نرم افزار بایگانی در مراکز حمل و نقل

یکی از ویژگی‌های حمل و نقل و تدارکات ماهیت سیستماتیک آن است که از مراحل بسیار خاصی تشکیل شده است که به طور روزانه از تولید محصول تا تحویل به مشتری از طریق توزیع، تکرار می شود. 

شرکت‌های باربری، ارائه دهندگان تدارکات، شرکت‌های جابجایی، خطوط هوایی، خدمات تحویل بسته و سایر سازمان‌های حمل و نقل نیز اسناد زیادی تولید می کنند: لیست‌های سفارشات فروش، رسید تحویل، سفارشات و فاکتورهای تغییر، یادداشت‌های تحویل. به همین دلیل، تعجب آور نیست که موفقیت در صنایع حمل و نقل ارتباط تنگاتنگی با مدیریت اسناد دارد. 

پیاده سازی مدیریت محتوای سازمانی به معنای کارایی، اثربخشی، افزایش بهره وری، به حداقل رساندن خطاها و صرفه جویی در هزینه است. هرگونه فرآیند حمل و نقل یا توزیع، مستلزم مدیریت و تحویل محصول فیزیکی، به همراه مدیریت اسناد مرتبط با محصول و اسناد عملیات فروش است. 

هنگامی که چندین بخش یا دفاتر که اطلاعات یکسانی را اداره می کنند، در کنار هزاران سند که می‌توانند از زیر دست پرسنل مربوطه در بروند، در این فرایند شرکت می کنند؛ این می تواند منجر به خطاهای انسانی، دوگانگی، خرابی و حتی از دست دادن شود. به همین دلیل است که خرید راه حل مدیریت اسناد می تواند هم برای شرکت و هم برای مشتری، پیشرفت بزرگی باشد.

نرم افزار بایگانی اسناد کاج ابزارهای لازم را برای بهبود عملکرد و رضایت کلیه ذینفعان درگیر در بخش تدارکات، اعم از شرکت‌های حمل و نقل و تدارکات و مشتریان ارائه می دهد. 

اتوماسیون

این واقعیت که وظایف یک فرآیند لجستیک یا توزیع به صورت منظم و متوالی انجام می شود، آنها را به شناسایی این مراحل برای تبدیل شدن به فرایندهای خودکار در نرم افزار بایگانی سند، دعوت می کند. به این ترتیب، خطاهای انسانی به حداقل می رسند یا حذف می شوند، و می توان فرآیند را به راحتی به روز کرد؛ که به انطباق فرایند لجستیک با نیازهای متغیر، خواه شرکت، خواه درخواست مشتری یا نتیجه مقررات کمک می کند. 

مدیریت فرآیند کسب و کار: گردش کار

نحوه کار در تدارکات را می توان در نرم افزار بایگانی اسناد از طریق مدیریت گردش کار، شبیه سازی کرد. گردش کارها برای ایجاد یک کانال ارتباطی بین همه شرکت کنندگان در فرایند بسیار مفید است. اسناد را می توان در فرآیندهای تجاری، با توجه به علاقه کاربران مختلف، گنجانید، که از طریق  امضای الکترونیکی مشتری می تواند امضای خود را اضافه کرده و بدین ترتیب موافقت خود را نشان دهد. نرم افزار بایگانی اسناد کاج شامل یک موتور گردش کار است که امکان تعریف پیچیده ترین گردش کارها را به عنوان بازتابی از فرایند تجاری که در شرکت اتفاق می افتد، می دهد. 

این روش اجازه می دهد تا مدیریت اسناد، بدون نیاز به چاپ، به اجرای دفتر بدون کاغذ کمک کند. 

چرخه عمر سند

از نرم افزار بایگانی اسناد می توان برای کنترل چرخه عمر پرونده‌های صنایع حمل و نقل استفاده کرد. با انجام یک مقایسه، می توانیم جریان کالا را با جریان اسنادی که در هر مرحله ایجاد می کند مقایسه کنیم. 

در کاج، سازمان می تواند وضعیت متفاوتی را در قالب فراداده به اسناد و مدارک اختصاص دهد. به عنوان مثال، فاکتورها می‌توانند با پیشرفت چرخه تجاری، از وضعیت پیش فاکتور، به صورتحساب، در انتظار پرداخت، پذیرفته شده، پرداخت شده برسند. 

راه حل مدیریت سند الکترونیکی کاج همچنین به کاربر اجازه می دهد تا به سابقه پرونده دسترسی پیدا کند. به این ترتیب، ما می توانیم نسخه‌هایی را که سند از طریق آنها عبور کرده است، و اطلاعاتی که هر کاربر به اسناد اضافه کرده است را بشناسیم: تمبر، مهر در انتظار، امضای مدیر خرید مشتری و غیره. همه این جزئیات را می توان از قسمت Diff مشاهده کرد، که به ما امکان می دهد مشارکت‌های برجسته هر کاربر را مشاهده کنیم. 

علاوه بر این، از طریق بخش گزارش عملیات (Activity Log) ، می توانیم تمام وقایع رخ داده در کالا را با جزئیات، تجزیه و تحلیل کنیم. این اطلاعات می تواند در میان سایر حوادث، مشمول گزارشاتی باشد که می تواند به طور مرتب توسط مدیران دریافت شود تا کارایی و اثربخشی سیستم لجستیک اعمال شده را مشخص کرده و در نتیجه خطاها، انحرافات و تنگناها را تشخیص دهد. 

موتور جستجو

موتور جستجوی کاج به بازیابی سند اجازه می دهد تا با استفاده از پرسش‌های عمومی جستجوی متن رایگان یا پرس و جوهای پیشرفته، گزارشات مربوط به جریان کالا را از مخزن اطلاعات، استخراج نماید. این گزارشات می‌توانند براساسِ نام یا مرجع محصول، اصطلاحاتی که بخشی از توضیحات هستند، کلمات کلیدی یا برچسبهای اختصاص داده شده، دسته‌ها و هرگونه اطلاعات پیشرفته؛ مکان دقیق در انبار راهرو، قفسه، جعبه ظرف یا بارکد، باشند. در واقع ، نرم افزار بایگانی اسناد کاج ماژول شناسایی و خواندن بارکد را ارائه می دهد. ماژول بارکد به طور پیش فرض از بسیاری از فرمتها پشتیبانی می کند و به لطف معماری افزونه، می توان آن را به راحتی به انواع دیگر گسترش داد.

داستان‌های موفقیت: نمونه ای از مدیریت اسناد در مورد مشاغل صنایع حمل و نقل

یک شرکت حمل و نقل و تدارکات تصمیم می گیرد با افزایش دفاتر بیشتر در کشور و افزایش ناوگان خودروهای خود، تجارت خود را گسترش دهد. هر راننده مسئول توزیع طیف وسیعی از اقلام است که هر کدام دارای برگه تحویل مخصوص خود هستند. هر راننده روزانه ده‌ها بسته ارسال می کند، که نشان دهندة هزاران رسید تحویل در پایان ماه است که بخش مدیریت باید آنها را مدیریت کند. کلیه اسناد، تحویل ستاد مدیریت می شود. به همین دلیل، برای حفظ بخشی از سیستم لجستیک اصلی، از یک سو، و از سوی دیگر، برای تطبیق شرکت با شرایط جدید که به معنی گسترش شرکت است؛ سازمان تصمیم به استفاده از نرم افزار بایگانی اسناد می کند. 

راه حل مدیریت اسناد الکترونیکی در خدمت همه بخش‌های شرکت است: امکان بهبود تیم مدیریت منابع انسانی را فراهم می کند، به کنترل جامع و دقیق مدیریت حمل و نقل و اطلاعات مربوطه کمک می کند. 

راننده می تواند از طریق برنامه تلفن همراه نرم افزار بایگانی اسناد به نرم افزار بایگانی حمل و نقل دسترسی داشته باشد یا از طریق رایانه لوحی (تبلت) وارد سیستم شود.

به این ترتیب، هر بار که راننده (بار خود را) تحویل می دهد، آنها می‌توانند رسید تحویل را نزد خود نگه دارند. از طریق ویژگی OCR، راه حل EDMS سند را تشخیص داده، آن را شناسایی، داده‌های کلیدی را استخراج، فهرست بندی، دسته بندی و طبقه بندی می کند مدیریت فایل همه این موارد به لطف استفاده از اتوماسیون اسناد در نرم افزار تدارکات، که به طور خودکار به لطف OCR منطقه‌ای است، می باشد. برای بهبود تجربه مشتری، مشتری می تواند بخش کاربری خود (ورود به سیستم مشتری)، و دسترسی به سند الکترونیکی بارنامه، رسید تحویل و سایر اسناد تجاری برای اعمال امضای الکترونیکی در صورت لزوم را داشته باشد. کاج یک بخش امضای الکترونیکی ارائه می دهد، جایی که ذینفعان می‌توانند گواهینامه‌های خود را در آن قرار دهند.

هر بار که یک سند تحویل به روز می شود توسط راننده یا مشتری مسئول مدیریت، اعلانی را از طریق ایمیل دریافت می کند و از واگذاری سند الکترونیکی جدید، که در اتوماسیون گردش کار موجود است، مطلع می شود. کارمند مرحله بعدی، فرآیند حمل و نقل و تدارکات را انجام می دهد ، که می تواند از طریق راه حل مدیریت اسناد الکترونیکی پیگیری شود.

پس از چند ماه، مدیریت مزایای زیر را شناسایی می کند:

پیاده سازی نرم افزار بایگانی اسناد:

• با حذف ضررها، دوگانگی‌ها و «تشخیص تنگناها»، رضایتمندی کارکنان را بهبود بخشیده است.
• نرخ رضایت مشتری را بهبود بخشیده است، زیرا آنها می‌توانند از بین روش‌های مختلف توافق نامه یا امضا انتخاب کنند یا بر روی فرم‌های برنامه جستجو کنند، درحالیکه به آنها امکان کنترل حساب‌های پرداختنی را می دهد.
• ساده سازی فرایندهای حسابرسی و گزارش دهی.
• تمرکز مدیریت فرآیند کسب و کار و تشخیص بهتر فرصت‌ها برای بهبود.

مدیریت گردش کار:

• صرفه جویی در زمان و هزینه
• افزایش بهره وری
• کنترل دقیق زنجیره تامین، خودکارسازی اسناد، وظایف و مسئولیت‌ها

راه حل مدیریت اسناد امکان انطباق با مفاد جدید مقررات عمومی حفاظت از داده‌ها GDPR با تطبیق خط مشی رازداری و استفاده از کوکی‌ها با قوانین جدید را فراهم می آورد.

علاوه بر این، این شرکت تصمیم گرفته بود که دفاتر را از اسناد کاغذی پاک کند، هزینه‌های مربوط به سطح کار اختصاص داده شده به ذخیره بایگانی فیزیکی را کاهش دهد، بنابراین شرکت تدارکات، از نرم افزار بایگانی محتوا برای دیجیتالی کردن مخزن اسناد کاغذی، سرویس نگهداری اسناد، سرویس و مدیریت پرس و جوهای اسناد دیجیتالی استفاده خواهد کرد.

ترجمه شده از وبسایت OpenKM