همراه با افزایش لزوم ارسال روزافزون گزارش الکترونیکی به مقامات نظارتی، تعداد زیادی از پروندهها و اسناد کاغذی هر روز به فرم الکترونیکی تبدیل میشوند. اکنون تعداد قابل توجهی از افراد میخواهند اطلاعات مهم قانونی را فقط از طریق اسناد الکترونیکی مبادله کنند. یک شرکت مدرن برای اینکه همچنان یک شرکت رقابتی و آینده دار در بازار باقی بماند و مزایای مهم را برای توسعه پایدار و بلند مدت از دست ندهد، نیاز دارد که به موقع به خواستههای زیست محیطی پاسخ دهد.
بنابراین جای تعجب نیست که گزارشهای الکترونیکی و مدیریت اسناد به عناصر حیاتی تجارت دیجیتال تبدیل شدهاند. جریانهای اسناد داخلی برای مدیریت گزارشگری و بهبود کیفیت مدیریت مورد نیاز است. تبادل اسناد خارجی برای مبادله سریع و تضمین شده اطلاعات قانونی مهم با طرفین و مدیریت اسناد نظارتی ضروری است.
جوانب مثبت مدیریت اسناد الکترونیکی
منفعت اصلی وقت است: یک کارمند وقت کمتری را صرف مدیریت گزارش کرده و بیشتر برای افزایش کارایی وقت می گذارد، دقیقاً مانند دانشجویی که می تواند مقاله بخرد و ساعاتی را به مسائل شخصی خود بپردازد. از دیگر مزایا می توان به نکات زیر اشاره کرد:
- افزایش سرعت محاسبات (این امر به ویژه در پزشکی هنگام استفاده از تجهیزات پزشکی بسیار مهم است)
- کاهش زمان صرف شده برای پردازش پروندهها
- توانایی تهیه سریع مجموعهای از پرونده های لازم برای بازرسی مالیاتی یا هر رویداد دیگر؛
- کلیه فاکتورها به محض تشکیل شدن در دسترس هستند.
- ذخیره و بازیابی راحت پروندهها؛
- کاهش خطرات مالیاتی: با ارسال فوری و تأیید شده پرونده های مربوط به تعهدات مالیاتی شرکت مشمول جریمه ها و مجازاتها نمیشود.
- تسریع در تسویه حسابها و پرداختها
- بهبود نظم عملکرد - ارائه پروندههای کاغذی به موقع، تأیید به موقع و غیره؛
- از گم شدن پروندهها جلوگیری میکند.
- حذف اسناد چاپ شده
- کاهش قابل توجه هزینههای ذخیره سازی و پردازش.
یک پروژه موفقِ انتقال به نرم افزار مدیریت اسناد الکترونیکی، نرم افزار بایگانی مزایای انکارناپذیری به شرکت میدهد: یک کارمند تا 30٪ از زمانی که صرف تأیید و جستجو برای اطلاعات و پروندههای دیجیتال میکرد را ذخیره میکند، هزینه مواد مصرفی سه برابر کاهش مییابد، بهرهوری نیروی کار تا 25٪ افزایش مییابد و هزینه ذخیرهسازی تا 80٪ کاهش مییابد.
مفهوم مدیریت اسناد الکترونیکی
سند الکترونیکی دادههایی است که به صورت الکترونیکی ارائه میشود، در عین حال مناسب برای درک انسان با استفاده از رایانه شخصی یا نرم افزار مدیریتی، برای تبادل از طریق کانالهای مخابراتی و پردازش در دستگاه های الکترونیکی، میباشد. در صنایع مختلف قابل استفاده هستند. به عنوان مثال، در تجهیزات پزشکی برای انتقال سریع اطلاعات وجود دارند.
یک نرم افزار مدیریت اسناد الکترونیکی یک سیستم چند کاربره خودکار (مبتنی بر یک برنامه یا سرویس) است که از روند مدیریت سازمان پشتیبانی میکند. فرض بر این است که روند مدیریت با فایلهایی که توسط انسان قابل خواندن هستند، همراه است که دستورالعمل هایی برای کارمندان سازمان میباشد.
امضای الکترونیکی - نیاز یک سند الکترونیکی برای محافظت از آن در برابر جعل و تأیید است. از انواع امضاها می توان استفاده کرد:
- ساده - برای حروف و مشخصات (با استفاده از کدها و رمزهای عبور ساخته شده است) ؛
- غیرمجاز تقویت شده - برای پروندههایی با شناسایی امضا کننده (با استفاده از تبدیل دادههای رمزنگاری با استفاده از کلید امضای الکترونیکی توسعه یافته)
- تقویت شده توسط مراکز صدور گواهینامه با اعتبار ویژه در ابزارهای محافظت از رمزنگاری (دارای مجوز برای تأیید فاکتورها و گزارش به مقامات نظارتی و صندوقها). این نوع برای EDM داخلی اجباری نیست، به عنوان مثال، برای تبادل پروندههای دیجیتال با شرکتهای تابعه، شعب و بخش های داخلی سازمان.
یک سند الکترونیکی با یک پرونده آنالوگ روی کاغذ با امضای دست نویس برابر است.
جوانب مثبت و منفی سیستم های مدیریت اسناد الکترونیکی بین شرکتی
برای سازماندهی گردش اسناد الکترونیکیِ خارج سازمان، ابتدا باید یک نسخه داخلی را با استفاده از سیستمهای مدرن مدیریت اسناد الکترونیکی ایجاد و راه اندازی کنید. هنگام آماده سازی برای اجرای آن، لازم است تمام خطرات، جوانب مثبت و منفی یک پروژه را به دقت ارزیابی کنید. عیب اصلی در اجرای سیستم، عامل انسانی است. کارکنان باید مزایای سیستمهای جدید مدیریت را مشاهده کنند تا از خرابکاری داخلی با استفاده از نرمافزار جلوگیری کنند. علاوه بر این، آنها آموزش های لازم را برای کار در سیستم میبینند که همچنین میتواند باعث واکنش های منفی شود.
کار در نرم افزارهای مدیریت اسناد مستلزم ایجاد یک سرویس پشتیبانی و نگهداری شایسته است که بتواند به سرعت به تمام سؤالات کاربر پاسخ دهد، مشکلات موجود در کار با سیستم را به سرعت برطرف کند و اسناد عملیاتی- مقررات، دستورالعملها، یادداشتها را به روز کند. این بدان معناست که شرکت باید تبدیل پروندههای کاغذی موجود به فرمهای الکترونیکی را انجام دهد.
پیاده سازی نرم افزار مدیریت اسناد الکترونیکی در داخل سازمان
برای کاهش هرگونه واکنش منفی توصیف شده در بالا، برنامه ریزی برای اجرای صحیح، آماده سازی و آموزش تیم پروژه، مشارکت تحلیلگران و اسلوب شناسانِ حرفهایِ سیستم های مبتنی بر اسناد الکترونیکی و ایجاد فضای کارآمد و انعطاف پذیر IT و کانالهای ارتباطی ضروری است.
فقط یک پروژه خوبِ برنامه ریزی شده می تواند موفق باشد. در غیر این صورت، هزینه های نامعقول زیادی برای اصلاح اشتباهات بوجود میآید، سیستم های مدیریتی کار نمیکنند و منشأ مشکلات مداوم و درگیری های داخلی میشوند.
مزایای ایجاد اسناد الکترونیکی منابع انسانی
گردش کار منابع انسانی بخشی جدایی ناپذیر، بسیار حجیم و از نظر قانونی تعبیه شده در گردش کار داخلی هر سازمانی است. در ایجاد اسناد الکترونیکی یا پردازش آنها، اشتباهات می تواند منجر به جریمه های سنگین و مجازات های مقامات نظارتی شود. بنابراین، دیگر مزایای مدیریت اسناد دارای یک بخش منابع انسانی چیست؟ گردش کار الکترونیکی منابع انسانی، خطرات اصلی در این زمینه را به حداقل میرساند، سطح محرمانه بودن را تأمین میکند و در عین حال، اطلاعات لازم را در اختیار شما قرار میدهد.
با کمک گردش کار منابع انسانی می توانید:
- تمام حرکات کارکنان را مستند کنید.
- بایگانی سوابق کارمندان اخراجی را نگهداری کنید.
- فرمهای جدول کارکنان و کتاب مرجع موقعیتهای شغلی را نگهداری کنید.
- فرمهای گزارش را به راحتی چاپ کنید.
مراحل ایجاد یک سیستم EDM (مدیریت اسناد الکترونیکی) خارج از سازمان
ساخت سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی در هر سازمانی با تغییر در سیاست حسابداری و صدور دستور مربوطه آغاز می شود. در مرحله بعد ، شما باید با هر کسی که قصد ایجاد یک مبادله را دارید ، توافق کنید. این توافق نامه باید شامل قوانین ایجاد ، انتقال و ذخیره سازی پرونده های الکترونیکی و لیست کاملی از پرونده های دیجیتال برای تبادل باشد.
پس از انعقاد قرارداد با طرفین و اپراتور، سیستم آماده کار است: شما یک پرونده را از طریق کانالهای ارتباطی ایمن تشکیل میدهید، امضا میکنید و ارسال میکنید، اپراتور پرونده را انتقال میدهد (احتمالاً از طریق رومینگ)، طرف مقابل آن را دریافت میکند ، تأیید میکند و سند را ارسال میکند.
آخرین مطالب منتشر شده
شرکت دانش پردازش کاج پارس موفق به دریافت گواهینامه ارزیابی امنیتی افتا برای سامانه مدیریت اسناد و دانش کاج شد. شرکت کاج پس از پشت سر گذاشتن مراحل احراز صلاحیت (تست های آزمایشگاهی فراوان) از سوی مرکز مدیریت راهبـردی افتا و سازمان فناوریاطلاعات موفق به دریافت این گواهینامه شد.
در این نوشته، قبل از خرید نرم افزار مدیریت فرآیند، نکاتی که باید مورد توجه قرار دهیم را بررسی میکنیم.
نرم افزار بایگانی کاج اجرای کلیه اقداماتی را که شرکت شما برای کاهش هزینه های دفتر نیاز دارد در اختیار شما قرار می دهد.
نرم افزار بایگانی اسناد کاج ابزارهای لازم را برای بهبود عملکرد و رضایت کلیه ذینفعان درگیر در بخش تدارکات، اعم از شرکتهای حمل و نقل و تدارکات و مشتریان ارائه می دهد.
موضوع راهحل مدیریت حتی قبل از ویروس کرونا نیز مطرح بود و امروزه این یک گام ضروری برای روی آوردن شرکتها به دورکاری است. مهم است که خود را با دانش مسلح کرده و آن را با استفاده از ابزارهای مناسب و مدرن فناوری اطلاعات به درستی پیاده سازی کنید.
نرم افزار کاج اجازه میدهد سرمایه فکری شرکت ایجاد و حفظ شود و سیستم را بر اساس اهداف سازمان تعریف و به روز میکند.
نرم افزار بایگانی اسناد ابزاری برای سازماندهی و مدیریت اطلاعات است، اما همچنین به عنوان یک کاتالیزور برای مدیریت دانش و بهبود مستمر عمل میکند. آنها (مدیریت اسناد) همچنین به معنای شفافیت برای نهادهای عمومی هستند، زیرا (دسترسی به) اطلاعات را برای کسانی که به آن نیاز دارند تسهیل میکنند.
این ده سوال را که باید از ارائه دهنده نرم افزار بایگانی اسناد خود بپرسید به شما کمک میکند تعیین کنید که آیا آنها افراد مناسبی برای این کار هستند و آیا راهحلهای نرم افزار بایگانی اسناد (DMS) آنها برای سازمان شما مناسب است یا خیر؟
اصلیترین الزاماتی که همه سازمانها برای انطباق با GDPR نیاز دارند در ذیل آمده است.
