یکی از مسائلی که امروزه شرکت‌ها را نگران می‌کند، به اشتراک گذاری سریع و ایمن اطلاعات است. نیاز به اشتراک گذاری اطلاعات با شرکت‌های خارج از سازمان و همچنین بین بخش‌های مختلف در یک شرکت یا بین شرکت‌های مختلف که متعلق به یک شرکت هستند، بسیار تکرار می‌شود.
به اشتراک گذاری اطلاعات در بسیاری از موارد برای موفقیت یک پروژه یک اصل اساسی است. به ویژه در مواردی که (پروژه‌ها) دارای پیچیدگی متوسط یا زیاد هستند که تعداد زیادی از کاربران در آن با یکدیگر ارتباط برقرار می‌کنند و در آنجا اسناد پروژه عمیقاً در طول زمان تغییر می‌کنند.
بسیاری از شرکت‌ها که با این مشکل روبرو شده‌اند، از سیستم‌های آنلاین برای ذخیره و به اشتراک گذاری اسناد استفاده می‌کنند، از جمله محبوب‌ترین آنها Dropbox یا Google Drive است.
آیا استفاده از این ابزارها مشکل ما را حل می‌کند؟ به طورکلی، پاسخ منفی خواهد بود. داشتن یک نقطه دسترسی پرتکرار به داده‌ها تمام مسائل مربوط به توزیع اسناد را حل نمی‌کند. اگرچه بدیهی است، داشتن این نوع راه حل‌ها بهتر از نداشتن آن‌هاست.
اولین چیزی که باید بدانیم نوع مشکلی است که با آن روبرو هستیم. این دیگر فقط مربوط به ارسال اسناد به گیرندگان آنها نیست، بلکه آنچه ما می‌خواهیم این است که مطمئن شویم آنها به درستی (اسناد را) دریافت کرده‌اند. ما به دنبال راه‌حلی مشابه راه‌حل تدارکات هستیم. ما باید بتوانیم در هر زمان، قابلیت ردیابی یک بسته را از زمان خروج از مبدا تا رسیدن به مقصد، از جمله جایی که از آن عبور کرده است، دنبال کنیم.
آنچه ما دنبال می‌کنیم فقط ارسال یک سند الکترونیکی نیست، بلکه اطمینان از دریافت آن است.
آیا نرم افزار های بایگانی اسناد به ما اجازه می‌دهند مشکلی را که در بالا توضیح داده شد حل کنیم؟ در اینجا پاسخ این است که «بستگی دارد». در بیشتر موارد، استفاده از راه حل‌های مدیریت اسناد کافی نخواهد بود. فقط آن دسته از نرم افزار های بایگانی اسناد که دارای «ماژول انتقال» هستند اطلاعاتی را که ما به اشتراک گذاشته‌ایم دریافت می‌کنند.
هدف این است که اطلاعات به روز شده را در صورت نیاز به کاربران مختلف توزیع کرده و مکانیزم‌هایی را برای اطمینان از ارسال موفقیت آمیز اسناد و مدارک در اختیار داشته باشیم و مهمتر از همه، این است که بتوانیم در طول زمان نشان دهیم که این اطلاعات ارسال و دریافت شده است. این نکته آخر هنگامی مورد توجه قرار می‌گیرد که اختلاف نظر و سوء تفاهم در طول پروژه‌ها بوجود آید.
مورد استفاده از توزیع اسناد
من یک مثال گویا ارائه می‌دهم که به ما در درک بهتر مشکل و راه حل آن کمک می‌کند.
یک شرکت ساختمانی را تصور کنید که در آن بخش‌های مختلف برای انجام یک پروژه مشترک همکاری می‌کنند. در این نوع شرکت‌ها، مقدار اسنادی که مورد استفاده قرار می‌گیرد، مانند برنامه‌ها، قراردادها، تغییرات پروژه یا گزارشات، زیاد و در حال تغییر است.
افراد درگیر در پروژه باید به طور دائم با آخرین نسخه اسناد به روز شوند. به عنوان مثال، تغییرات برخی از برنامه‌ها را در محل کار تصور کنید. این امر استفاده از ابزاری را ضروری می‌سازد که به افراد علاقه مند اجازه می‌دهد فوراً از وجود اسناد جدید مورد علاقه‌اشان در هنگام آماده‌سازی کارشان مطلع شوند.
توزیع اطلاعات از (زمان ارسال توسط) مدیر سند باید یک فرایند کاملاً کنترل شده باشد. در غیر این صورت، ممکن است مانعی برای خود شرکت باشد. این امکان وجود دارد که از طرف خود مدیر، نقش خاصی برای تولید محموله‌ها (اسناد) طراحی شود. این بدان معناست که در هر زمان، شخصی مسئول اطلاعاتی است که باید به اشتراک گذاشته شود. روند تولید محموله‌های اسناد سریع و آسان است و چندین مزیت را ارائه می‌دهد:
- سهولت یافتن اسنادی که باید به اشتراک گذاشته شوند.
- انتخاب گیرندگان محموله پیکربندی شده قبلی، از جمله حساب ایمیلی که باید به آنها اطلاع داده شود.
- سادگی در روند ایجاد یک محموله با اسنادی که می خواهید به اشتراک بگذارید.
- ارتباط سریع با ذینفعان از طریق ایمیل، به آنها امکان می‌دهد اسناد جدید را بشناسند.
- کنترل عمیق بر اسنادی که به اشتراک گذاشته شده است، در چه زمان و برای چه کسانی.
این شرکت ساختمانی که از این سیستم تحویل اسناد استفاده می‌کند، به همه تیم خود اجازه می‌دهد فوراً از هرگونه تغییر، اصلاح یا اضافه شدن جدید به پروژه اجرایی، یعنی هرگونه اطلاعات مرتبط با موفقیت پروژه، مطلع شوند. بنابراین، استفاده مشترک از اطلاعات، ترویج می‌شود و ما همچنین از استفاده خطرناک از اسناد منسوخ اجتناب می‌کنیم.
در میان ویژگی‌های اساسی نحوه به اشتراک گذاری اطلاعات توسط نرم افزار بایگانی اسناد، ما باید موارد زیر را برجسته کنیم:
- امکان به اشتراک گذاری اطلاعات با کاربران خودِ برنامه متعلق به همان شرکت یا شرکت دیگر. همچنین توجه به امکان به اشتراک گذاری اسناد با پرسنل خارج از شرکت که به مدیریت اسناد دسترسی ندارند مهم است. این افراد یک ایمیل اعلان، دریافت می‌کنند که از طریق پیوند (لینک)، می‌توانند محموله‌هایی را که دریافت کرده‌اند بارگیری (دانلود) کنند.
- سرعتی که افراد درگیر در پروژه می‌توانند از وجود محموله‌های مستندات مهم پروژه مطلع شوند.
- و سرانجام، و به عنوان مهمترین ویژگی، قابلیت ردیابی محموله انجام شده است.
این قابلیت ردیابی یک ابزار کنترل قدرتمند است که اطلاعات ارزشمندی را به شرکت ارائه می‌دهد. اینکه بتوانید همیشه بدانید در چه زمانی و چه کسی اطلاعات را با چه کسانی به اشتراک گذاشته‌اند. ثبت کلیه محموله‌ها، از جمله اسناد و نسخه‌های توزیع شده و اگر گیرندگان، این اطلاعات را به درستی دریافت کرده‌اند، در سیستم منعکس می‌شود.
با تمام این اوصاف، مدیر اسناد، مشکلات اصلی به اشتراک گذاری اطلاعات و ارائه یک سیستم توزیع را که دارای عملکرد، سریع و ایمن است مشخص می‌کند.
آخرین مطالب منتشر شده
شرکت دانش پردازش کاج پارس موفق به دریافت گواهینامه ارزیابی امنیتی افتا برای سامانه مدیریت اسناد و دانش کاج شد. شرکت کاج پس از پشت سر گذاشتن مراحل احراز صلاحیت (تست های آزمایشگاهی فراوان) از سوی مرکز مدیریت راهبـردی افتا و سازمان فناوری‌اطلاعات موفق به دریافت این گواهینامه شد.
در این نوشته، قبل از خرید نرم افزار مدیریت فرآیند، نکاتی که باید مورد توجه قرار دهیم را بررسی می‌کنیم.
نرم افزار بایگانی کاج اجرای کلیه اقداماتی را که شرکت شما برای کاهش هزینه های دفتر نیاز دارد در اختیار شما قرار می دهد.
نرم افزار بایگانی اسناد کاج ابزارهای لازم را برای بهبود عملکرد و رضایت کلیه ذینفعان درگیر در بخش تدارکات، اعم از شرکت‌های حمل و نقل و تدارکات و مشتریان ارائه می دهد.
موضوع راه‌حل مدیریت حتی قبل از ویروس کرونا نیز مطرح بود و امروزه این یک گام ضروری برای روی آوردن شرکت‌ها به دورکاری است. مهم است که خود را با دانش مسلح کرده و آن را با استفاده از ابزارهای مناسب و مدرن فناوری اطلاعات به درستی پیاده سازی کنید.
نرم افزار کاج اجازه می‌دهد سرمایه فکری شرکت ایجاد و حفظ شود و سیستم را بر اساس اهداف سازمان تعریف و به روز می‌کند.
نرم افزار بایگانی اسناد ابزاری برای سازماندهی و مدیریت اطلاعات است، اما همچنین به عنوان یک کاتالیزور برای مدیریت دانش و بهبود مستمر عمل می‌کند. آنها (مدیریت اسناد) همچنین به معنای شفافیت برای نهادهای عمومی هستند، زیرا (دسترسی به) اطلاعات را برای کسانی که به آن نیاز دارند تسهیل می‌کنند.
این ده سوال را که باید از ارائه دهنده نرم افزار بایگانی اسناد خود بپرسید به شما کمک می‌کند تعیین کنید که آیا آنها افراد مناسبی برای این کار هستند و آیا راه‌حل‌های نرم افزار بایگانی اسناد (DMS) آنها برای سازمان شما مناسب است یا خیر؟
اصلیترین الزاماتی که همه سازمانها برای انطباق با GDPR نیاز دارند در ذیل آمده است.
