مشخصات، نقشها و مدیریت امنیت در سطح دانهای.
• بازیابی اطلاعات و اسناد را از طریق موتور جستجو تسهیل میکند. شما میتوانید هر پروندهای را براساس بسیاری از دادهها یا معیارها جستجو کنید و پیدا کنید، از جستجو بر اساس محتوا ، تا جستجو براساس فراداده.
• امکان سفارشی سازی: این آن قسمتی است که سیستم را کاملاً برای کاربر شفاف میکند. بسته به مورد استفاده، کاج می تواند به صورت front-end (سمت کاربر) یا back‌end (سمت سرور) عمل کند.
• مقیاس پذیری: هم ظرفیت مخزن و هم تعداد کاربران، از طریق پشتیبانی از طیف گستردهای از فرمتهای سند.
• اتصال: مجموعه کاج اتصال و ارتباط نرمافزار آرشیو اسناد را با بقیه زیرساختهای تکنولوژیکی واحد تسهیل میکند.

ترجمه شده از وبسایت OpenKM