5 نکته برای افزایش امنیت اسناد در محل کار

مشاغل به داده‌های محرمانه نیاز دارند. با این حال، نحوه نگهداری و محافظت از این داده‌ها همه تفاوت‌ها در جهان را رقم میزنند.
5 نکته برای افزایش امنیت اسناد در محل کار
25 شهریور ، 1400

چگونه می‌توانید سیستم‌های امنیتی را در یک شرکت مدرن ایجاد کنید؟ خوشبختانه، سازمان‌ها مفهوم قدیمی نگهداری فایل‌ها در جعبه‌های مقوایی را که بر اساس تاریخ سازماندهی شده بود، کنار گذاشتند. هنگام برخورد با اطلاعات محرمانه، مهم نیست که چند نگهبان استخدام می‌کنید، این (استخدام چندین نگهبان) بهترین راه برای ایمن نگه داشتن آن‌ها نیست.

ما در حال حاضر فناوری مدرن داریم، بنابراین همه سازمان‌ها باید از آن برای افزایش امنیت اطلاعات استفاده کنند. با این وجود، ایجاد یک سیستم، آسان نیست. مستندات فیزیکی هنوز مهم هستند، بنابراین شما باید در دو جهت فکر کنید: اطمینان از حفاظت فیزیکی و دیجیتالی

در سال 2011، هکرها به سیستم فناوری غول پیکر کسپرسکی، ارائه دهنده امنیت سایبری بین المللی دسترسی پیدا کردند. اطلاعات و فناوری اطلاعات حیاتی به خطر افتاده است. کسپرسکی دارای ویژگی‌های امنیتی پیشرفته‌ای بود، اما ظاهراً این موارد برای جلوگیری از نفوذ در اطلاعات کافی نبود.

تجارت مدرن، اطلاعات زیادی برای محافظت دارد، بنابراین امنیت محل کار باید تضمین شود.

ما مهمترین نکات امنیتی محل کار را به اشتراک می‌گذاریم.

5 نکته برای امنیت اسناد

1. بهبود حفاظت فیزیکی محل کار

می‌توانید با اجرای یک برنامه امنیتی سطح بالا برای محافظت از خودِ محل کار شروع کنید. 

  • این شرکت کجا و چگونه فایل‌های فیزیکی را ذخیره می‌کند؟ این قسمت از دفتر نیاز به دسترسی به سیستم‌های کنترل دارد. هر کارمندی نمی‌تواند وارد آنجا شود. به وضوح افرادی را که به آن فایل‌ها دسترسی دارند تعیین کنید. آنها نباید دستگاههای تلفن همراه یا هر وسیله دیگری را که می‌تواند در این منطقه عکس بگیرد به همراه داشته باشند.
  • کابینتهای کوچک قفلدار برای شرکتهایی که حجم زیادی از اسناد و مدارک را ندارند، مناسب است. اگر تعداد زیادی اسناد و مدارک ذخیره شده است، شما باید سرمایه گذاری در تأسیسات خارج از محل شرکت با کارکنان خود و سیاستهای نظارت تصویری 24 ساعته و 7 روزه را در نظر بگیرید.
  • یک نوع فناوری را پیاده‌سازی کنید که برای ورود کارکنان به فضای ذخیره‌سازی، به کارتهای خاصی نیاز دارد.
  • استانداردهای بالایی را در مورد چگونگی دور ریختن اسنادی که کار با آنها به اتمام رسیده، تنظیم کنید. شما نباید آن را همانطور که هست دور بیندازید زیرا در این صورت اطلاعات حساس را به خطر می‌اندازید. اگر کاملاً مطمئن هستید که شرکت دیگر به آن نیاز ندارد، میتوانید آن را از بین ببرید. شما ممکن است انتقال داده‌های قدیمی را بر روی هارد دیسکها در نظر بگیرید. شما باید هارد دیسکهای خارجی را در یک منطقه امن با کنترل دمای مناسب نگه دارید.
  • هر کارمند باید بعد از اتمام کار در طول روز، میز خود را به صورت تمیز شده ترک کند. آنها نباید هیچ فایل حساسی را در معرض دید قرار دهند.

اداره هوانوردی فدرال نکات امنیتی موثری را برای حفاظت از سوابق (اسناد) ارائه می‌دهد. آنها را بررسی کنید؛ آنها برای هر نوع سازمانی کار می‌کنند.

2. ایمن سازی همه دستگاهها

شما و کارمندان خود از رایانه و دستگاههای تلفن همراه برای دسترسی به یک سند الکترونیکی استفاده می‌کنید. برای انجام این کار، آنها از رمزهای عبور استفاده می‌کنند. برای ایمن نگه داشتن اطلاعات می‌توانید چند اقدام امنیتی را انجام دهید:

  • اطمینان حاصل کنید که VPN را بر روی Mac یا هر رایانه دیگر تنظیم کرده‌اید، بنابراین کارکنان شما هنگام مرور وب، مکان خود را فاش نمی‌کنند.
  • غیرفعال کردن به خاطر سپردن خودکار گذرواژه‌ها در همه دستگاه ها. در طول آموزش کارکنان، باید به همه دستور دهید که همین کار را انجام دهند. اگر دستگاه گم شود و کل گذرواژه دارایی‌های شرکت را به خاطر سپرده باشد، داده‌های حساس فاش می‌شود.
  • به کارمندان خود اجازه ندهید داده‌های حساس را روی دستگاههای شخصی ذخیره کنند. شما می‌توانید این کار را با غیرفعال کردن صدور اسناد الکترونیکی انجام دهید.
  • دسترسی به وب سایتهای ناامن را محدود کنید، بنابراین کارمندان شما نمی‌توانند از محل کار به آنها دسترسی پیدا کنند. این یک قانون ضروری برای امنیت سایبری سازمانی است.

وقتی هدف شما حفاظت از داده‌های الکترونیکی است، یک سیاست محدود کننده ضروری است. اینجاست که کار تیم IT شروع می‌شود. متخصصان سطح بالا را استخدام کنید و توصیه‌های آنها را دنبال کنید.

3. پیاده سازی کنترل دسترسی پیشرفته

هنگامی که نیاز به افزایش امنیت دارید، محافظت چند لایه‌ای ضروری است. با این کار، دسترسی به حساس0ترین داده‌ها را فقط برای افرادی که نیاز به استفاده از آنها دارند محدود می‌کنید.

  • اطلاعات حساس باید چندین مرحله ورود داشته باشند. کارکنانی که با این داده ها کار نمیکنند نمی‌توانند به آن دسترسی داشته باشند. هکرها همچنین برای دسترسی به داده‌هایی که نیاز به چندین مرحله ورود دارند، مشکل خواهند داشت.
  • رمزهای عبور باید ایمن باشند. به کارمندان خود اجازه ندهید آنها را در دفترچه یادداشت کنند. حدس آنها نباید آسان باشد. همچنین باید گذرواژه‌ها را به طور مرتب تغییر دهید.

4. کارکنان خود را آموزش دهید

آموزش امنیت پیشرفته ممکن است هزینه داشته باشد. با این حال، هزینه‌های کسب و کار را در دراز مدت کاهش می‌دهد.

اگر کارکنان شما به درستی آموزش نبینند، ممکن است داده‌ها را در معرض خطر قرار دهند. به عنوان مثال، اگر تیم بازاریابی از نرم افزار مدیریت پروژه استفاده کند و از داده‌های حساس برای راه‌اندازی آن استفاده کند، ممکن است اطلاعات محرمانه را به خطر اندازد.

  • مدیر عامل، نمایندگان خدمات مشتری، تیم بازاریابی فروش و... هر کارمند باید بخشی از این آموزش باشد.
  • با توضیح اینکه چرا رازداری اینقدر اهمیت دارد شروع کنید. این امر نه تنها برای مشتریان شرکت بلکه برای کارکنان نیز مهم است. سپس، نکات کاربردی در مورد حفاظت از داده‌ها ارائه دهید. به همه توصیه کنید از گذرواژه‌های امن استفاده کنند، نحوه از بین بردن اسناد را به آنها آموزش دهید و در مورد محدودیتهای دسترسی فیزیکی به اسناد توضیح دهید.
  • هر از گاهی آموزش را تکرار کنید، بنابراین مطمئن می‌شوید که همه از قوانین پیروی می‌کنند و به روز رسانی‌ها را به اطلاع آنها می‌رسانید.
  • بخش IT را در جلسات آموزشی قرار دهید. آنها اطلاعات دیگری در مورد فیشینگ، امنیتِ رمز عبور و سایر نکات مهم را در اختیار سایر کارکنان قرار می‌دهند.
  • اگر ایده‌ای برای چگونگی سازماندهی این کار ندارید، می‌توانید یک شرکت شخص ثالث را برای ارائه این نوع آموزش استخدام کنید.

5. روی امنیت داده‌های الکترونیکی پیشرفته سرمایه گذاری کنید

نگهداری اسناد فیزیکی در سازمان به فضای اضافی و برنامه‌ای امن برای حفاظت نیاز دارد. در صورت وقوع آتش سوزی، سیل یا سایر خطراتی که منجر به از دست رفتن اطلاعات می‌شود، باید خروجی‌های اضطراری و برنامه‌های عملیاتی ارائه دهید. امروزه اکثر شرکتها تصمیم می‌گیرند داده‌ها را در قالب الکترونیکی ذخیره کنند. بسیاری انتخاب می‌کنند که آن را روی فضای ابری ذخیره کنند.

فضای ابری یک گزینه مناسب و مقرون به صرفه است. نیازی به سرمایه گذاری روی هارد دیسکها نیست، که باید در فضاهای مناسب با امنیت بیشتر در محل نگهداری شوند. با این حال، فضای ابری امن‌ترین گزینه‌ای نیست که شما دارید.

فضایی که در آن اطلاعات را روی ابر ذخیره می‌کنید، متعلق به شرکت نیست. شما نمی‌توانید قوانین امنیتی خود را در آنجا پیاده سازی کنید. به همین دلیل است که ما باید در مقابل ذخیره داده‌های حساس در سرورهای رایانش ابری مقاومت کنیم. بهتر است آن را روی هارد دیسکهای خارجی نگه دارید. پشتیبان‌گیری‌های مکرر را فراموش نکنید. همانطور که از اسناد فیزیکی محافظت می‌کنید، باید از هارد دیسکها محافظت کنید. همه افراد شرکت به آن منطقه محدود دسترسی نخواهند داشت. فقط شما و چند کارمند مجاز، به آن داده‌ها دسترسی خواهید داشت.

هر شرکت آبرومند، در امنیت اسناد سرمایه گذاری می کند

اقدامات امنیتی اسناد یک انتخاب نیست، یک ضرورت است. در صورت وقوع نقض در داده‌ها، یک شرکت به راحتی وضعیت خود را از دست می‌دهد. وقتی eBay چنین حادثه‌ای داشت، با انتقادات زیادی روبرو شد. مردم بعد از افشای نام، رمزهای عبور، آدرس ایمیل رمزگذاری شده و سایر داده‌های شخصی خود، هرگز به خدمات قبلی اعتماد نمی‌کنند.

کسب و کارها به داده‌های محرمانه نیاز دارند، بخاطر (همین اطلاعات) می‌توانند محصولات یا خدمات خود را ارائه دهند.

با این حال، نحوه نگهداری و محافظت از این داده‌ها همه تفاوت‌ها را در جهان ایجاد می‌کند. مطمئن شوید که این تفاوت را ایجاد کرده‌اید!

 

ترجمه شده از وبسایت OpenKM

آخرین مطالب منتشر شده

نکات مهم در خرید اتوماسیون گردش کار
20 اردیبهشت ، 1401
در این نوشته، قبل از خرید نرم افزار مدیریت فرآیند، نکاتی که باید مورد توجه قرار دهیم را بررسی می‌کنیم.
نحوه صرفه جویی در هزینه های ادارات
18 اسفند ، 1400
نرم افزار بایگانی کاج اجرای کلیه اقداماتی را که شرکت شما برای کاهش هزینه های دفتر نیاز دارد در اختیار شما قرار می دهد.
نرم افزار بایگانی در مراکز حمل و نقل
30 آذر ، 1400
نرم افزار بایگانی اسناد کاج ابزارهای لازم را برای بهبود عملکرد و رضایت کلیه ذینفعان درگیر در بخش تدارکات، اعم از شرکت‌های حمل و نقل و تدارکات و مشتریان ارائه می دهد.
آیا استفاده از نرم افزار بایگانی امن است؟
19 آذر ، 1400
موضوع راه‌حل مدیریت حتی قبل از ویروس کرونا نیز مطرح بود و امروزه این یک گام ضروری برای روی آوردن شرکت‌ها به دورکاری است. مهم است که خود را با دانش مسلح کرده و آن را با استفاده از ابزارهای مناسب و مدرن فناوری اطلاعات به درستی پیاده سازی کنید.
مدیریت دانش چیست؟
19 آذر ، 1400
نرم افزار کاج اجازه می‌دهد سرمایه فکری شرکت ایجاد و حفظ شود و سیستم را بر اساس اهداف سازمان تعریف و به روز می‌کند.
نرم افزار بایگانی در مدیریت دولتی
20 آبان ، 1400
نرم افزار بایگانی اسناد ابزاری برای سازماندهی و مدیریت اطلاعات است، اما همچنین به عنوان یک کاتالیزور برای مدیریت دانش و بهبود مستمر عمل می‌کند. آنها (مدیریت اسناد) همچنین به معنای شفافیت برای نهادهای عمومی هستند، زیرا (دسترسی به) اطلاعات را برای کسانی که به آن نیاز دارند تسهیل می‌کنند.
ده سوالی که باید از ارائه دهنده نرم افزار بایگانی خود بپرسید
31 شهریور ، 1400
این ده سوال را که باید از ارائه دهنده نرم افزار بایگانی اسناد خود بپرسید به شما کمک می‌کند تعیین کنید که آیا آن‌ها افراد مناسبی برای این کار هستند و آیا راه‌حل‌های نرم افزار بایگانی اسناد (DMS) آن‌ها برای سازمان شما مناسب است یا خیر؟
چگونه GDPR می تواند بر جمع آوری اطلاعات مشتری تأثیر بگذارد
30 شهریور ، 1400
اصلیترین الزاماتی که همه سازمانها برای انطباق با GDPR نیاز دارند در ذیل آمده است.
نرم افزار بایگانی اسناد چیست و با آن چه می توان کرد؟
28 شهریور ، 1400
به سختی می‌توان سناریویی را تصور کرد که ساده‌سازی حجم کار، تولید و مدیریت بسیار کارآمد اسناد شما، بدون در نظر گرفتن افزایش ثبات خروجی مفید نباشد.
5 نکته برای افزایش امنیت اسناد در محل کار
25 شهریور ، 1400
مشاغل به داده‌های محرمانه نیاز دارند. با این حال، نحوه نگهداری و محافظت از این داده‌ها همه تفاوت‌ها در جهان را رقم میزنند.