چگونه مدارس و دانشگاه ها می توانند از سیستم مدیریت اسناد بهره مند شوند

رایانه نعمت زمان ماست که به همه جنبههای زندگی بشر از جمله کار ما رسیده است. مدت هاست که کامپیوتر برای انجام بیشتر کارهای معمول جایگزین افراد میشود و بتدریج در بخشهای فکری و خلاقِ فعالیتهای انسانی بیشتر نفوذ می کند. بنابراین جای تعجب نیست که بسیاری تمایل دارند کارهای غیر پروفایل خود را بیشتر مکانیزه کنند و تمام توجه خود را به جای پرونده سازی و سایر کارهای اداری خسته کننده ذهن، به کارهای فشردهتری معطوف کنند.

مدارس و دانشگاههای مدرن با انبوهی از پرونده ها سر و کار دارند، بنابراین جای تعجب نیست که آنها نیاز به ساده سازی فرایندهای خود و پشتیبانی از اطلاعات با کیفیت بالا، که علت اجرای سیستمهای مدیریت الکترونیکی اسناد آنها می باشد، پیدا کردند. اگر می خواهید در مورد مزایای اصلی اجرای نرم افزار مدیریت اسناد برای مؤسسات آموزشی اطلاعاتی کسب کنید، به خواندن ادامه دهید.

هدف از اجرای سیستم مدیریت اسناد چیست؟

نرم افزارهای مدیریت اسناد ، سیستمهایی هستند که امکان مدیریت انواع مختلف اسناد و اطلاعات را دارند. چنین سیستمی باید مدیریت تمامی کارها را که از طریق آن فرآیندهای آموزشی و مدیریتی انجام می شود، اطمینان از شفافیت و دسترسی به داده ها، ایجاد کانالهای مناسب برای تحویل آن، امکان ذخیره سازی کارآمد و ایمنی اطلاعات را فراهم کند. بنابراین، وظیفه اصلی چنین سیستمی ضبط، مدیریت، ذخیره، تحویل و حفظ اطلاعات است.

یک نرم افزار مدیریت اسناد خوب باید به مدیریت همه فرایندهای در حال انجام در مدرسه یا دانشگاه کمک کند. بسته به مقیاس موسسه آموزشی، ساختار آن میتواند از تقسیمات مختلفی تشکیل شود، از نظر وظایف و عملکردها متنوع است. لازم است ارتباطات اطلاعاتی به گونهای ساخته شود که شامل همه شرکت کنندگان در یک فرآیند خاص باشد.

اهداف پیاده سازی سیستم های الکترونیکی مدیریت اسناد به شرح زیر است:

• ایجاد یک پایگاه داده واحد در سازمان.
• سهولت و کارایی کار با مستندات.
• به حداقل رساندن مفقودی پرونده.
• کنترل اسناد، ذخیره سازی کارآمد آن.
• بهبود کارایی کل سازمان به عنوان یک مجموعه.

شایان ذکر است که هر دانش آموز در طول تحصیل خود تعداد زیادی پرونده تولید میکند. همه تکلیف درسی آنها کار زیادی میطلبد ، بنابراین داشتن یک سایت مفید برای جستجوی راه حل ها ضروری است. شما میتوانید از این منبع برای مطالعه نمونه مقالههای مختلف استفاده کنید تا مقاله خود را کامل کنید و همچنین ایدههای جدیدی را برای پروژههای خود بدست آورید.

در نظر بگیرید که چه تعداد دانشجو در هر مؤسسه آموزشی حضور دارند و تعداد اسناد (پروندههای شخصی، مقالهها، تکالیف و غیره) را که هر دانش آموز تهیه میکند، را تصور کنید. اگر هر دو عدد را در هم ضرب کنید، مقدار بسیار زیادی پرونده برای شما باقی میماند که باید دریافت، سازماندهی و ذخیره شوند. اینجاست که سیستم های مدیریت اسناد می توانند وارد عمل شوند و در فرایند مدیریت داده ها به مردم کمک برسانند.

مزایای سیستم مدیریت اسناد

اتوماسیون دانشگاه یا مدارس به طور کلی فرآیندی پرهزینه است که نیاز به هر دو سرمایه گذاری مالی و معنوی دارد. با این حال، مدیریت پرونده الکترونیکی دارای مزایای بسیاری است و باعث میشود بسیاری از سازمانها با خوشحالی اسناد کاغذی را کنار بگذارند.

اجرای نرم افزار مدیریت اسناد دارای مزایای زیر است:

• با سازمان دادن به یک جریان کامل سند، نظم را در یک موسسه ایجاد میکند.
• عملیات دستی با پرونده ها را از بین میبرد یا به طور قابل توجهی کاهش میدهد. سیستمهای خودکار فرآیندهای ورود داده، پردازش، کنترل، واردات یا صادرات و غیره را بسیار ساده میکنند.
• محافظت از اسناد، امنیت دادهها را تضمین می کند.
• جستجوی سریع و کارآمد دادههای لازم را امکان پذیر میکند.
• اجازه ذخیره اطلاعات را به صورت فشرده در دستگاههای ذخیرهسازی یا حتی سرورهای از راه دور مجاز میدهد، بنابراین اگر آتش سوزی یا رویداد مخرب دیگری در دانشگاه رخ دهد، دیگر نگرانی برای از دست دادن اطلاعات لازم نیست.
• باعث صرفه جویی در وقت و تلاش کارکنان که صرف تهیه پرونده دستی و مدیریت اسناد میشد، میشود.
• در وقت مصرف شده برای تهیه و جستجوی اسناد صرفه جویی میکند.
• تعامل با پرونده ها را در چند ثانیه امکان پذیر می کند: تغییر، کپی، ارسال پرونده و غیره
• امکان محدود کردن دسترسی به اطلاعات خاص را برای کارمندان مختلف فراهم میکند.
• باعث افزایش سرعت تعامل بین کارمندان و بخشها شده و همچنین مسئولیت متقابل آنها در مورد اقدامات انجام شده یا انجام نشده در چارچوب همکاری را ارتقاء می دهد.
• جابجایی اطلاعات به صورت کاغذی را به حداقل میرساند یا آنها را کاملاً حذف می کند.
• مصرف کاغذ را کاهش میدهد، که مسئله بزرگی در مورد موسسات آموزشی است. طبق آمار، هر معلم روزانه از 25 تا 75 برگ کاغذ برای رسیدگی به مدارک استفاده میکند ، در حالی که مقدار تقریبی کاغذ مورد استفاده یک مدرسه در سال 360،000 برگ است.
• هزینه های کاغذ و جوهر را کاهش میدهد.
• زمان صرف شده برای چاپگر یا تعمیر و نگهداری تجهیزات دیگر را کاهش میدهد.
• زحمت کارِ پر کردن فرمهای اطلاعات را کاهش میدهد.
• مهارتهای حرفهای کارمندان و اعضای هیئت علمی را افزایش میدهد.
• اجازه میدهد تا دانش فنی، تحلیلی را جمع آوری کنید، که فرصتی را برای شکل دادن دیدگاه های گسترده در مورد توسعه موسسه فراهم می کند.
• این سیستم معمولاً استفاده از الگوهایی را که قبلاً در برنامه وارد شده را در ایجاد اسناد جدید فراهم میکند، این فرصتی برای ایجاد ساختار یکسان برای همه پروندههای دانشگاه تحت یک الگو را فراهم میکند.
• نظارت بر سیستم مدیریت موسسات را تسهیل می کند. تجزیه و تحلیل عملکرد نرم افزار مدیریت اسناد، امکان شناسایی کاستی ها در مدیریت دانشگاه را فراهم میکند. کنترل اطلاعات در هنگام تحویل گرفتن و همچنین در زمان تشکیل اسناد، میتواند اشکالات، عدم کارایی در عملکردهای خاص یا متخصصان این روند را به صورت فوری نشان دهد. همچنین، فرآیندِ کنترل، امکان کارآیی ترین هماهنگی بین همه مجریان را در یک فرآیند خاص و همچنین بررسی نحوه اجرای سفارش و کیفیت اسناد پشتیبانی کننده از فرآیند را فراهم میکند.
• حسابرسی را ساده می کند.

توجه به این نکته ضروری است که مؤسسات آموزشی تأثیر مستقیمی از معرفی الکترونیکی مدیریت اسناد دریافت میکنند که با صرفه جویی در منابع و زمان تعیین میشود و همچنین تأثیر غیرمستقیمی که در شفافیت فرآیند مدیریت، کنترل عبور داده، امنیت اسناد و غیره نمایان می شود. با این حال، تأثیری که دریافت می کنند بسیار مفید است و مدیریت داده را به مرحله جدیدی میرساند.

نتیجه گیری

امروزه استفاده از نرم افزار مدیریت اسناد الکترونیکی برای هر مؤسسه ای که مجبور است با مقادیر زیادی داده کار کند ، واجب ، مرتبط و همچنین منطقی است. مدارس و دانشگاه ها دقیقاً در این گروه قرار می‌گیرند، زیرا هر روز با جریان پیسوته و سریع اسنادی روبرو می‌شوند ، که می‌تواند یک مؤسسه را برای رسیدگی به فرایندهای مهمتر ناتوان کند. بنابراین ، راه اندازی سیستم مدیریت داده‌ها اقدامی منطقی است که اکثر مؤسسات برای مقابله با استرس مدیریت داده و همچنین سازماندهی صحیح و خودکار این فرآیند انجام می‌دهند. مزایای مدیریت داده های الکترونیکی فراتر از شمارش است، بنابراین اگر می‌خواهید خودتان چنین راه حلی را امتحان کنید، دیگر نیازی به تردید نیست!

ترجمه شده از وبسایت OpenKM