قبل از خرید ایده‌آل ترین نرم افزار بایگانی اسناد برای تجارت خود، باید نحوه عملکرد آن را بدانید. در اصل، یک نرم افزار بایگانی اسناد (DMS) زمانی کار می‌کند که همه پرونده‌های شرکت خود را دیجیتالی کرده و یک مخزن کامل از تمام اسناد دیجیتالی خود ایجاد کرده باشید.
سپس ارتباط بین مناطق مختلف شرکت و مشتریان مانند مدیریت فاکتور، ایجاد عملکردهای کارکنان و دسترسی به نرم افزار را ایجاد می‌کنید. به عنوان مثال، برای مطابقت فاکتورها و بلیط ها با برچسب تاریخ و زمان، توجه داشته باشید که چه کسی می‌تواند به چه اسنادی رسیدگی کند و چه کسی به اصلاح آنها دسترسی دارد و غیره. این مدیریتِ فرآیند به شما امکان می‌دهد تا کلیه فرآیندهای تجاری معمولی را با تمرکز بر گردش کار خاص شرکت خود طراحی و خودکار کنید و در عین حال یک مخزن محکم برای جستجوی سریع و بازیابی اطلاعات ایجاد کنید.
نرم افزار های بایگانی اسناد امکان استفاده کامل از پتانسیل انسان را فراهم می‌کنند.
منابع انسانی کاملاً ارزشمند هستند و آنها کلیدی برای تبدیل خلاقیت شما به یک محصول یا خدمات کاملاً بی‌نقص هستند. هدف کلیه نرم افزار های بایگانی اسناد ارائه اطلاعات صحیح و ابزارهای سازمانی برای هر کارمند، با استقرار و خودکارسازی فرآیندهای مناسب در شرکت شما است.
بنابراین چگونه اطمینان حاصل می‌کنید که برای عملکرد کلیِ بهتر، یک سند تمیزتر دریافت می‌کنید؟
سیستم های پیشرفته مدیریت اسناد تنظیمات سفارشی خاصی را برای شما فراهم می‌کنند، اما همه آنها می‌تواند در چهار ویژگی کلی خلاصه شود.
1. ضبط کامل
ایده اصلی ثبت اسناد این است که اسناد را ذخیره کنید تا بعداً آنها را پیدا کنید، اما تنها بهترین سیستمهای مدیریت اسناد، خدمات ضبط کامل اسناد را از هر منبع ارائه می‌دهند.
این شامل ضبط ایمیل، اسکن اسناد از اسناد کاغذی، ضبط صدا و تصویر و حتی ضبط اسناد از برنامه‌های دیگر است.
این فرآیند شامل نمایه‌سازی اسناد نیز می‌باشد. یک سیستم قدرتمند مدیریت اسناد می‌تواند اسناد را مستقیماً از اسکنر بگیرد و به طور خودکار فراداده‌هایی را به پرونده‌ها اضافه کند، مانند شماره سفارش یا شماره مشتری، و سپس پرونده‌ها را به پوشه‌های خاصی منتقل کند تا پس از آن به راحتی بازیابی شوند.
برای انجام هرچه بیشتر کارآیی این فرآیند ، برخی از نرم افزار های مدیریت اسناد (DMS) ویژگیهای پیشرفته‌ای مانند تشخیص نوری شخصیت (OCR) یا بارکد را ارائه می‌دهند.
ضبط اسناد این اطمینان را می‌دهد که شما می‌توانید هر سندی را از قبیل ضبط ایمیل، فایل‌های دیجیتال، اسناد کاغذی یا گزارش‌های سیستم، فوراً و در هر زمان از عمر شرکت خود پیدا کنید.
2. ذخیره سازی و دسترسی امن
سیستم های آرشیو اسناد باید دارای تنظیمات امنیتی سند باشند که بتواند مجوزهای خاصی را فعال کند، بنابراین شما می‌توانید دسترسی هر سند را بدون به خطر انداختن مخزن سند مرکزی کنترل کنید.
بیشتر موارد نقض امنیت، نشت اطلاعات و سایر سناریوهای از دست رفتن داده‌ها، نتیجة مدیریت ضعیف اطلاعات داخلی است و نرم افزار های بایگانی اسناد مجوزهایی به کاربر را برای رفع این مشکل ارائه می‌دهند. فاکتورها، سفارشات خرید، فرم‌های حاوی اطلاعات شخصی مشتریان، ایمیل‌ها، پایگاه داده‌های کارکنان و اطلاعات حقوق و دستمزد ممکن است به سطوح امنیتی متفاوتی نیاز داشته باشند. این امر برای مدیریت و نگهداری اسناد به روشی ایمن و بدون نیاز به ذخیره آنها در مکان‌های مختلف برای هر سطح دسترسی بسیار مهم است. این بدان معنی است که شما می‌توانید تعیین کنید چه کسی می‌تواند در هر زمان از چرخه حیات خود به چه اسنادی دسترسی داشته باشد و حقوق کاربر را برای ایجاد، اصلاح، مشاهده، مسیریابی یا حذف هر سند تعیین کنید.
این امر برای تضمین دسترسی ایمن برای محتوای استاتیک و محتوای پویا مهم است، اما ذخیره‌سازی امن نرم افزار های بایگانی اسناد بسیار فراتر از این است. چندین ویژگی دیگر که این سیستم‌ها ارائه می‌دهند وجود دارد، مانند رمزگذاری فایل، بررسی خودکار آنتی ویروس، کنترل نسخه سند و ردیابی کامل هر سند، تا اطمینان حاصل شود که همه فایل‌های دیجیتالی شما همیشه به راحتی قابل دسترس بوده و ایمن هستند.
3. بازیابی سریع
نرم افزار های بایگانی اسناد باید شامل توانایی بازیابی و به اشتراک گذاری اسناد به شیوه‌ای کارآمد باشند. این کار با استفاده از سیستمهای مختلف برچسب گذاری و پیوند باعث صرفه‌جویی قابل توجه در هزینه و زمان می‌شود. همه اینها از طریق یک سیستم شاخص قدرتمند انجام می‌شود. این بدان معناست که تنها با تایپ یک کد مشتری یا یک کلمه کلیدی خاص، نماینده خدمات مشتری شما می‌تواند لیست کاملی از تعامل مشتری با شرکت شما را بازیابی کرده و در چند ثانیه به سوالات پاسخ دهد و همچنین به آنها اجازه می‌دهد تا هرگونه سند یا زنجیره ای از اسناد را برای مشتریان یا سایر کارکنان ارسال و علامت گذاری کرده و بهره‌وری شرکت شما را افزایش دهند.
4. اتوماسیون گردش کار
نرم افزار های بایگانی اسناد به شما امکان ایجاد فرآیندها و گردش کار خودکار را با توجه به نیازهای خاص تجارت شما می‌دهند. این می‌تواند از هر نظر مفید باشد. برای مثال، شما می‌توانید یک فرایند برای بررسی و تطبیق فاکتورها در یک سیستم پرداختنی و در صورت عدم تطابق، اطلاع دادن به فرد مناسب، را ایجاد کنید.
همچنین می‌توانید امضای دیجیتالی را به اسناد خاص اضافه کنید و هر زمان که یک بررسی خاص انجام شده است، کپی‌ها را به طور خودکار به سرور پشتیبان ارسال کنید، و غیره. اتوماسیون گردش کار سند می‌تواند به طرق بیشماری برای سازمان شما مفید باشد و کارکنان شما را قادر سازد زمان بیشتری را صرف انجام کارهای مهم کنند.
نکته
منظور از نرم افزار های بایگانی اسناد، بهبود کسب و کار شما با کمک به حداکثر استفاده از دارایی‌های فیزیکی و منابع انسانی است. زمان کاملاً ارزشمند است و این می‌تواند هنگامی که که شما یا یکی از کارکنان شما قادر به یافتن یا مطابقت سند در مواقع ضروری نباشید، بسیار ناامید کننده‌تر شود. نتیجه این است که وقتی احساس می‌کنید زمان را از دست می‌دهید یا کار بی معنی را انجام می‌دهید، افت معنوی قابل توجهی پیدا می‌کنید. نرم افزار آرشیو اسناد این مشکل را برطرف کرده و از مسئولیت‌های بیشتری که ممکن است با آن روبرو شوید جلوگیری می‌کند.
صرف نظر از اینکه چه ارائه دهنده‌ای (شرکت نرم‌افزاری) را انتخاب می‌کنید، نرم افزار آرشیو اسناد (DMS) باید موارد زیر را به شما ارائه دهد:
- زمان
- امنیت
- سفارش
- مقیاس پذیری
یک نرم افزار بایگانی اسناد از وظایف پیش پا افتاده مراقبت می‌کند و آنها را به روشی انجام می‌دهد که هیچ انسانی هرگز نمی‌تواند انجام دهد، و اگر سازمان شما از نرم افزار بایگانی اسناد استفاده نکند، امکان دارد شما با یک ضرر بزرگ مواجه شوید و بازده خود را برای هر کالا یا خدماتی که تولید کرده و می‌فروشید کاهش دهید.
آخرین مطالب منتشر شده
شرکت دانش پردازش کاج پارس موفق به دریافت گواهینامه ارزیابی امنیتی افتا برای سامانه مدیریت اسناد و دانش کاج شد. شرکت کاج پس از پشت سر گذاشتن مراحل احراز صلاحیت (تست های آزمایشگاهی فراوان) از سوی مرکز مدیریت راهبـردی افتا و سازمان فناوری‌اطلاعات موفق به دریافت این گواهینامه شد.
در این نوشته، قبل از خرید نرم افزار مدیریت فرآیند، نکاتی که باید مورد توجه قرار دهیم را بررسی می‌کنیم.
نرم افزار بایگانی کاج اجرای کلیه اقداماتی را که شرکت شما برای کاهش هزینه های دفتر نیاز دارد در اختیار شما قرار می دهد.
نرم افزار بایگانی اسناد کاج ابزارهای لازم را برای بهبود عملکرد و رضایت کلیه ذینفعان درگیر در بخش تدارکات، اعم از شرکت‌های حمل و نقل و تدارکات و مشتریان ارائه می دهد.
موضوع راه‌حل مدیریت حتی قبل از ویروس کرونا نیز مطرح بود و امروزه این یک گام ضروری برای روی آوردن شرکت‌ها به دورکاری است. مهم است که خود را با دانش مسلح کرده و آن را با استفاده از ابزارهای مناسب و مدرن فناوری اطلاعات به درستی پیاده سازی کنید.
نرم افزار کاج اجازه می‌دهد سرمایه فکری شرکت ایجاد و حفظ شود و سیستم را بر اساس اهداف سازمان تعریف و به روز می‌کند.
نرم افزار بایگانی اسناد ابزاری برای سازماندهی و مدیریت اطلاعات است، اما همچنین به عنوان یک کاتالیزور برای مدیریت دانش و بهبود مستمر عمل می‌کند. آنها (مدیریت اسناد) همچنین به معنای شفافیت برای نهادهای عمومی هستند، زیرا (دسترسی به) اطلاعات را برای کسانی که به آن نیاز دارند تسهیل می‌کنند.
این ده سوال را که باید از ارائه دهنده نرم افزار بایگانی اسناد خود بپرسید به شما کمک می‌کند تعیین کنید که آیا آنها افراد مناسبی برای این کار هستند و آیا راه‌حل‌های نرم افزار بایگانی اسناد (DMS) آنها برای سازمان شما مناسب است یا خیر؟
اصلیترین الزاماتی که همه سازمانها برای انطباق با GDPR نیاز دارند در ذیل آمده است.
