اسناد یا اسناد کاغذی یا اسناد الکترونیکی جزء لاینفک هر دفتر، موسسه و غیره است. مدیریت اسناد همیشه به ویژه برای کسانی که مجبورند روزانه با تعدادی از آنها سر و کار داشته باشند، باعث دردسر بوده است. برخلاف زمانهای قدیم که افراد برای جستجوی یک صفحه به مرور مجموعههای از فایلها میپرداختند، نرم افزار مدیریت اسناد امکان ذخیره راحت هر تعداد اسناد را که میخواهید آسان کرده است و همچنین میتواند به شما کمک کند فوراً اسناد مورد نیاز خود را پیدا کنید. نرم افزارهای مدیریت اسناد به دلیل مزایایی که ارائه میدهند و استفاده آنها در مقیاس وسیع از طرف آژانسهای تجاری پاکستان، بسیار محبوب شده است. در اینجا برخی از مزایای اصلی سیستمهای مدیریت اسناد آورده شده است که مطمئناً شما را در درک اینکه چرا این موارد برای شما و دفتر شما و یا برای هر هدفی که میخواهید، ضروری است، در اختیار شما قرار میدهد.
فضای ذخیره سازی کاهش یافته است
شکی نیست که فناوری به ما در ارتقاء روشهای سنتی انجام کارها کمک کرده است. پیش از این، انبارهای بزرگی با قفسههای بزرگ پر از انبوه کاغذ و پرونده وجود داشت. هر سال برای ذخیره تعداد فزاینده اسناد، افراد تعدادی کمد یا قفسه جدید برای رفع نیازها تهیه میکردند. با این حال، در حال حاضر سیستمهای مدیریت اسناد تمامی چنین مسائلی را ریشهکن کردهاند. شما میتوانید اسناد مورد نیاز خود را بدون نگرانی در مورد مسائل مربوط به ذخیرهسازی ذخیره کنید. مدیریت اسناد الکترونیکی بسیار راحتتر از سند کاغذی است و همیشه جایی برای افزایش فضای ذخیرهسازی وجود دارد.
امنیت
هنگام استفاده از اتاقهای ذخیرهسازی، ایمن نگه داشتن اسناد، جابجایی اسناد یا عدم دسترسی افراد غیرمجاز، نسبتاً آسان بود. سیستمهای مدیریت اسناد، ایمنی اسناد مهم را آسان کرده و ارتقاء دادهاند. دسترسی به اسناد، فقط توسط شخصی مجاز است که به آنها دسترسی داشته باشد. این امر همچنین شرکت را از سرمایهگذاری در ساختن انبارهای امن و سپس استخدام نگهبان برای افزایش حفاظت نجات میدهد. در این واقعیت که نرم افزار بایگانی اسناد الکترونیکی منجر به افزایش امنیت اسناد مهم یا محرمانه شده است، شکی نیست.
سازمان و مدیریت
مدیریت و سازماندهی اسناد هرگز به آسانی سیستمهای مدیریت اسناد (DMS) آسان نبوده است. دیگر لازم نیست وقت خود را به دنبال یک قطعه کاغذ تلف کنید. تمام آنچه شما نیاز دارید تایپ نام سند است و میتوانید آن را در کسری از ثانیه دریافت کنید. به راحتی میتوانید اسناد را در پوشهها و زیر پوشهها دسته بندی کرده و مرتب کنید و میتوانید آنها را به دلخواه نامگذاری کنید. این الگوی سازمانی، در وقت شما صرفهجویی میکند و شما بلافاصله سند مورد نظر خود را پیدا میکنید. هرچه بیشتر در حفظ نرم افزار مدیریت اسناد الکترونیکی خود سرمایه گذاری کنید، بیشتر از مزایای آن بهرهمند خواهید شد.
دسترسی و اشتراک گذاری
استفاده از نرم افزار بایگانی اسناد آنلاین این امکان را برای شما فراهم میکند که از هر کجا که بخواهید و هر زمان که خواستید به اسناد خود دسترسی پیدا کنید. علاوه بر این، شما نیازی به ارسال ایمیل یا استفاده از روشهای دیگر برای به اشتراک گذاشتن دسترسی اسناد با سایر اعضای مجاز ندارید، بلکه بسیاری از کاربران میتوانند با وارد کردن رمز عبور یا شناسه منحصر بفردِ ورود به سیستم، به اسناد دسترسی پیدا کنند. علاوه بر این، اگر میخواهید آن را با شخص ثالث به اشتراک بگذارید، میتوانید آن را به طور ایمن با آنها نیز به اشتراک بگذارید. اکثر سیستمهای مدیریت اسناد الکترونیکی با ادغام ایمیل، به شما امکان میدهد اسناد را به طور ایمن با افراد مربوطه به اشتراک بگذارید. نرم افزار مدیریت اسناد بهترین راه برای حفظ محرمانه بودن اسناد آنلاین است.
پشتیبان گیری و بازیابی
اکثر سیستمهای مدیریت اسناد گزینههای پشتیبان را ارائه میدهند. حتی اگر همه دادههای شما به دلیل نقص از بین بروند، همیشه میتوانید آن را بازیابی کنید. برخلاف زمانهای قدیم که در صورت سوزاندن یا آبگرفتن انبار یا تخریب هرگونه سند کاغذی، جبران خسارت تقریباً غیرممکن بود. برعکس، اسناد الکترونیکی در صورت نقص در سیستم مدیریت اسناد قابل بازیابی هستند زیرا اکثر آنها به شما امکان میدهند یک فایل پشتیبان برای دادههای خود ایجاد کنید، حتی اگر همه اسناد الکترونیکی خود را گم کنید، میتوانید آنها را به راحتی پس بگیرید. بازیابی اطلاعات دیگر مشکلی ندارد و اعتبار، به سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی تعلق میگیرد.
نظارت
اکثر سیستمهای مدیریت اسناد از طریق ابزارهای کنترل نسخه، به شما این امکان را میدهند که تک تک فعالیتهای انجام شده یا تغییرات ایجاد شده در هر سند و یا اینکه کدام کاربر به کدام سند دسترسی پیدا کرده است، نظارت کنید. به عنوان مثال، به راحتی میتوانید مشاهده کنید که شخص خاصی در چه زمانی به چه سندی دسترسی داشته است و از کدام دستگاه برای دسترسی به آنها استفاده کرده است. علاوه بر این، شما همچنین میتوانید ردیابی کنید که چه تغییراتی در هر یک از اسناد ایجاد شده است و چه کسی این تغییرات را ایجاد کرده است. کنترل نسخه با ایجاد فایلهای جدید با تغییرات در طول زمان، تغییرات را پیگیری میکند، بنابراین میتوانید هر نسخه ویرایش شدهای را که میخواهید مشاهده کنید. سیستمهای مدیریت اسناد اغلب با ایمیلها ادغام میشوند و هر بار که شخصی وارد سیستم میشود به شما اطلاع داده میشود و میتوانید تمام تغییرات ایجاد شده از طریق ایمیلهای ارسال شده به حساب خود را ثبت کنید. چنین سیستم سازماندهی شده مدیریت اسناد الکترونیکی، تمام اسناد آنلاین را به طور کافی کنترل میکند و افراد را وادار میکند تا با دقت بیشتری کار کنند.
زمان در بین سایر موارد ارزشمندترین چیز است، به ویژه هنگامی که سعی میکنیم در ساعات محدود اداری حداکثر بهرهوری را داشته باشیم و سیستمهای مدیریت اسناد مقدار زیادی از آن (زمان) را صرفه جویی میکنند. بر خلاف روشهای سنتیِ ذخیره اسناد در فضای ذخیره سازی بزرگ، شما نیازی به سرمایهگذاری اضافی برای ایمن سازی اطلاعات خود ندارید، بلکه میتوانید بنشینید و استراحت کنید و اجازه دهید نرم افزار مدیریت اسناد از آن مراقبت کند. علاوه بر این، سیستم ذخیره سریع و ایمن اسناد، نه تنها به کارکنان در بهرهوری کمک میکند، بلکه رضایت مشتری را نیز افزایش میدهد زیرا آنها از امنیت سند خود اطمینان کامل دارند. تمام مشکلات مربوط به اشکالات در رسیدگی به اسناد کاغذی توسط نرم افزار مدیریت سند ریشهکن میشود. چنین سیستم سازمان یافتهای برای ذخیره اسناد الکترونیکی مطمئناً برای شما و دفتر شما مفید خواهد بود و هر زمان که بخواهید میتوانید هر تغییری که بخواهید ایجاد کنید.
آخرین مطالب منتشر شده
شرکت دانش پردازش کاج پارس موفق به دریافت گواهینامه ارزیابی امنیتی افتا برای سامانه مدیریت اسناد و دانش کاج شد. شرکت کاج پس از پشت سر گذاشتن مراحل احراز صلاحیت (تست های آزمایشگاهی فراوان) از سوی مرکز مدیریت راهبـردی افتا و سازمان فناوریاطلاعات موفق به دریافت این گواهینامه شد.
در این نوشته، قبل از خرید نرم افزار مدیریت فرآیند، نکاتی که باید مورد توجه قرار دهیم را بررسی میکنیم.
نرم افزار بایگانی کاج اجرای کلیه اقداماتی را که شرکت شما برای کاهش هزینه های دفتر نیاز دارد در اختیار شما قرار می دهد.
نرم افزار بایگانی اسناد کاج ابزارهای لازم را برای بهبود عملکرد و رضایت کلیه ذینفعان درگیر در بخش تدارکات، اعم از شرکتهای حمل و نقل و تدارکات و مشتریان ارائه می دهد.
موضوع راهحل مدیریت حتی قبل از ویروس کرونا نیز مطرح بود و امروزه این یک گام ضروری برای روی آوردن شرکتها به دورکاری است. مهم است که خود را با دانش مسلح کرده و آن را با استفاده از ابزارهای مناسب و مدرن فناوری اطلاعات به درستی پیاده سازی کنید.
نرم افزار کاج اجازه میدهد سرمایه فکری شرکت ایجاد و حفظ شود و سیستم را بر اساس اهداف سازمان تعریف و به روز میکند.
نرم افزار بایگانی اسناد ابزاری برای سازماندهی و مدیریت اطلاعات است، اما همچنین به عنوان یک کاتالیزور برای مدیریت دانش و بهبود مستمر عمل میکند. آنها (مدیریت اسناد) همچنین به معنای شفافیت برای نهادهای عمومی هستند، زیرا (دسترسی به) اطلاعات را برای کسانی که به آن نیاز دارند تسهیل میکنند.
این ده سوال را که باید از ارائه دهنده نرم افزار بایگانی اسناد خود بپرسید به شما کمک میکند تعیین کنید که آیا آنها افراد مناسبی برای این کار هستند و آیا راهحلهای نرم افزار بایگانی اسناد (DMS) آنها برای سازمان شما مناسب است یا خیر؟
اصلیترین الزاماتی که همه سازمانها برای انطباق با GDPR نیاز دارند در ذیل آمده است.
