نرم افزار بایگانی اسناد چیست و با آن چه می توان کرد؟

برای پاسخ کوتاه به شما، نرم افزار بایگانی اسناد (DMS) یک ابزار قدرتمند است که به شما در مدیریت اسناد الکترونیکی کمک میکند. میتوانید به آن به عنوان یک کمد فایل بسیار پیشرفته فکر کنید. 

این میتواند به شما کمک کند تا سازمان تجاری، بهرهوری و امنیت خود را از طریق یک سری راه‌حل‌های مبتنی بر فضای ابری برای مدیریت پروندهها و اسناد افزایش دهید. میتوان ادعا کرد که هدف کلی نرم افزار بایگانی اسناد (DMS) این است که کابینتی برای فایلهای دیجیتالی یک دفتر مدرن بدون کاغذ باشد، اما منحصر به فرد بودن استفاده از راهحل مدیریت اسناد، ناشی از مزایای گسترده ای است که از ویژگی‌های کلیدی آن در زمینه بهینهسازی منابع تجاری با اطمینان از ردیابی فعال اسناد، ذخیرهسازی، ضبط دادهها و ابزارهای همکاری داخلی، استفاده می شود. علاوه بر این، میتوان از آن برای کمک به رعایت مقررات سازمان برای همه اهداف قانونی استفاده کرد.

امکانات زیادی وجود دارد که نرم افزار آرشیو اسناد میتواند ارائه دهد و میتواند راهی عالی برای بهبود مدیریت و امنیت اسناد هر سازمان باشد. با این‌حال، غرق شدن (توجه بیش از اندازه) در خرید نرم افزار بایگانی اسناد بدون اطلاع از ویژگی‌های آن‌ها و نحوه پیادهسازی آن‌ها در سازمان شما میتواند تجربهای ناامید کننده باشد. 

با نرم افزار بایگانی اسناد چکاری می‌توانید انجام دهید؟

هدف استفاده از نرم افزار بایگانی اسناد ممکن است در بین کاربران متفاوت باشد. برخی از افراد ممکن است برای ذخیره و پیگیریِ حجمِ زیادی از دادههای کارکنان، به کمک احتیاج داشته باشند، در حالیکه برخی دیگر ممکن است بخواهند فاکتورها و صورت حساب‌ها یا نظرسنجی از مشتریان را برای تجزیه و تحلیل کسب و کار نگه دارند. بنابراین، در اینجا برخی از ویژگی‌های اصلی اکثر سیستم‌های مدیریت اسناد وجود دارد و شما باید بدانید که چگونه میتوانید از استفاده از آن بهره ببرید. 

1. ذخیره سازی

نرم افزار های بایگانی و آرشیو اسناد (DMS) دارای مخزنی هستند که در آن میتوانید فایل‌های خودتان را با پوشههای قابل تنظیم ذخیره و مدیریت کنید، جایی‌که هم ایمیل و هم اسناد را میتوان همزمان ذخیره کرده و از طریق یک رابط مشاهده نمود.

شایان ذکر است که یک سند میتواند هرگونه محتوای رسانه الکترونیکی (PDF، متن، تصاویر، فیلم، فایل‌های صوتی و غیره) باشد و همچنین میتوانید پیوست‌هایی را از ایمیل‌های خود اضافه کنید که با یک جستجوی ساده در دسترس شما قرار می گیرد. 

مزیت داشتن هرگونه سند و ایمیل سازماندهی شده که به راحتی قابل دسترسی است، به شما و مشاغل شما توانایی کارآمد قابل توجهی برای رسیدگی سریع و دقیق به هر گونه اقدامی یا پشتیبانی مشتری میدهد. برخی از آن‌ها (نرم افزار های بایگانی و آرشیو اسناد) گزینههای ادغام ایمیل را ارائه میدهند، بنابراین میتوانید ایمیل‌های خود را با کشیدن و رها کردن به مخزن اضافه کنید.

2. سازماندهی

یکی از عناصر مهم یک نرم افزار آرشیو اسناد، توانایی آن در یافتن فایل‌ها از طریق موتور جستجوی آن است و راه مؤثر بودن آن استفاده از متاتگ‌ها است. نرم افزار های بایگانی و آرشیو اسناد (DMS) دارای سیستم قابل تنظیم برای ایجاد متاتگ‌ها هستند تا بتوانید دستهبندی اطلاعات را روی فایل‌ها اعمال کنید. به این ترتیب میتوانید همه اسناد مرتبط یا مرتب شده بر اساس تولید کننده، کد، نوع محتوا، تاریخ ایجاد یا آخرین تاریخ اصلاح یا حتی یک دسته سفارشی ایجاد شده را که میتوانید برای افزایش کارآیی شرکت خود استفاده کنید، پیدا کنید. این کار را راحت میکند، به خصوص اگر نیاز دارید که اسناد خود را با توجه به اهداف مختلف سازماندهی کنید. 

3. بهینه سازی

با در اختیار داشتن همه فایل‌های خود در یک مخزن مرکزی، میتوانید حدس بزنید که برای ذخیره همه چیز در یک مکان، به یک مخزن بزرگ نیاز است، اما بدلیل یادگیری ماشین، نرم افزار های بایگانی اسناد میتوانند ذخیره سازی متفاوتی ایجاد کنند، این بدان معناست که شما میتوانید همه اسناد و پروندههای ذخیره شده با سابقه تجدید نظر کامل، از جمله نسخههای قبلی هر سند الکترونیکی را بدون انباشت آن‌ها داشته باشید. اگر از اسنادی استفاده میکنید که به طور مداوم توسط افراد مختلف به روز میشوند و باید بدانید نسخه فعلی چیست یا سناریوهای بسیار خاصی مانند تمایل به یافتن اطلاعات خاصی که در یک مرحله توسط کاربر خاصی به وضعیت خاصی تنظیم شده است، دارید، این (نرم افزار آرشیو اسناد) فوق العاده مفید است.

4. دسترسی

یک نرم افزار آرشیو بازبینی، همراه با یک سیستم اعلان ایمیل، میتواند عملکرد را به طرز چشمگیری افزایش دهد. این امر باعث میشود درحالیکه مشارکت کنندگان در حال کار هستند، کار همه ذخیره و بایگانی شود و هر زمان که دارایی (فایلها) به روز شد، آن‌ها را مطلع کند. برخی از نرم افزار های بایگانی اسناد (DMS) سیستمهای مبتنی بر وب را نیز ارائه میدهند، بنابراین همکاران میتوانند از راه دور با هم مشارکت کنند.

5. امنیت

هر فایلی که به مخزن مرکزی اضافه شود میتواند در یک گروه امنیتی ثابت قرار گیرد. به عبارت دیگر، شما میتوانید دقیقاً کنترل کنید که چه کسی مجوزهای لازم برای خواندن، نوشتن، حذف یا حتی اصلاح امنیت هر دارایی (فایل) جامع را دریافت میکند و به طور منطقی میتوانید وضعیت مجوزها را هر زمان که مناسب میدانید به روز کنید (تغییر دهید). این را میتوان روی فولدرهای کامل یا اسناد خاص اعمال کرد، بنابراین لازم نیست این کار را برای هر دارایی ذخیره شده انجام دهید. علاوه بر این، هر سند را میتوان در هر مرحله از چرخه عمر خود رمزگذاری و رمزگشایی کرد.

6. اتوماسیون

فناوریهای اتوماسیون در نرم افزار های بایگانی و آرشیو اسناد، با اجازه دادن به سازمان‌ها برای انجام فرایندهای روزمره با حداقل کمک انسانی، به بخش مهمی از سازمان‌ها تبدیل شده است. آن‌ها یک ابزار قوی برای مشاغلی مانند فرایندهای تأیید، امضای دیجیتالی، شمارهگذاری یا نامگذاری خودکار پروندهها، خواندن بارکد، افزودن متادیتا یا مدیریت فرایندِ یک کار متوالی و منطقی و حتی تشخیص علامت نوری است که به شما امکان میدهد دادههای علامت گذاری شده توسط انسان از هر سند، مانند نظرسنجی، گزارش و آزمایش را ذخیره کنید. این میتواند برای برنامههای کاربردی قابل توجهی که در آن منابع انسانی در اولویت نیستند، مورد استفاده قرار گیرد و بنابراین امکان تخصیص بهتر آن‌ها را فراهم میکند.

7. دادهها

استخراج دانش و بینش از دادهها یک تکنیک مناسب است که میتواند به اندازهگیری آمار و موفقیت سازمان در حال حاضر و همچنین تجربیات کارکنان و مشتریان آن کمک کند. با استفاده از چندین روش فیلتر کردن دادهها از طریق یک نرم افزار بایگانی اسناد، میتوانید مجموعه دادههای بسیار ارزشمندی را جمعآوری کرده و پیشبینیهای دقیق و اهداف بعدی را برای اطمینان از موفقیت پروژه ایجاد کنید. 

نتیجهگیری:

اگر هنوز متقاعد نشده‌اید که از شرکت‌های قدیمی کاغذی عبور کنید (آن را کنار بگذارید) یا قبلاً از نرمافزارهای مختلف برای جمعآوری پایگاه داده یا سیستم‌های همکاری مانند Google Drive استفاده کردهاید، نرم افزار های بایگانی و آرشیو اسناد از طریق API ها یکپارچگی کامل دارند که به شما این امکان را میدهد که تقریباً هر نوع دادهای را در بین برنامههای خارجی منتقل کنید.

به سختی میتوان سناریویی را تصور کرد که ساده سازی حجم کار، تولید و مدیریت بسیار کارآمد اسناد شما، بدون ذکر ثبات بیشتر خروجی مفید نباشد.

تنوع زیادی در اینجا وجود دارد، بنابراین چه بخواهید از منابع اقتصادی، زیرساخت‌های فیزیکی خود یا حتی برای بهبود تخصیص منابع انسانی خود بیشتر استفاده کنید، استفاده از نرم افزار بایگانی اسناد، سازمان شما را به سطح بعدی میرساند، بنابراین نکات سفارشی سازی امنیت، برنامههای اتوماسیون و پایگاه‌های داده که چارچوبی برای کمک به شما در مسیر موفقیت میباشند را بررسی کنید.

ترجمه شده از وبسایت OpenKM