چرا نرم افزار بایگانی اسناد در هر شرکت ضروری است

زمان‌هایی وجود داشته است که مشاغل از شانس و تلاش سخت برای تأمین رشد، استفاده میکردند. اکنون برای رونق کسب و کار، به تلاش ثابت و مداوم نیاز است. از ایجاد جایگاه خود در بازار گرفته تا حفظ آن، برای پیشرفت موفقیت آمیز کسب و کار به موارد دیگری بیش از فقط شانس نیاز است. 

دادهها و اطلاعات خون خطوط تجارت میباشند. دانستن جزئیات مربوط به مصرف کننده و نگهداری مجموعه دادههای ثبت شده از آن، باعث میشود شرکت با کمک اطلاعات مربوطه، به صاحبان مشاغل کمک کند. به همین دلیل است که اکثر مشاغل توانایی تولید روزانه مقدار سرسام آور داده را دارند. اما فقط تولید داده مهم نیست. هرچه اطلاعات بیشتری تولید شود، به راهحل نرم افزاری مدیریت اسناد کارآمدتری نیاز است. 

نرم افزار بایگانی چیست؟

به بیان سادهتر، نرم افزار بایگانی روشی خودکار برای سازماندهی، ضبط و دیجیتالی کردن ایمن اسناد و وظایف برای برچسب گذاری و تأیید یک کار کامل است. نرم افزار بایگانی الکترونیکی از طریق پروندههای تجاریِ شما برای ذخیره دادهها بر روی نرم افزار بایگانی اسناد (DMS) ابری کار میکند.

چرا اسناد در یک سازمان مهم است؟

طبق آمارهای اخیر در مورد سیستمهای تشکیل پروندههای ابری و مدیریت اسناد، از سال 2020، 86٪ صرفهجویی به خاطر مستند سازی انجام شده است. اکنون، این ارقام به وضوح نشان میدهد که چرا مستندسازی دیجیتالی برای یک سازمان ضروری است. نه تنها هزینه، وقت و تلاش اولیه را آزاد میکند، بلکه وقتی ذهنیت متخصصان تغییر کند که کاغذ بازی را بخشی از مشاغل خود ندانند، کل مسیر انجام عملیات تجاری کارآمدتر میشود.

هدف نرم افزار بایگانی چیست؟

هدف اصلی نرم افزار بایگانی، کارایی است. چیزی که بسیاری از مشاغل متوجه آن نیستند این است که کار سختی که آنها به عنوان بخشی از کار یک کارمند در نظر میگیرند در واقع اتلاف وقت است. بجای نشستن و انجام کارهای اداری، از استخدام مبتنی بر مهارت شما، میتوانند برای استراتژیک کردن حرکات تجاری خود استفاده کنند. فرآیند پر زحمت ارسال نمابر، جستجو، بایگانی و مدیریت دستی اسناد خاص میتواند تحت یک نرم افزار کارآمد مدیریت اسناد قرار گیرد. این کار نه تنها به صورت انجام خودکار گردش کار و تمام فرایندهای شما خواهد بود، بلکه چیزی فراتر از ذخیره سازی ابری نیز خواهد بود. 

راهحلهای پیشرفته مدیریت اسناد میتواند تعداد زیادی پرونده کاغذی را در جریان و خارج از تجارت شما مدیریت کند. شما میتوانید آن زمان ارزشمند را به جای وظایف اداری که با پشتکار تمام به عنوان بخشی از شغل خود انجام میدهید، برای انجام آنچه در واقع نیاز شغلی شما و مبتنی بر مهارت است صرف کنید.

مزایای نرم افزار بایگانی چیست؟

مدیریت دادهها و اطلاعات یک کار چالش برانگیز است. بنابراین، اسناد و مدارك به عنوان یكی از مؤلفههای اساسی هر شركت نمیتوانند به تنهایی رها شوند و باید به طور مداوم مورد مراقبت و مدیریت قرار گیرند. بسته به نوع تجارت شما، محصولات نرم افزار بایگانی میتوانند مزایای خوبی را برای شما فراهم کنند. در اینجا چند مورد برتر از مزایای اصلی مدیریت اسناد وجود دارد که میتوانید انتظار داشته باشید نیازهای شما را برآورده کند.

1- کاهش در فضای ذخیره سازی

هرچه شرکت شما مستندات کاغذی بیشتری نیاز داشته باشد، فضای ذخیرهسازی بیشتری برای نگهداری آن نیاز دارید. در صورت، در نظر گرفتن فضا برای ذخیره اسناد کاغذی هزینه اضافی است، اما به همین راحتی ریشهکن میشود. یک راهحل دیجیتالی مبتنی بر نرم افزار برای مدیریت اسناد و مدارک شما، تمام آن چیزی است که شما به جای کابینه پرونده، فضای ذخیرهسازی، جعبهها یا سطل زباله برای دور ریختن هرگونه اطلاعات بی ربط نیاز دارید. به طور خودکار فضای دفتر را برای فعالیت های بهتر و پربارتر آزاد میکند. اگرچه اسنادی وجود دارد که به ذخیره سازی انبوه در قالب نسخههای چاپی احتیاج دارند، اما به راحتی میتوان بدون اینکه ظرفیت ذخیرهسازی سایت شما به خطر بیفتد آنها را خارج از سایت و در فضای انبار ذخیره کرد.

2- امنیت بهتر

بسیاری از شرکتها اطلاعات حساس را از طریق اسناد و مدارک خود ذخیره میکنند. به همین دلیل است که یک نرم افزار بایگانی مقررات امنیتی بهتری را در اختیار شما قرار میدهد که شما را از خطر و تهدید از دست دادن اطلاعات مهم و حیاتی حفظ میکند. نه تنها دسترسی آسان از راه دور به چندین مکان را فراهم میکند، بلکه میتوانید دامنههای کاربر را که مجاز به ویرایش سند هستند و اشتراک گذاری آن را تنظیم و کنترل کنید. همچنین، یک ویژگی اضافی از راهحل نرم افزار بایگانی اسناد (DMS) این است که مسیرهای ممیزی را پشت سر میگذارد. بنابراین اگر خواستید بدانید چه کسی سندی را برای اصلاح مشاهده یا ویرایش کرده یا به آن دسترسی پیدا کرده است، میدانید که این برای کاربر قابل پیگیری است.

3- انطباق نظارتی بهبود یافته

بارها اتفاق میافتد که یک سند برای یک بار استفاده نیست. یا باید سالانه مانند پروانه بهرهبرداری تنظیم شود یا میتواند منجر به سلب اجازه، جریمه نقدی و لغو فرصت‌های شغلی شود. به همین دلیل است که به دلیل چنین انطباق نظارتی که باید انجام شود، اسناد جداگانه را نمیتوان به سادگی دور نگه داشت و فراموش کرد. آنچه که راهحل‌های مدیریت اسناد در این زمینه انجام میدهد این است که سوابق قانونی را در سیستم ایمن نگه دارد و بر این اساس به شما یادآوری میکند که آن را در تاریخ سررسید به روز کنید. برنامهها را میتوان به راحتی خودکار و سفارشی کرد تا این الزامات را برآورده کنند.

4- بازیابی آسان اسناد

تصور کنید که مجبورید در یک اتاق بزرگ ذخیره سازی اسناد با پشتهها و انبوهی از پروندهها به دنبال پرونده یک سند باشید که همه در یک ردیف قرار دارند، و شما در جلسهای که در ساعت آینده برگزار میشود نیاز به ارائه اطلاعات حیاتی موجود در آن پرونده دارید. استرس زا به نظر می‌رسد، درست است؟ در نتیجه گیج کننده است که اگر بنگاههای اقتصادی ترجیح میدهند مسیر طولانیتری از کار شدید یک کارمند سخت کوش را برای بازیابی پروندههای مهم طی کنند، درحالیکه  میتواند بلافاصله با کلیک یک دکمه اتفاق بیفتد. یک نرم افزار بایگانی، برنامه جستجوی کلمات کلیدی تصادفی شما را میگیرد و فایلی را که به دنبال آن هستید به شما ارائه می‌دهد. 

5- همکاری بهتر بین تیم

نه تنها یک نرم افزار مدیریت اسناد، اسناد شما را ذخیره میکند، بلکه به شما امکان دسترسی فوری، ویرایش گزینهها و ویژگیهای مشترک بهتر برای نیروی کار و تیم شما را ارائه میدهد. همه اعضای تیم میتوانند در طی یک جلسه به اسناد موجود در سیستم عامل دسترسی پیدا کنند تا بدانند دقیقاً در مورد چه چیزی صحبت میشود و با قرار گرفتن در یک صفحه درک بهتری از مسائل دارند. این نه تنها باعث میشود که همه اعضای تیم در یک سطح مساوی از اشتراک اطلاعات قرار بگیرند بلکه یک با یک راهحل عالی مدیریتی شما را از چاپ یک سند به تعداد اعضاء هیأت مدیره و ارائه آن به صورت دستی در جلسه هیأت مدیره خلاص میکند.

6- بهبود پشتیبان گیری و بازیابی فاجعه

تصور کنید همه پروندهها و اسناد مهم خود را در آتش سوزی محل کار خود از دست بدهید. چنین وضعیتی قابل پیشبینی است زیرا وقوع بلایای طبیعی غیرقابل پیشگیری است. از زلزلهای که باعث سقوط سقف میشود تا فصل بارانهای موسمی که باعث جاری شدن سیل و غرق شدن مدارک شما میشود، هیچ بیمهای مانند داشتن پشتیبان قابل اعتماد که نسخههایی از همان اسناد را در اختیار شما قرار میدهد، خسارت را پوشش نمیدهد. به همین دلیل سیستمهای مدیریت اسناد به شما امکان میدهند یک راهحل پیشرفته برای تهیه نسخه پشتیبان و یک برنامه بازیابی فاجعه برای تمام پروندهها و اسناد مهم خود داشته باشید.

7- فواید نامشهود

علاوه بر تمام مزایای پاسخگویی که در بالا ذکر شد، چند مزیت نامحسوس وجود دارد که نرم افزار بایگانی را به هر نوع آن، به بخشی با ارزش و جدایی ناپذیر از روند هدایت کسب و کار شما تبدیل میکند. از خدمات نوشتن دانشگاهی گرفته تا فروشگاه تجارت الکترونیکی، یک نرم افزار آرشیو عالی باعث میشود همه مشاغل بهتر تنظیم شوند. در زیر پنج دلیل اصلی برای مدیریت دانش آورده شده است:

• انعطاف پذیری
• رقابت پذیری
• آرامش خاطر
• آزادی
• رشد حرفه ای

ویژگی‌های نرم افزار بایگانی چیست؟

یک نرم افزار بایگانی کارآمد به دنبال ارائه مزایای ذکر شده در بالا از طریق ویژگیهای مدیریت اسناد زیر است:

1- شناسایی مخازن انواع اسناد

در مواردی که اسناد کاغذی در کابینتهای پرشده در فضای کار، در یک انبار اختصاصی یا یک بخش خاص ذخیره میشوند، یک سند الکترونیکی به راحتی میتواند در یک رایانه رومیزی محلی هر کاربر، منابع انسانی و کارمندان ذخیره شود. اتصال آنها از طریق یک سرور متمرکز به یک مخزن اسناد اختصاصی است. انتظار می رود که یک نرم افزار بایگانی خوب نشان دهد که یک سند در کجا ذخیره میشود، از کجا میتوان به آن دسترسی داشت و حتی سند را با اجرای یک فرمان تولید کرد.

2- یک سیستم طبقه بندی شده برای اسناد ایجاد میکند

دیگر مرتب سازی دستی پروندهها یا نگهداری آنها در بخشهای مختلف با توجه به ارتباط آنها وجود ندارد. اکنون یک نرم افزار بایگانی اسناد (DMS) مرتب سازی را برای شما انجام میدهد و به شما کمک میکند تا اسناد خود را به ریزترین جزئیات طبقه بندی کنید که متفاوت از دیگری است. شما به راحتی میتوانید یک سیستم سلسله مراتبی ایجاد کنید که مرور یک سند خاص را تسهیل کند و به موقع به یک بازیابی سند کارآمدتر از طریق یک برنامه موتور جستجو کمک کنید. 

3- قوانین و الگوهایی برای ایجاد و اصالت بهتر

میتوانید از الگوهای مختلف استفاده کرده و یک سند اصلی در بستر نرم افزار ایجاد کنید. سپس می‌توانید فرایند مدیریت اسناد را طی کنید و یک قانون کنترل شده تنظیم کنید که چه کسی میتواند آن را مشاهده کند، به آن دسترسی پیدا کند و متناسب با آن ویرایش کند. چنین ویژگی به شما کمک میکند تا سند خود را ایمن و اصلی نگه دارید تا از نشت و دسترسی غیرمجاز خارج شود. به راحتی میتوانید سندی را که تحت نظر کنجکاوی قرار دارد و ممکن است بخواهد از آن سوء استفاده شود را کنترل و ردیابی کنید.

4- ابزاری برای تعیین سندی متناسب با فرایندهای تجاری

یک نرم افزار بایگانی عالی باید ابزارهایی برای هشدار و زمان بندی داشته باشد که اسناد خاصی را که نیاز به تأیید، تنظیم یا هرگونه تصمیم پیش شرط دیگری دارند، نمایش دهد. علاوه بر این، یک نرم افزار بایگانی اسناد به همه یا به طور خاص به یک شخص مربوطه برای بازگشت به سند هشدار میدهد و جزئیات غیرضروری را با همه بینندگان به اشتراک نمیگذارد. حتی به عنوان یک واحد سرور متمرکز برای ارسال اطلاعیهها و هشدارهای مهمِ مربوط به همه، کار خواهد کرد.

5- خط مشیها و رویههای خاص بایگانی

این ویژگی منجر به انجام کارها در یک محیط کنترل شده میشود. یک نرم افزار بایگانی توسط کنترل کننده، مدیر و مدیرکل، در مورد نحوه برخورد با ایجاد اسناد قدیمی که ممکن است در حال حاضر مهم نباشد، دارای سیاستها و رویههای سختگیرانهای است که بخشی از مجموعه دادههای مربوط به تجارت میباشد. این اسناد بایگانی میشوند و دسترسی کنترل شده دارند و یا حتی اگر دیگر مفید نباشند ممکن است بدون هیچ سابقه دیگری برای همیشه از بین بروند.

6- امکانات برای بازیابی سریع

دلیل اجرای نرم افزار مدیریت اسناد عمدتاً صرفه جویی در وقت و افزایش بهرهوری است که در ابتدا هدف اصلی هر نرم افزار بایگانی موثر است. هر امکان یا ویژگی که بتواند روند بازیابی را آسان و کارآمد کند این مزیتی است که میتوانید بین انواع مختلف نرم افزار نرم افزار بایگانی تفاوت قائل شوید. بهترین حالت، موتور جستجو و سیاست کلمات کلیدی برای بازیابی دستور در هر زمان از روز است.

7- رویههای امنیتی پیشرفته برای جلوگیری از دسترسی غیر مجاز

به غیر از تمام ویژگیهایی که برای کنترل روند تجارت و ایجاد یک محیط امن و قابل ردیابی به آن‌ها اضافه میشود، روش‌ها و ویژگیهای امنیتی پیشرفتهای وجود دارد که شما را قادر میسازد تا یک تجارت منظم را انجام دهید. به شما امکان میدهد مسیرهای ممیزی داشته باشید که میتوان آنها را در آخرین کاربر جستجو کرد و به شما دقیقاً میگوید که در صورت وجود هرگونه نقض داده، کدام کاربر، به کدام پرونده و برای چه چیزی دسترسی پیدا کرده است.

در مجموع؛

در مجموع، یک نرم افزار بایگانی برای صرفه جویی در تلاش، وقت و هزینه منابع بسیار ارزشمند است. این نه تنها برای کاهش هزینههای عملیاتی ارزشمند است، بلکه باعث ایجاد تعامل بهتر با کارمندان و روابط مشتری و همچنین یک دفتر بدون کاغذ میشود. بسیاری از مشاغل و شرکت‌های جهانی در حال حاضر یک برنامه کارآمد DMS را به خوبی تاسیس و انجام دادهاند. از مشاغل محلی که دارای سابقه طولانی هستند تا استارت آپ های کوچک خصوصی، از مزایای سفارشی نرم افزار بایگانی که میتواند ارائه دهد استقبال می کنند و رشد تجاری خود را در کمترین زمان مشاهده می کنند.

ترجمه شده از وبسایت OpenKM