یک نرم افزار بایگانی اسناد مؤثر یک جزء حیاتی در تهیه، مذاکره و تأیید فرآیندهای هنگام ایجاد قرارداد است. بدون نرم افزار بایگانی اسناد توانمند، زمان و پول خود را از دست داده و با ارتباطات ضعیف قرارداد خاتمه می یابد. در مقابل، یک نرم افزار بایگانی اسناد موثر می‌تواند تبادل ارزش را برای ایجاد معاملات بهتر و سودآور افزایش دهد.
در بسیاری از شرکت‌ها، سیستم‌های مدیریت اسناد الکترونیکی جایگزین سیستم‌های مبتنی بر کاغذ شده‌اند. به این ترتیب، مشاغل می‌توانند از محاسبات مدرن برای نتایج بهتر قرارداد استفاده کنند. هفت روش کلیدی که می‌توانید از نرم افزار آرشیو اسناد برای پشتیبانی از مذاکرات قرارداد استفاده کنید عبارتند از:
دسترسی را تنظیم و ایمن کنید
مدیران و کارکنان پشتیبانی اغلب به دسترسی فوری به اطلاعات نیاز دارند. یک پورتال الکترونیکی یا نرم افزار مدیر قرارداد، می‌تواند افرادی را که به اسناد مهم دسترسی پیدا می‌کنند ردیابی کند. پورتال می‌تواند انواع اسنادی را که می‌توانند چاپ کنند و دستگاه‌هایی که می‌توانند محتوا را نمایش دهند را محدود کند.
تنظیم دسترسی، یکپارچگی اسناد را در طول چرخه عمر قرارداد حفظ می‌کند. همچنین، ایجاد یک پورتال الکترونیکی، یک مسیر حسابرسی کامل برای مدیریت چرخه عمر قرارداد ایجاد می‌کند. این سیستم می‌تواند، در صورت تقاضا، زنجیره نگهداری سند را تولید کند. وقتی مشخص شود که چه کسی چه تغییراتی را در چه زمانی ایجاد کرده است، مذاکرات می‌تواند روان‌تر انجام شود.
ایجاد یک کتابخانه الگو
قراردادهای پراکنده می‌تواند یک چالش واقعی برای مدیریت چرخه عمر و منابع شما باشد. پس از ایجاد نرم افزار بایگانی اسناد، شروع به ایجاد کتابخانه‌هایی از الگوهای سند از پیش تأیید شده و بندهای قرارداد کنید. داشتن یک کتابخانه الگو می‌تواند چرخه عمر قرارداد را ساده کرده و عملکرد قرارداد را افزایش دهد. کلاس‌های مذاکره می‌تواند از تیم شما در ایجاد پیام‌های مناسب در کتابخانه الگوی کاربردی شما پشتیبانی کند. از طریق آموزش مذاکره و نقش آفرینی، تیم شما می‌تواند نیازهای معمول تنظیم قرارداد را که باید در الگوهای شما گنجانده شود، شناسایی کند. چهار روشی که کتابخانه الگو می‌تواند مذاکرات مربوط به قرارداد را بهبود بخشد عبارتند از:
- کاهش زمان تهیه پیش نویس پیشنهادات و توافقنامه‌ها
- افزایش قوانین داخلی مانند استفاده از زبان از پیش تأیید شده
- تقویت تجدید نظر یا سفارشی سازی سریعتر قرارداد
- بهبود پیگیری انحراف از بندها و استانداردهای از پیش تأیید شده
فرآیندهای خودکار
ادغام بستر مدیریت قرارداد با برنامه‌های کاربردی نرم افزار مدیریت پشتیبان می‌تواند سرعت ایجاد قرارداد را افزایش دهد. به عنوان مثال، شرکت شما می‌تواند سیستمی داشته باشد که با امضای توافق نامه به طور خودکار منابع را کانال می‌کند. (به طور خودکار اسناد و سایر مستندات یا اطلاعات را به دست فرد مورد نظر می رساند) این نوع اتوماسیون می تواند موارد زیر را افزایش دهد:
- تخصیص پرسنل برای انجام وظایف مدیریت چرخه عمر قرارداد
- ارسال پیشنهادات بودجه به تیمهای مالی و حسابداری
- تخصیص بودجه برای انجام عملیات
- ارائه پشتیبانی لجستیکی به موقع و دقیق
از ردیابی سابقه استفاده کنید
در میانه مذاکرات، ممکن است لازم باشد به نسخه قبلی قرارداد مراجعه کنید. همچنین ممکن است بخواهید در نسخه فعلی خود تغییراتی ایجاد کرده و بر خط قرمز شدن (پذیرفته نشدن) سند نظارت داشته باشید. شفافیت، یک آموزش اصلی در کلاس‌های مذاکره، برای حمایت از روابط تجاریِ مثبت است و ممکن است بازرسان بخواهند بدانند که بین نسخه‌ها چه تغییراتی ایجاد شده است.
نرم افزار بایگانی اسناد الکترونیکی باید یک گزارش دیجیتالی از همه تأییدات و تغییرات را ضبط کند. ویژگی‌های ردیابیِ سابقه نرم افزارِ مدیریت قرارداد از موارد ذیل پشتیبانی می‌کند:
- تفکیک پیش نویس از اسناد نهایی
- مدیریت و ایمن سازی نسخه‌های سند
- ایجاد پوشه‌ها، زیر پوشه‌ها و فهرستهای استاندارد
- تغییر نسخه پیگیری بین ویرایش‌ها
- ایجاد قراردادهای یکنواخت نامگذاری پرونده. (نامگذاری پرونده‌ها طی یک قاعده خاص)
اختصاص سوابق خط مشی
اکثر قراردادهای تجاری در خلا وجود ندارند. مجموعه‌ای از مستندسازی خط مشی ممکن است از هر قرارداد و توافقنامه پشتیبانی کند. نرم افزار بایگانی اسناد فعال می‌تواند اسناد خطی مشی مربوطه را به بخش‌هایی از پیش نویس قرارداد اختصاص دهد.
سوابق خط مشی می‌تواند پشتیبانی از اسناد و شواهدی از دقت لازم را ارائه دهد. اختصاص سوابق خط مشی مطابقت با موارد زیر را تضمین می‌کند:
- سیاست شرکت
- الزامات قانونی
- توافق نامه‌های شخص ثالث
- گردش کار داخلی
طرح های منسوخ سازی نسخه های قدیمی را ایجاد کنید
حتی بهترین قراردادها به پایان می‌رسند یا منسوخ می شوند. اگر یک قرارداد منسوخ شده، هنوز در مخزن متمرکز شما قابل مشاهده باشد، ممکن است مشتریان شکایت کنند و به اطلاعات شما شک کنند. ارائه برنامه‌های منسوخ شده به مشتریان می‌تواند به وفاداری به برند آسیب رسانده و مشتریان را از دست بدهد.
هنگام استفاده از نرم افزار بایگانی اسناد، می‌توانید طرحی برای بایگانی قراردادهای منسوخ ایجاد کنید. کلاس‌های مذاکره پیشنهاد می‌دهند که مذاکره کنندگان زمان و مهلت قرارداد را مشخص کرده و اطمینان حاصل کنند که این موارد علیه شما یا شرکت شما کار نمی‌کند. برای تعیین چرخه بازبینی اسناد، از بازه‌های زمانی مورد توافق استفاده کنید.
اطمینان حاصل کنید که اطلاعات شما همیشه در دسترس و صحیح است. یک طرح منسوخ نمودن سند، برای ثبت قراردادهای قدیمی تنظیم کنید. برای انتخاب کاربران، نمای بایگانی را محدود کنید. شناسه‌های صریح را اضافه کنید که قرارداد دیگر استفاده نمی‌شود.
از مزیت فناوری استفاده کنید
نرم افزار بایگانی اسناد الکترونیکی دارای امکانات زیادی است. نرم افزار بایگانی اسناد دیجیتال با استفاده از قابلیت شناسایی نوری (OCR) محتوا را ضبط می‌کند و تغییرات را ردیابی می‌کند. سپس این سیستم از هوش مصنوعی (AI) و یادگیری ماشین برای سرعت بخشیدن به پردازش و طبقه‌بندی داده‌های شما استفاده می‌کند.
نرم افزار بایگانی اسناد پیشرفته در زمینه خواندن از محتوای سند بهتر می‌شود. هوش مصنوعی می‌تواند اسناد موضوعات مشابه را بر اساس تاریخ، صنعت یا افراد درگیر گروه بندی کند.
نرم افزار بایگانی اسناد دیجیتال همچنین می‌تواند با ذخیره‌سازی آنلاین و همکاری مبتنی بر فضای ابری ادغام شود. مذاکره کنندگان می‌توانند با هر دستگاهی، حتی در خارج از دفاتر خود به اطلاعات دسترسی داشته باشند.
مدیران، بازبینان و کارکنان پشتیبانی می‌توانند با مذاکره کنندگان در زمان واقعی همکاری کنند. تیم‌ها می‌توانند برای تنظیم استراتژی‌ها با یکدیگر همکاری کنند. با استفاده از فناوری، مذاکره کنندگان می-توانند ادعا کرده یا ارزش بیشتری ایجاد کنند و قراردادهای بهتری را ارائه دهند.
بینش نهایی
مدیریت صحیح اسناد می‌تواند به بهبود مذاکرات قرارداد شما کمک کند. یک نرم افزار بایگانی اسناد فعال می‌تواند تیم شما را در ارائه پیشنهادات بهتر که موجبات پذیرش را فراهم می‌کند، پشتیبانی کند. تیم شما همچنین می‌تواند سریعتر به توافق برسد و در طول مذاکرات ارزش بیشتری را مطالبه کند.
یک پورتال الکترونیکی می‌تواند با محدود کردن دسترسی به پرونده‌های حساس، امنیت را افزایش داده و دنباله‌ای از ممیزی را ارائه دهد. این پورتال بازیابی اسناد را برای کارکنان مجاز سرعت می-بخشد. استفاده از فناوری‌های جدید مانند هوش مصنوعی می‌تواند دخالت انسان را در کارهای دستی کاهش دهد. نرم افزار بایگانی اسناد به انسان‌ها اجازه می‌دهد زمان بیشتری را صرف بهبود راهبردهای مذاکره کنند.
آخرین مطالب منتشر شده
شرکت دانش پردازش کاج پارس موفق به دریافت گواهینامه ارزیابی امنیتی افتا برای سامانه مدیریت اسناد و دانش کاج شد. شرکت کاج پس از پشت سر گذاشتن مراحل احراز صلاحیت (تست های آزمایشگاهی فراوان) از سوی مرکز مدیریت راهبـردی افتا و سازمان فناوری‌اطلاعات موفق به دریافت این گواهینامه شد.
در این نوشته، قبل از خرید نرم افزار مدیریت فرآیند، نکاتی که باید مورد توجه قرار دهیم را بررسی می‌کنیم.
نرم افزار بایگانی کاج اجرای کلیه اقداماتی را که شرکت شما برای کاهش هزینه های دفتر نیاز دارد در اختیار شما قرار می دهد.
نرم افزار بایگانی اسناد کاج ابزارهای لازم را برای بهبود عملکرد و رضایت کلیه ذینفعان درگیر در بخش تدارکات، اعم از شرکت‌های حمل و نقل و تدارکات و مشتریان ارائه می دهد.
موضوع راه‌حل مدیریت حتی قبل از ویروس کرونا نیز مطرح بود و امروزه این یک گام ضروری برای روی آوردن شرکت‌ها به دورکاری است. مهم است که خود را با دانش مسلح کرده و آن را با استفاده از ابزارهای مناسب و مدرن فناوری اطلاعات به درستی پیاده سازی کنید.
نرم افزار کاج اجازه می‌دهد سرمایه فکری شرکت ایجاد و حفظ شود و سیستم را بر اساس اهداف سازمان تعریف و به روز می‌کند.
نرم افزار بایگانی اسناد ابزاری برای سازماندهی و مدیریت اطلاعات است، اما همچنین به عنوان یک کاتالیزور برای مدیریت دانش و بهبود مستمر عمل می‌کند. آنها (مدیریت اسناد) همچنین به معنای شفافیت برای نهادهای عمومی هستند، زیرا (دسترسی به) اطلاعات را برای کسانی که به آن نیاز دارند تسهیل می‌کنند.
این ده سوال را که باید از ارائه دهنده نرم افزار بایگانی اسناد خود بپرسید به شما کمک می‌کند تعیین کنید که آیا آنها افراد مناسبی برای این کار هستند و آیا راه‌حل‌های نرم افزار بایگانی اسناد (DMS) آنها برای سازمان شما مناسب است یا خیر؟
اصلیترین الزاماتی که همه سازمانها برای انطباق با GDPR نیاز دارند در ذیل آمده است.
