با توجه به اهمیت داده‌ها در نحوه تجارت جهان در عصر دیجیتال، مدیریت اسناد در حال حاضر یک موضوع داغ است. اگر می‌خواهید اطمینان حاصل کنید که شرکت شما هرگز از نقض داده‌ها یا رسوایی‌های عدم رعایت مواردی که به نظر می‌رسد در همه جا ظاهر می‌شود، سقوط نمی‌کند، به یکی از بهترین نرم افزار های بایگانی اسناد نیاز دارید. این سیستمِ رویه‌های داخلی است که تضمین می‌کند همه چیز در مورد اسناد شما تحت پوشش است. در اینجا بیان می‌کنیم که چگونه می‌توانید یک برنامه مدیریت سوابق را در ده مرحله ساده بدون مشکل اجرا کنید.
تیمی با تجربه و مجموعه ای متفاوت از مهارت‌ها معین کنید
اگر می‌خواهید با خیال راحت بخوابید که همه چیز تحت کنترل است و اوراق شخصی شما در خطر هک شدن نیست، باید بهترین افراد خود را در این مورد استخدام کنید. آنها کسانی هستند که کسب و کار شما را از داخل و خارج می‌شناسند و تا آنجا که ممکن است، باید از بخش‌های مختلف سازمان باشند. به این ترتیب، شما تصویر دقیقی از نحوه استفاده از داده‌ها و فایل‌های الکترونیکی در کل شرکت خواهید داشت و به طور مرتب برنامه خود را برای رفع نیاز بخش‌های مختلف، اصلاح نخواهید کرد.
روش‌های سیستم خود را به گونه‌ای تعریف کنید که همه درک کنند
داشتن یکی از فنی‌ترین سیستم‌های مدیریت اسناد که تنها تعداد انگشت شماری از مردم می توانند آن را رمزگشایی کنند، فایده‌ای ندارد.
ممکن است شما هوشمندترین و ابتکاری ترین روش برای ذخیره اسناد را ارائه کرده باشید، اما اگر مردم نحوه استفاده از آن را ندانند، این روش تأثیری چندان بر نحوه انجام کارها نخواهد داشت.
ساده‌ترین راه‌حل، اغلب بهترین است، بنابراین همیشه به دنبال راه‌هایی برای کاهش مراحل مربوطه باشید تا در صورت امکان تلاش‌های تکراری را حذف کنید. ممکن است در حال حاضر تغییر قابل توجهی به نظر نرسد، اما وقتی صدها نفر در طی سال‌ها این روش را دنبال می‌کنند، این طرح می‌تواند به زودی تفاوت زیادی در بهره‌وری و عملکرد ایجاد کند.
یک برنامه عملی واضح و یک برنامه نمونه ایجاد کنید
اگر می‌خواهید پروژه خود را به حرکت درآورید و به راحتی هر سند الکترونیکی را بایگانی کنید، باید بتوانید برنامه کاری خود را خوب و واضح لیست کنید (شرح دهید). باید با بیان واضح و مختصر، آنچه که قصد دارید انجام دهید، جایی که باید رویکرد خود را دقیق تنظیم کنید، مشخص کنید. اگر همه چیز را مبهم نگه دارید و فقط به صورت کلی صحبت کنید، هیچ چیز بدی پیدا نخواهید کرد و این یک مشکل است.
استل لئوتارد، متخصص محتوا در Is Accurate می‌گوید: «من همیشه تلاش کرده‌ام که نرم افزار بایگانی اسنادمان را تا آنجا که ممکن است ساده نگه داریم. اینکه سیستم قدرتمندی است که کار مهمی انجام می‌دهد به این معنا نیست که باید سیستم پیچیده‌ای باشد. در واقع، همانطور که همه از آن استفاده می‌کنند، باید تا حد ممکن کارآمد باشد»
فایل‌ها و اسناد فعلی خود را سازماندهی و بازسازی کنید
اکنون که چارچوب برنامه مدیریت خود را آماده کرده‌اید، می‌توانید با بارگذاری داده‌ها و مواد موجود در آن شروع کنید. این یک فرصت عالی برای شناسایی هرگونه موردی که نادیده گرفته شده است و ممکن است تا کنون مورد توجه قرار نگرفته باشد، و همچنین اگر می‌خواهید یک راه‌حل مشترک ایجاد کنید، بسیار مهم است. اگر فایل‌های قدیمی و فایل‌های جدید شما به دو روش کاملاً ناسازگار مدیریت شوند، تنها کاری که باید انجام دهید این است که کارهای اضافی را برای افراد زیادی در تیم انجام دهید.
برای ساده‌سازی منابع خود، اسناد اضافی را حذف کنید
اگر می‌خواهید توصیه‌های آخرین نکته را رعایت کنید، چرا از این زمان برای خلاص شدن از شر اسناد تکراری یا اضافی استفاده نکنید؟ این امر باعث صرفه جویی در وقت شما برای مجبور کردن آنها به استفاده از برنامه جدید شما می‌شود و فضای ذخیره سازی را آزاد می‌کند. تنها چیزی که به آن نیاز دارید این است که داده‌ها و اطلاعات شما به راحتی قابل جستجو و دسترسی باشند.
به دفع و نگهداری ایمن کلیه اسناد و مدارک توجه کنید
هر چیزی که تصمیم می‌گیرید از شر آن خلاص شوید باید به طور مناسب دفع شود. این کار می‌تواند با استخدام یک شرکت خردکن متخصص برای حذف نسخه‌های کاغذی یا استفاده از تیم فنی داخلی شما برای پاک کردن پشتیبان‌ها و هارد دیسک‌های قدیمی باشد. مهم نیست که به چه ترکیبی از این موارد نیاز دارید، مطمئن شوید که تمام قوانین و مقررات را به طور کامل رعایت می‌کنید. به این ترتیب، می‌دانید که اطلاعات حساس به دست اشخاص ثالثی نمی‌رسد که نمی‌خواهید به آنها دسترسی داشته باشند.
یک آزمایش واقع بینانه از برنامه مدیریت جدید خود انجام دهید
قرار دادن یک برنامه مدیریتی در گام‌های (مسیرِ) خود چیزی است که بسیاری از مردم تمایلی به انجام آن ندارند و به دلایل خوبی از قبیلِ: در حالیکه شما به طور قابل ملاحظه‌ای احساس می‌کنید که یک آزمون ناموفق یک گام بزرگ به عقب است، آنها نمی‌خواهند شکست بخورند، آیا بهتر نیست که مسائل و مشکلات کلیدی را در اسرع وقت مشخص کنید؟ هرگونه آزمایشی را که انجام می‌دهید به عنوان فرصتی برای اعتبارسنجی و بهبود سیستم خود در نظر بگیرید، نه اینکه در مورد توانایی افرادی که آن را ایجاد کرده‌اند شک کنید. به این ترتیب، به یک راه‌حل کارآمد خواهید رسید که آزمون زمان را تحمل می‌کند.
بقیه شرکت را به سرعت بالا ببرید (ارتقاء دهید)
اکنون که همه چیز در حال اجرا است، باید توجه خود را به تمرین و افزایش مهارت بقیه تیم معطوف کنید. هنگامی که همه به سرعت عمل می‌کنند، متوجه می‌شوید که کسب و کار شما بدون آنکه خود متوجه شوید به سطح بعدی (بالاتری) می‌رود.
ماری فینچر، سرپرست محتوا در Trust My Paper و نویسنده مهمان در Grab My Essay می‌گوید: «من یک جلسه همه جانبه تشکیل دادم تا ویژگی‌های اصلی برنامه مدیریت اسناد ما را قبل از شروع به کار برجسته کند. سپس شرکت را به تیم‌های کوچکتر تقسیم کردم تا بتوانیم آموزش‌های هدفمند را به همه کسانی که به آن نیاز دارند ارائه دهیم»
جلسات دوره‌ای نگهداری و تقویت را برنامه ریزی کنید
اگر می‌خواهید از سرمایه گذاری اولیه خود در زمان، تلاش و پول، بیشترین بهره را ببرید، جلسات منظم تعمیر و نگهداری ضروری است. یکی در مورد ارتقا زیرساخت‌ها و رویه‌های شما است تا سیستم شما به موازات کسب و کار شما تکامل یابد. مورد دیگر این است که اطمینان حاصل شود که همه اعضای تیم می‌دانند چگونه از فرایندهایی که ایجاد کرده‌اید استفاده کنند.
از اشتباهات خود درس بگیرید، بنابراین سیستم‌های شما همیشه بهبود می‌یابند
بدون توجه به میزان آمادگی شما، اشتباهاتی رخ خواهد داد. نکته اصلی این است که به آنها توجه کنید، آنها را شناسایی کرده و سپس خطاهایی را که باعث ایجاد آنها شده رفع کنید. اگر این سه کار را انجام دهید، راه‌حلی خواهید داشت که به نفع شرکت است.
نتیجه نهایی
اکنون که راهنمای گام به گام ما در مورد نحوه راه‌اندازی نرم افزار بایگانی اسناد خود را شنیده‌اید، انجام آن به عهده شما است. ممکن است به نظر برسد که گفتن آن بسیار ساده‌تر از انجام آن است، اما با یک رویکرد پیشگیرانه و کمی برنامه‌ریزی، شما در زمان کوتاهی در مسیر درست حرکت خواهید کرد. وقتی می‌خواهید کسب و کار خود را بر پایه‌ای استوار و محکم بسازید، دقیقاً به آن نیاز دارید.
آخرین مطالب منتشر شده
شرکت دانش پردازش کاج پارس موفق به دریافت گواهینامه ارزیابی امنیتی افتا برای سامانه مدیریت اسناد و دانش کاج شد. شرکت کاج پس از پشت سر گذاشتن مراحل احراز صلاحیت (تست های آزمایشگاهی فراوان) از سوی مرکز مدیریت راهبـردی افتا و سازمان فناوری‌اطلاعات موفق به دریافت این گواهینامه شد.
در این نوشته، قبل از خرید نرم افزار مدیریت فرآیند، نکاتی که باید مورد توجه قرار دهیم را بررسی می‌کنیم.
نرم افزار بایگانی کاج اجرای کلیه اقداماتی را که شرکت شما برای کاهش هزینه های دفتر نیاز دارد در اختیار شما قرار می دهد.
نرم افزار بایگانی اسناد کاج ابزارهای لازم را برای بهبود عملکرد و رضایت کلیه ذینفعان درگیر در بخش تدارکات، اعم از شرکت‌های حمل و نقل و تدارکات و مشتریان ارائه می دهد.
موضوع راه‌حل مدیریت حتی قبل از ویروس کرونا نیز مطرح بود و امروزه این یک گام ضروری برای روی آوردن شرکت‌ها به دورکاری است. مهم است که خود را با دانش مسلح کرده و آن را با استفاده از ابزارهای مناسب و مدرن فناوری اطلاعات به درستی پیاده سازی کنید.
نرم افزار کاج اجازه می‌دهد سرمایه فکری شرکت ایجاد و حفظ شود و سیستم را بر اساس اهداف سازمان تعریف و به روز می‌کند.
نرم افزار بایگانی اسناد ابزاری برای سازماندهی و مدیریت اطلاعات است، اما همچنین به عنوان یک کاتالیزور برای مدیریت دانش و بهبود مستمر عمل می‌کند. آنها (مدیریت اسناد) همچنین به معنای شفافیت برای نهادهای عمومی هستند، زیرا (دسترسی به) اطلاعات را برای کسانی که به آن نیاز دارند تسهیل می‌کنند.
این ده سوال را که باید از ارائه دهنده نرم افزار بایگانی اسناد خود بپرسید به شما کمک می‌کند تعیین کنید که آیا آنها افراد مناسبی برای این کار هستند و آیا راه‌حل‌های نرم افزار بایگانی اسناد (DMS) آنها برای سازمان شما مناسب است یا خیر؟
اصلیترین الزاماتی که همه سازمانها برای انطباق با GDPR نیاز دارند در ذیل آمده است.
