نکات مهم در خرید اتوماسیون گردش کار

بر هیچ کس پوشیده نیست که فرآیندهای دستی مبتنی بر کاغذ می‌تواند در دنیای کار خسته کننده و ناکارآمد باشند. آنها نه تنها زمان ارزشمند را هدر می‌دهند، بلکه بهره‌وری تیم شما را نیز تا حد زیادی کاهش می‌دهند. در نتیجه، رهبران و صاحبان مشاغل دائماً به دنبال راه‌هایی برای بهبود عملکرد روزانه خود از طریق خودکارسازی گردش کار هستند. 

نرم افزار اتوماسیون گردش کار می‌تواند با کاهش هزینه‌ها ، کارایی و بهره‌وری کسب و کار را تا حد زیادی افزایش دهد. همچنین، با ادغام چندین عملیات تجاری، نرم افزار مدیریت گردش کار می‌تواند به مدیران شرکت در بهبود مدیریت کسب و کار کمک کند.

در حقیقت، بسیاری از یافته‌های تحقیق نشان می‌دهد که اتوماسیون گردش کار یک عنصر کلیدی برای موفقیت در تجارت است. اما با وجود چندین ابزار اتوماسیون در بازار، چگونه بهترین راه‌حل را برای کسب و کار خود تشخیص می‌دهید؟

1. طراحی ساده

ابتدا، نرم افزار باید دارای تنظیمات ساده باشد. اگر برای شما پیچیده و گیج کننده به نظر می‌رسد، احتمالاً کارکنان شما نیز گیج می‌شوند. البته، به جز تیم فنی شما.

بهترین نرم افزار اتوماسیون فرآیند کسب و کار باید با رابط کاربری ساده همراه با منوها، ابزارها و الگوهای خوب طراحی شده ارائه شود. سادگی حیاتی است.

فرآیند اتوماسیون گردش کاری که برای یادگیری نحوه استفاده از آن نیاز به دانش عمیق متخصص دارد، نه تنها پرهزینه است، بلکه انرژی و زمان زیادی نیز مصرف می‌کند. همان مواردی (هزینه، مصرف انرژی و صرف وقت) که راه‌حل‌های اتوماسیون قرار است در روند کسب و کار شما کاهش دهند. 

نرم افزار عالی اتوماسیون گردش کار باید کار شما را آسان کند و به شما در کاهش هزینه‌ها، زمان و انرژی کمک کند.

2. ویژگی‌ها

در مرحله بعد، می‌خواهید ویژگی‌های نرم افزار مدیریت فرآیند را بررسی کنید. هر نرم افزار دارای ویژگی‌های منحصر به فرد خود است. هیچ نرم افزار گردش کار به افزایش عملکرد تیم شما کمک نمی‌کند.

قبل از استفاده از هرگونه نرم افزار اتوماسیون فرآیندهای تجاری در شرکت خود، بدانید که این نرم افزار چه کارهایی را می‌تواند انجام دهد و چه کارهایی را نمی‌تواند انجام دهد.

برای دسترسی آسان به داده‌ها در هر زمان و مکان و همچنین پشتیبان گیری امن داده‌ها، می‌توانید بررسی کنید که آیا نرم افزار گردش کار مبتنی بر فضای ذخیره سازی ابری است یا خیر. همچنین می-توانید بررسی کنید که آیا نرم افزار دارای ویژگی شاخص‌های SLA است تا مدیران و کارکنان بتوانند روند پیشرفت کار را زیر نظر داشته باشند.

شما می‌خواهید اعلان‌های مداوم به عنوان یک ویژگی برای کنترل تیم شما در حین انجام وظایف، وجود داشته باشد. گزارش کارهای انجام شده و در حال انجام برای رشد یک تجارت حیاتی است. جریان‌های موازی کار و کنترل دسترسی مبتنی بر نقش نیز از ویژگیهای بسیار خوب برای یک سیستم قابل اعتماد هستند.

در مجموع، بهترین نرم افزار اتوماسیون گردش کار باید دارای ویژگی‌هایی باشد که هدف آنها بهبود روند کسب و کار شما است.

3. سازگاری متقابل

اکنون که از ویژگی‌ها راضی هستید، به سراغ سازگاری متقابل بروید. سازگاری متقابل برای مشاغلی که در حال حاضر از ابزارهای دیگر برای تقویت عملیات تجاری خود استفاده می‌کنند بسیار مهم است. شما یک سیستم مدیریت کار می‌خواهید که بتواند به راحتی با سایر خدمات به نفع شرکت شما ادغام شود. 

یک راه‌حل اتوماسیون که نمی‌تواند با سایر خدمات ادغام شود، هدف آن را که کمک به کسب و کار شما برای بهبود کارآیی و بهره وری در عین کاهش هزینه‌ها می‌باشد، از بین می‌برد. 

بهترین سیستم اتوماسیون فرآیند تجارت گردش کار، به راحتی با سایر ابزارهایی که قبلاً در تجارت شما قرار دارند، ادغام می‌شود.

4. امنیت

در مرحله بعد، وضعیت امنیتی نرم افزار را بررسی کنید. اطلاعات تجاری شما نه تنها برای شما بلکه برای رقبای شما نیز حیاتی است. فرآیند اتوماسیون اشتباه می‌تواند پایان کار شما باشد زیرا داده‌های حساس به دست رقبایتان افتاده است.

بهترین موتور گردش کار، امنیت داده‌های شما را تضمین می‌کند. با مطالعه تاریخچه شرکت نرم افزار و بررسی مکانیزم‌های ذخیره اطلاعات آنها، می‌دانید که آیا اطلاعات تجاری شما در دستان آنها امن است یا خیر.

سرویس‌های ذخیره‌سازی مبتنی بر ابر برای اطمینان از امنیت داده‌ها عالی هستند. بنابراین شما می‌خواهید مطمئن شوید که نرم افزار اتوماسیون گردش کار شما، فضای ذخیره‌سازی ابری را به عنوان یک ویژگی دارد. 

فضای ذخیره سازی مبتنی بر ابر نه تنها هنگام بازیابی اطلاعات، بلکه در مورد امنیت داده‌ها نیز راحتی ایجاد می‌کند.

5. سفارشی سازی

سفارشی سازی یک مزیت در هر نرم افزار گردش کار است. راه‌حل‌هایی را در نظر بگیرید که به شما این امکان را می‌دهد تا کمی آنها را متناسب با نیازهای تجاری خود تنظیم کنید. تنظیم، افزودن و ایجاد تغییرات در نرم افزار باید برای شما و تیم شما بازی کودکانه باشد.

بهترین ابزار اتوماسیون گردش کار نیازی به الزامات اضافی برای سفارشی سازی ندارد. نیازی به استخدام کارشناسان برای آموزش نحوه ایجاد تغییرات در نرم افزار به شما و کارکنان خود ندارید.

یک ابزار اتوماسیون ساده به این معنی است که نه تنها رابط کاربری آن کاربر پسند است، بلکه قابلیت‌های سفارشی سازی آن نیز وجود دارد. نرم افزار اتوماسیون جریان کار سخت (که کار کردن با آن دشوار است) برای مشاغل عالی نیست.

6. ارتباط

اگر نمی دانید، (توجه داشته باشید) دو نوع اتوماسیون فرآیند گردش کار وجود دارد، نرم افزار اتوماسیون عمومی و نرم افزار اتوماسیون ویژه فرآیند.

نرم افزار اتوماسیون همه منظوره همانطور که از نامش پیداست کل سازمان شما را خودکار می‌کند. نقص آن این است که ممکن است به طور خاص به حوزه‌های خاصی در کسب و کار شما که واقعاً نیاز به ارتقاء دارند، نپردازد.

از سوی دیگر، نرم افزار اتوماسیون گردش کار ویژه فرآیندها مانند نرم افزار بایگانی اسناد، فرآیندهای داخلی مشخص را مورد بررسی قرار می‌دهد. برخلاف مدل قبلی، این نوع از اتوماسیون فرآیندهای تجاری در جایی که مورد نیاز است کار می‌کند. بنابراین نتایج به راحتی قابل مشاهده است.

بسته به آنچه کسب و کار شما نیاز دارد، یک ابزار اتوماسیون را انتخاب کنید که بر اساس نتایج باشد.

7. نگهداری

با جستجوی بهترین نرم افزار اتوماسیون، متوجه خواهید شد که اکثر ابزارها مبتنی بر فضای ابری هستند. این بدان معناست که آنها ممکن است نیازی به تعمیر و نگهداری نداشته باشند. 

با این حال، برخی از ابزارهای اتوماسیون ممکن است نیاز به تعمیر و نگهداری داشته باشند. به عنوان مثال، راه‌حل‌های نرم افزاری مدیریت فرآیند که برنامه های بارگیری شده‌اند ممکن است از شما بخواهند که هر از گاهی آنها را به روزرسانی کنید.

حال اگر از انتهای کار مشغول نگهداری نرم افزارهای اتوماسیون گردش کار هستید، عاقلانه است که درک روشنی از چارچوب نگهداری داشته باشید. برخی از شرکتهای نرم افزاری هنگام به روزرسانی به شما اطلاع می‌دهند و برخی دیگر قبل از اینکه بتوانید نرم افزار گردش کار را به روز کنید، درخواست پرداخت می‌کنند. شرکتهای نرم افزاری که برای به روز رسانی درخواست پرداخت میکنند، یک NO بزرگ هستند. 

8. مقیاس پذیری نرم افزار

رشد، آرزوی هر تجارت سودآور است. به همین دلیل است که انتخاب یک ابزار اتوماسیون با طراحی مقیاس پذیر یک ایده عالی است. 

شما نمی‌خواهید به لحظه‌ای برسید که تجارت شما از سیستم مدیریت پروژه شما پیشی گرفته باشد؛ و (شما) باید جستجو، موشکافی، آزمایش و سفارشی سازی یک ابزار جدید اتوماسیون گردش کار را آغاز کنید. 

بهترین ابزار اتوماسیون گردش کار مقیاس پذیر است. بنابراین قبل از خرید، پتانسیل توسعه نرم افزار در آینده را در نظر بگیرید. شما به یک ابزار اتوماسیون متناسب با نیازهای تجاری خود، از جمله رشد نیاز دارید.

9. پشتیبانی مشتری

خدمات مشتری ستون اصلی صنعت تجارت است. هنگام انتخاب بهترین نرم افزار اتوماسیون گردش کار، از خدمات مشتری شرکت در سطح بالا اطمینان حاصل کنید.

مراقب نحوه عملکرد بخش پشتیبانی ارائه دهنده خدمات باشید. ساعات پشتیبانی آنها چقدر است و با چه سرعتی مشکلات را حل می‌کنند؟

چنین دانشی (اطلاع از خدمات پشتیبانی شرکت) کسب و کار شما را از خراب شدن راه حل اتوماسیون و ندانستن آنچه باید انجام دهید، به ویژه هنگامی که تیم فنی شما در این نزدیکی نیست، محافظت می‌کند.

10. هزینه

همچنین به یاد داشته باشید که هزینه یکپارچه سازی و نگهداری ابزار اتوماسیون گردش کار را نیز بررسی کنید.اگر قیمت برای شما مسئله نیست، تا زمانی که نرم افزار، بهره‌وری خود را ارائه می‌دهد، ممکن است قیمت واقعا مهم نباشد.

با این حال، اگر بودجه کمی دارید، چیزی را می‌خواهید که نه تنها مقرون به صرفه بلکه مولد نیز باشد. استفاده بهینه از پول شما ایده بدی نیست. پرداخت هزینه بیشتر برای بهره‌وری کمتر یک شکست است.

اکثر نرم افزارهای اتوماسیون گردش کار مبتنی بر اشتراک هستند، به این معنی که شما برای خدمات ارائه شده ماهیانه یا سالانه هزینه پرداخت می‌کنید. بسته به نیاز خود، یک مدل قیمت گذاری را در نظر بگیرید که به وضعیت مالی شما ضربه نزند.

حرف پایانی

با انجام همه این کارها، هر کسب و کاری به دنبال یک راه حل اتوماسیون گردش کارِ کارآمد و مقرون به صرفه است. اگر مدیریت اسناد برای شرکت شما دردسرساز است، نرم افزار مدیریت اسناد مانند کاج می‌تواند معجزه کند. بهبود فرآیند کسب و کار شما در حالی که به افزایش بهره‌وری کمک می‌کند.

امیدوارم نکات گفته شده مفید بوده باشد و شما در حال ارتقاء فرآیند کسب و کار خود با بهترین نرم افزار اتوماسیون گردش کار باشید.

ترجمه شده از وبسایت OpenKM