همانطور که در پستهای قبلی وبلاگ توضیح داده‌ایم، یک نرم افزار بایگانی مناسب ارزش وقت و هزینه را دارد. اگر تصمیم دارید در یک نرم افزار بایگانی اسناد (DMS) سرمایه گذاری کنید، یک مسئله کاملاً جدید بوجود می‌آید - چنین سیستمی به چه چیزی نیاز دارد؟
با توجه به این موضوع، ما میخواهیم نکات مهم خود را در مورد آنچه در نرم افزار بایگانی باید به دنبال آن باشیم، به شما ارائه دهیم تا به شما کمک کند تصمیم بگیرید کدام سیستم برای تجارت شما بهتر است.
ذخیره سازی ابری و اتصال
هیچ نرم افزار بایگانی مناسبی وجود ندارد که فضای ذخیره سازی ابری را برای عملکرد پرونده به عنوان مرکز اصلی شما فراهم نکند. با این حال، جایی که بسیاری از آنها متفاوت هستند، از نظر میزان اتصال به این هاب مرکزی است. در نظر گرفتن اینکه چگونه، کجا و چه زمانی می‌توانید به نرم افزار بایگانی دسترسی پیدا کنید ضروری است.
بعضی از سیستم‌ها ترکیبی از دسترسی مرورگر و یک برنامه جداگانه دارند که روشهای بیشماری برای دسترسی به هاب مرکزی را به شما ارائه می‌دهند، درحالیکه برخی دیگر فقط یکی از این دو را ارائه می‌دهند. برخی از سیستم‌ها محدودیت‌هایی را در مورد محل بارگیری و آپلود فایل‌ها دارند. این ویژگی‌ها، یا گاهی اوقات فقدان آنها، برای تصمیم گیری در مورد اینکه کدام سیستم برای کسب و کار شما مفید است، ضروری است.
قابلیتهای اسکن
اگر اسناد زیادی هنوز در قالب کاغذ دارید، بسیاری از سیستم های مدیریت اسنادِ خوب با نرم افزار اسکن ارائه می‌شوند که به شما امکان می‌دهد تمام اسناد مهم خود را به مرکز اصلی منتقل کنید. اگر کسب و کار شما در بسیاری از رویدادهایی که اسناد کاغذی رد و بدل می‌شود شرکت کرده یا میزبان آنها است، برای اطمینان از عدم از دست رفتن اطلاعات، این ویژگی می‌تواند مفید باشد. هنگام در نظر گرفتن این ویژگی، تعیین اینکه کدام فناوری برای عملکرد اسکن استفاده می‌شود بسیار مهم است.
عملکرد جستجو و فراداده
نرم افزار آرشیو شما باید عملکرد جستجوی قوی داشته باشد. این ویژگی به شما امکان می‌دهد اسناد خود را بسیار سریعتر و راحت تر پیدا کنید. با استفاده از این عملکرد، نیاز به توجه زیادی به عملکرد فراداده می‌باشد. یک ویژگی فراداده مناسب باید به شما امکان ایجاد یک شناسه پس زمینه برای همة موارد موجود در مرکز اصلی خود را بدهد. یک قابلیت جستجوی قوی که توسط یک تابع فراداده قابل اطمینان پشتیبانی می‌شود، به شما امکان می‌دهد هر بار سند مناسب را در زمان مناسب پیدا کنید.
ویرایشگر داخلی / سازنده سند
یک ویژگی عالی برای جستجو در نرم افزار بایگانی اسناد (DMS) ویرایشگر/سازنده اسناد داخلی یا یکپارچه است. به شما امکان می‌دهد اصلاح و بازبینی کنید. OpenKM دو روش مختلف برای ویرایش اسناد فراهم می‌کند. یکی از آنها ویرایش آنلاین (Live-edit) قدرتمند است و دیگری پلاگین همه کاره Microsoft Office.
کنترل نسخه سند
یک ویژگی اصلی که نرم افزار بایگانی اسناد (DMS) شما باید داشته باشد، کنترل نسخه سند است. این شامل لیستی از کسانی است که سندی را تغییر داده‌اند و این تغییرات را برای چه و چه زمانی انجام داده‌اند، به شما این امکان را می‌دهد که مرور کاملی از پیشرفت آن در طول زمان داشته باشید.
این تابع، لیستی کامل یا مجموعه‌ای از نسخه‌های قدیمی سند را تولید می‌کند تا اطمینان حاصل شود که اطلاعات حیاتی را در صورت بروز خطا از دست نمی‌دهید.
کنترلهای مجوز
یکی دیگر از ویژگی‌های مهم نرم افزار آرشیو شما توانایی مدیریت مجوزهای داخل سیستم است. توانایی کنترل عملکردهای کاربران، یکپارچگی داده‌های سیستم را تضمین می‌کند و اطمینان حاصل می‌کند که پرونده‌ها به طور تصادفی منتقل، بارگیری یا حذف نمی‌شوند.
پشتیبانی از قالب (فرمت) جهانی
تقریباً در هر مشاغل فقط صفحات گسترده اکسل و اسناد Word تولید نمی‌شوند. فیلم‌ها، اسکریپت‌های وبسایت، تصاویر و ... فقط نمونه‌هایی از پرونده‌هایی هستند که باید ذخیره، مدیریت و در صورت لزوم پیدا شوند. بنابراین، نرم افزار بایگانی شما باید از قالب‌های مختلف فایل پشتیبانی کند، بنابراین در نهایت شما نباید دوباره فایل‌ها را در مکان‌های جداگانه ذخیره کنید.
OpenKM یک راه‌حل مدیریت اسناد است که به مشاغل امکان کنترل تولید، ذخیره سازی، مدیریت و توزیع اسناد الکترونیکی و کنترل جریان اسناد را می‌دهد. نرم افزار ما مدیریت تمام اسناد، همکاری و قابلیت جستجوی پیشرفته اساسی را در یک راه حل آسان برای استفاده ادغام می‌کند. این سیستم همچنین شامل ابزارهای مدیریتی برای تعیین نقش‌های مختلف کاربران، کنترل دسترسی، سهمیه کاربر، سطح امنیت اسناد، گزارش دقیق فعالیت‌ها و تنظیم اتوماسیون است. امروز یک نسخه آزمایشی رایگان درخواست کنید!
آخرین مطالب منتشر شده
شرکت دانش پردازش کاج پارس موفق به دریافت گواهینامه ارزیابی امنیتی افتا برای سامانه مدیریت اسناد و دانش کاج شد. شرکت کاج پس از پشت سر گذاشتن مراحل احراز صلاحیت (تست های آزمایشگاهی فراوان) از سوی مرکز مدیریت راهبـردی افتا و سازمان فناوری‌اطلاعات موفق به دریافت این گواهینامه شد.
در این نوشته، قبل از خرید نرم افزار مدیریت فرآیند، نکاتی که باید مورد توجه قرار دهیم را بررسی می‌کنیم.
نرم افزار بایگانی کاج اجرای کلیه اقداماتی را که شرکت شما برای کاهش هزینه های دفتر نیاز دارد در اختیار شما قرار می دهد.
نرم افزار بایگانی اسناد کاج ابزارهای لازم را برای بهبود عملکرد و رضایت کلیه ذینفعان درگیر در بخش تدارکات، اعم از شرکت‌های حمل و نقل و تدارکات و مشتریان ارائه می دهد.
موضوع راه‌حل مدیریت حتی قبل از ویروس کرونا نیز مطرح بود و امروزه این یک گام ضروری برای روی آوردن شرکت‌ها به دورکاری است. مهم است که خود را با دانش مسلح کرده و آن را با استفاده از ابزارهای مناسب و مدرن فناوری اطلاعات به درستی پیاده سازی کنید.
نرم افزار کاج اجازه می‌دهد سرمایه فکری شرکت ایجاد و حفظ شود و سیستم را بر اساس اهداف سازمان تعریف و به روز می‌کند.
نرم افزار بایگانی اسناد ابزاری برای سازماندهی و مدیریت اطلاعات است، اما همچنین به عنوان یک کاتالیزور برای مدیریت دانش و بهبود مستمر عمل می‌کند. آنها (مدیریت اسناد) همچنین به معنای شفافیت برای نهادهای عمومی هستند، زیرا (دسترسی به) اطلاعات را برای کسانی که به آن نیاز دارند تسهیل می‌کنند.
این ده سوال را که باید از ارائه دهنده نرم افزار بایگانی اسناد خود بپرسید به شما کمک می‌کند تعیین کنید که آیا آنها افراد مناسبی برای این کار هستند و آیا راه‌حل‌های نرم افزار بایگانی اسناد (DMS) آنها برای سازمان شما مناسب است یا خیر؟
اصلیترین الزاماتی که همه سازمانها برای انطباق با GDPR نیاز دارند در ذیل آمده است.
