چگونه از اشتباهات رایج در مدیریت اسناد جلوگیری کنیم؟

برای جلوگیری از اشتباهات رایج، مدیریت کارآمد و ایمن اسناد برای مشاغل ضروری است. عدم اجرای یک برنامه جامع مدیریت اسناد می‌تواند زمانبر، هزینه‌بر و حتی منجر به مشکلات حقوقی شود.
چگونه از اشتباهات رایج در مدیریت اسناد جلوگیری کنیم؟
19 مرداد ، 1400
 
 
 
 
 
 

عدم ایجاد یک نرم افزار مدیریت اسناد متمرکز

برای بازیابی اطلاعات هنگام حادثه و محافظت از اطلاعات حساس، بسیار مهم است که اسناد دیجیتالی شما به صورت استاندارد سازمان یافته و ردیابی شود، به همین دلیل ایجاد یک نرم افزار مدیریت اسناد متمرکز مهم است. مؤثرترین راه برای این کار استفاده از سیستمهای خودکار مدیریت اسناد، شاید با استفاده از فایل سرور از یک شرکت مدیریت اسناد باشد. 

همچنین اطمینان حاصل شود که همه کارمندان در مورد نحوه و مکان ذخیره و ردیابی اسناد مطلع باشند تا از پردازش چندین باره اسناد جلوگیری شود. علاوه براین، همچنین به شما امکان میدهد درخواست‌ها و یادآوریهای خودکار ایجاد کنید، در وقت خود صرفهجویی کنید و همچنین به شما کمک میکند تا از این اشتباه جلوگیری کنید. 

اشتباه در ایجاد یک برنامه نگهداری

تونی راجرز، روزنامه نگار Assignment Help و Essayroo می گوید: «اگرچه ممکن است انتظار داشته باشید که این امر واضح باشد، اما بسیاری از سازمان‌ها واقعاً نمیدانند چه اسنادی را باید ذخیره کنند، چه مدت باید آنها را ذخیره کنند و حتی چگونه باید آنها را از بین ببرند.». «ایجاد یک برنامه نگهداری اجازه میدهد تا تمام این مراحل رسمیت یافته و اطمینان حاصل کنید که تجارت شما با تمام الزامات قانونی و نظارتی مطابقت دارد.»

برای جلوگیری از این اشتباه رایج، میتوانید برنامه نگهداری خود را ایجاد کرده یا یک برنامه موجود را به روزرسانی کنید. با این حال، درخواست راهنمایی از یک شرکت متخصص در زمینه مدیریت اسناد میتواند به شما اطمینان دهد که تمام الزامات لازم را برآورده میکنید. در کنار سایر فرآیندهای تجاری، اطمینان از اینکه سوابق تاریخ انقضا سند را نگهداری میکنید نیز مهم است. استفاده از سیستم خودکار میتواند برای این امر بسیار مفید باشد. 

عدم وجود فایلهای دیجیتالی شده

استفاده از سیستمهای خودکار مانند تصویربرداری اسناد و سرورهای پرونده (File Servers) رو به افزایش است، نه تنها به این دلیل که به تضمین امنیت اسناد کمک میکند، بلکه احتمال از بین رفتن آنها را نیز کاهش میدهد. در میان بهترین شیوههای مدیریت اسناد، اسناد دیجیتالی باید اسکن شده و بر روی هارد دیسک، سرور فایل (File Server) یا سیستم مدیریت محتوای سازمانی (ECM) منتقل شوند، به طوری که به راحتی و ایمن به آنها دسترسی پیدا کنید. دیجیتالی کردن فایل‌های فعال این مزیت را دارد که به شما امکان میدهد خیلی سریعتر و آسانتر به اطلاعات دسترسی پیدا کنید و همچنین به شما امکان میدهد اسناد را با خیال راحت ذخیره و مدیریت کنید.

اشتباه ذخیره فایلهای بایگانی خارج از سایت (محل شرکت)

اسنادی که منقضی شدهاند و یا دیگر لازم نیستند، باید در یک سیستم ایمن بایگانی شوند. 

استفان لوسک، نویسنده فناوری در TopCanadianWriters and Studydemic ، توضیح می‌دهد: «اگرچه ممکن است هزینه بیشتری به نظر برسد، اما به عنوان یک راهحل مدیریتی، ذخیرهسازی پرونده خارج از سایت ایمنتر است» «معمولاً این مراکزِ هدفمند هستند که توسط یک نرم افزار بایگانی اسناد برای ذخیره سازی طولانی مدت طراحی شدهاند، به این معنی که امنیت بالاتری دارند. به طور معمول، این سرورهای فایل (File Servers) دارای امکاناتی از قبیل کارکنان 24 ساعته، سیستمهای نظارت و کنترل دسترسی به ورودی و همچنین فناوری تشخیص و مهار آتش میباشند. سوابق شناسایی به طور معمول در جعبههای امن نگهداری میشوند که دارای بارکد هستند و سپس به یک پایگاه داده ردیابی وارد میشوند. سپس متخصصان مدیریت سوابق، مدیریت پایگاه داده را بر عهده خواهند داشت. بایگانیهای خارج از سایت، حتی برای اطلاعات حساس، در برابر خطرات داخلی و خارجی بسیار ایمنتر هستند»

فقدان حفاظت پشتیبان دیجیتال

شما باید یک برنامه مدیریت سند داشته باشید تا به شما کمک کند با شرایط غیر منتظره یا اضطراری مانند بازیابی اطلاعات کنار بیایید (هنگام بروز حوادث بتوانید اطلاعات را بازیابی کنید).  بسیار مهم، شما باید اطمینان حاصل کنید که از دادههای پشتیبان خود محافظت میکنید. یکی از راههای انجام این کار میتواند استفاده از خدمات چرخش نوار (ذخیره اطلاعات بر روی هارددیسک‌های نواری) باشد. این شامل انتقال منظم رسانه پشتیبان به یک مخزن داده است. از فناوری بارکد و مدیریت نوار تخصصی برای ردیابی رسانههای شما در یک شرکت مدیریت اسناد و همچنین برای اهداف مدیریت و حفاظت استفاده میشود. اگر از وضعیت اضطراری از دست دادن اطلاعات رنج میبرید (اگر اطلاعات خود را به طور ناگهانی از دست دادهاید)، میتوانید به سرعت نوارهای داده خود را به سایت تعیین شده خود تحویل دهید (تا اطلاعات شما را بازیابی کنند). 

عدم استفاده صحیح از سوابق

عدم تخریب (از بین بردن) سوابق به طور صحیح، ایمن و به موقع میتواند منجر به مسئولیت قانونی و خطرات محافظت از حریم خصوصی شود. با خرد کردن (اسناد)، از اشتباهات رایج مانند این خودداری کنید. خدمات خرد کردن میتواند گونیهای اطلاعات تخریب شده را به صورت رایگان به دفاتر تحویل دهد. سپس یک تکنسین خردکن گونیهایی را که حاوی تمام اسناد است جمع می‌کند و آنها را در دستگاه خرد کن درجه صنعتی خرد میکند. در پایان مراحل، گواهی تخریب به شما ارائه شده و مدارکی برای سوابق بعدی در اختیار شما قرار میدهد. 

نتیجهگیری

اطمینان حاصل کنید که اسناد دیجیتالی شده، در یک نرم افزار آرشیو اسناد متمرکز نگهداری شده و همه پروندههای بایگانی شده و اطلاعات حساس در یک مکان امن نگهداری میشوند. اطمینان حاصل کنید که سوابق به درستی مرتب میشوند و یک برنامه محافظت از پشتیبانِ قابل اعتماد و مطمئن در دست اجرا دارید. به این ترتیب، شما قادر خواهید بود از اشتباهات رایج در مدیریت اسناد که میتواند بر تجارت شما تأثیر منفی بگذارد، اجتناب کنید.

 

ترجمه شده از وبسایت OpenKM

آخرین مطالب منتشر شده

نکات مهم در خرید اتوماسیون گردش کار
20 اردیبهشت ، 1401
در این نوشته، قبل از خرید نرم افزار مدیریت فرآیند، نکاتی که باید مورد توجه قرار دهیم را بررسی می‌کنیم.
نحوه صرفه جویی در هزینه های ادارات
18 اسفند ، 1400
نرم افزار بایگانی کاج اجرای کلیه اقداماتی را که شرکت شما برای کاهش هزینه های دفتر نیاز دارد در اختیار شما قرار می دهد.
نرم افزار بایگانی در مراکز حمل و نقل
30 آذر ، 1400
نرم افزار بایگانی اسناد کاج ابزارهای لازم را برای بهبود عملکرد و رضایت کلیه ذینفعان درگیر در بخش تدارکات، اعم از شرکت‌های حمل و نقل و تدارکات و مشتریان ارائه می دهد.
آیا استفاده از نرم افزار بایگانی امن است؟
19 آذر ، 1400
موضوع راه‌حل مدیریت حتی قبل از ویروس کرونا نیز مطرح بود و امروزه این یک گام ضروری برای روی آوردن شرکت‌ها به دورکاری است. مهم است که خود را با دانش مسلح کرده و آن را با استفاده از ابزارهای مناسب و مدرن فناوری اطلاعات به درستی پیاده سازی کنید.
مدیریت دانش چیست؟
19 آذر ، 1400
نرم افزار کاج اجازه می‌دهد سرمایه فکری شرکت ایجاد و حفظ شود و سیستم را بر اساس اهداف سازمان تعریف و به روز می‌کند.
نرم افزار بایگانی در مدیریت دولتی
20 آبان ، 1400
نرم افزار بایگانی اسناد ابزاری برای سازماندهی و مدیریت اطلاعات است، اما همچنین به عنوان یک کاتالیزور برای مدیریت دانش و بهبود مستمر عمل می‌کند. آنها (مدیریت اسناد) همچنین به معنای شفافیت برای نهادهای عمومی هستند، زیرا (دسترسی به) اطلاعات را برای کسانی که به آن نیاز دارند تسهیل می‌کنند.
ده سوالی که باید از ارائه دهنده نرم افزار بایگانی خود بپرسید
31 شهریور ، 1400
این ده سوال را که باید از ارائه دهنده نرم افزار بایگانی اسناد خود بپرسید به شما کمک می‌کند تعیین کنید که آیا آن‌ها افراد مناسبی برای این کار هستند و آیا راه‌حل‌های نرم افزار بایگانی اسناد (DMS) آن‌ها برای سازمان شما مناسب است یا خیر؟
چگونه GDPR می تواند بر جمع آوری اطلاعات مشتری تأثیر بگذارد
30 شهریور ، 1400
اصلیترین الزاماتی که همه سازمانها برای انطباق با GDPR نیاز دارند در ذیل آمده است.
نرم افزار بایگانی اسناد چیست و با آن چه می توان کرد؟
28 شهریور ، 1400
به سختی می‌توان سناریویی را تصور کرد که ساده‌سازی حجم کار، تولید و مدیریت بسیار کارآمد اسناد شما، بدون در نظر گرفتن افزایش ثبات خروجی مفید نباشد.
5 نکته برای افزایش امنیت اسناد در محل کار
25 شهریور ، 1400
مشاغل به داده‌های محرمانه نیاز دارند. با این حال، نحوه نگهداری و محافظت از این داده‌ها همه تفاوت‌ها در جهان را رقم میزنند.