مزایای مدیریت اسناد در دورکاری

بدون شک کار دورکاری شیوه کار بسیاری از سازمانها، شرکتهای خصوصی و نهادهای عمومی را دگرگون کرده است. به خصوص در آن مناطق یا بخشهایی که ایجاد و مدیریت اسناد در آنها سخت است. دورکاری، که قبلاً به عنوان یک امکان یا یک گزینه مورد توجه قرار میگرفت، برای بسیاری از افراد بدون اینکه مشکلات و دشواریهایی را که برای نزدیک شدن به این شیوه از کار حرفهای خود مجبور به مواجهه با آن بودند را فراموش کنند، به یک روال معمول تبدیل شده است.

چالش های دورکاری

دورکاری نباید یک چالش باشد، اما شرایطی که اغلب افراد آن را تجربه کردهاند به قدری استثنایی بوده است که احتمالاً باعث شده است مشکلات را نسبت به مزایا بیشتر مشاهده کنند.

• امنیت: سازمانها باید منابع خود را در شرایط امن در اختیار کاربران خود (کارمندان، مشتریان، تأمین کنندگان، ادارات دولتی و غیره) قرار دهند. آنها باید اطمینان حاصل کنند که کاربری که سعی در دستیابی به سیستمهای آنها دارد، همان شخصی است که ادعا میکند و همچنین سیاست امنیتی باید از محافظت معقول در برابر دسترسی ناخواسته یا حملات سایبری حمایت کند.
• قانونگذاری: سرعت زیاد درگیر شدن مردم با دورکاری، بهانهای برای عدم وجود تدابیر قانونی که حداقل شرایط را که راهنمایی برای مسئولیتها و حقوق در دورکاری باشد را تضمین کنند، نیست. ممکن است ازایننظر، عدم اطمینان اولیه در مورد نحوه برخورد با دورکاری، پاسخ کافی پیدا نکرده باشد و شکافها با بداهه پردازی (استدلالهای الکی) پوشانده شده باشد.
• فرهنگ تجارت: افراد ممکن است اکنون بیش از هر زمان دیگری با یکی از عوارض جانبی دورکاری آشنا باشند. فاصله جسمی و فکری از محیط کاری که در دفتر سنتی ایجاد شده بود، بوجود آمده است. جای تعجب نیست که بیشتر اطلاعاتی که ما رد و بدل میکنیم غیرکلامی است که در این حالت کار عملاً نامرئی میشود.
• آموزش: دورکاری شامل پویایی متفاوت، روش دیگری برای سازماندهی و در بعضی موارد پروتکلهای آن است. در حالت ایده آل، این شرکت باید یک نیاز واقعی، اطلاع رسانی و حتی آموزش کارکنان در این روش جدید کار را در نظر بگیرد.
• ادغام: هنگام ایجاد موقعیت دورکاری، سازمان باید ساختار سختافزاری و نرمافزاری خود را با جزئیات تجزیه و تحلیل کند. بنابراین اگر لپ تاپ یا رایانه رومیزی که کارمند به خانه میبرد به درستی پیکربندی شده باشد، مجموعهای از برنامههایی که برای دورکاری مورد نیاز است و به خوبی برای این نوع از فعالیت تولید شدند، بر روی آن در دسترس میباشند.

خدمات مدیریت اسناد آنلاین

اکنون که دورکاری تقریباً یک قاعده است و نه یک استثنا، فکر کردن در مورد گزینهها و ابزارهایی که کار از راه دور را انجام میدهند به همان اندازهای که از طریق دفتر کار مهم است، از طریق دورکاری نیز بسیار مهم است. در بسیاری از موارد، نرم افزارهای بایگانی اسناد سنگ بنایی هستند که کل اکوسیستم دورکاری در اطراف آن سازمان یافته است.

• دیجیتالی سازی: سازمان احتمالاً دارای پرونده فیزیکی است - برای کارمندان دورکاری غیرقابل دسترسی است. نرم افزار مدیریت اسناد باید از بخشهای مختلف به اجرای دفتر بدون کاغذ کمک کند. و دیجیتالی شدن اسناد کاغذی رایج ترین است. همچنین باید در نظر گرفته شود که یک سند دیجیتالی یا دیجیتالی شده، بخشی از سایر فرایندها و وظایف خواهد بود. نرم افزار بایگانی اسناد باید از فعالیتهای بیشتر مانند امضای اسناد، پشتیبانی کند.
• کنترل هزینه: یکی از مزایای دورکاری این است که در حالی که فرآیندهای تجاری قبلاً فقط در حالت رو در رو امکان پذیر بودند، در این حالت به صورت آنلاین امکان پذیر میباشند. به شما امکان میدهد تمام فعالیتهای مربوط به بخش خاصی از تجارت را مشاهده کرده و آنها را حسابرسی کنید. اتوماسیون فرآیند و گزارش موارد برجسته می تواند برای این منظور مفید باشد.
• ابزارهای ارتباطی: معمولاً اولین سؤالی است که هنگام دورکاری در نظر میگیریم. اعضای هر سازمان در صورت کار هر یک از خانه چگونه با یکدیگر رابطه برقرار میکنند؟ بنابراین ، نرم افزار الکترونیکی مدیریت اسناد باید شامل ویژگیهایی باشد که امکان برقراری ارتباط و هماهنگی بین کارکنان، از اضافه کردن نظرات به اسنادی مانند یادداشتها یا ترکیب کلمات کلیدی، دستهها، فراداده تا پروندهها، حتی استفاده از مدیر وظیفه برای تماس با جلسات، را فراهم کند.
• پیشگیری از بلایا: این جنبه اساسی هر سازمانی است. پشتیبان گیری در هر پروژه فناوری اطلاعات  دائمی است. اما لازم است تأثیر تعداد کاربران متصل به سیستم های شرکت و میزان محتوایی که در هر ساعت ، روز ، هفته ایجاد و مدیریت می کنند در نظر گرفته شود. نرم افزار بایگانی اسناد انتخاب شده باید امکانات مختلف مدیریت پشتیبان گیری را فراهم کند.

چگونه دورکاری را درست انجام دهیم؟

در ابتدای این مقاله گفتیم که کار از راه دور با وجود گزینهای برای دستیابی به مزایای متعدد، نباید مشکلی ایجاد کند. هر دو برای سازمان - استخدام، حفظ استعداد، کاهش هزینهها، افزایش کارایی و عملکرد، تعادل بهتر زندگی و زندگی، ساعات انعطاف پذیر، کاهش زمان، پول و خطرات رفت و آمد میباشند. اما در نظر گرفتن دورکاری موضوعی نیست که به راحتی آن را بررسی کرد. بنابراین، ما در اینجا برخی از جنبهها را مورد توجه قرار میدهیم:

• برنامه دورکاری: اگرچه به دلیل وضعیت غیرمعمولی که در آن زندگی می کنیم ، بسیاری از افراد - حقیقی و حقوقی - بدون آمادگی لازم وارد این شکل کار شده اند، بدون شک تمایل به بهبود مستمر، اشتباهات اولیه را اصلاح خواهد کرد.
• به روزرسانی فرآیند: این مزیتی است که می توانیم از آن استفاده کنیم. با توجه به اینکه بسیاری از فرآیندهای کسب و کار نیز باید به صورت آنلاین ارائه شوند ، ما می توانیم پیشرفت هایی را در کار ایجاد کنیم ، مانند اتوماسیون فرآیند. از این نظر ، نرم افزار مدیریت اسناد الکترونیکی باید امکانات یکپارچه سازی را با برنامه های ثالث را ارائه داده و مجموعه نرم افزاری کاملی فراهم کند که از فرایندهای به روزرسانی و بهبود پشتیبانی می کند.
• ارتباط با مشتریان: این یک جنبه اساسی در هر تجارت است. هم از نظر بهداشتی و هم از نظر فناوری اطلاعات، باید محصولات و خدمات ما با خیال راحت به مشتریان ارائه شود. نرم افزار بایگانی اسناد به ما امکان میدهد تا فضای کار آنلاین را برای همه کاربران، از جمله مشتریان توسعه و گسترش دهیم، باید یکی از ویژگیهای اساسی هنگام انتخاب نرم افزار این باشد که ما می خواهیم کار کنیم و تکامل پیدا کنیم.
• مدیریت سوابق: جنبههایی مانند کنترل زمان، انطباق با مقررات کلی محافظت از دادهها، مدیریت موثر چرخه حیات اسناد، تعهداتی هستند که به قوت خود باقی هستند. اینکه یک نرم افزار بایگانی اسناد امکان کار موثر بر روی سوابق شرکت را با ضمانت فراهم میکند، یک امتیاز جالب توجه است.

نرم افزار بایگانی اسناد الکترونیکی کاج دارای تمام ویژگی های ذکر شده در بالا برای کمک به شرکت شما در اجرای صحیح کار از راه دور است. اگر می خواهید ببینید نرم افزار ما چگونه می‌تواند به شما کمک کند، می توانید یک نسخهی دمو آنلاین شخصی را درخواست کنید.

ترجمه شده از وبسایت OpenKM