اجرای DMS در شرایط همه گیری کرونا

ضرورت پیاده سازی سیستم مدیریت اسناد در شرایط همه‌گیری جدید و دورکاری

یافتن یک بخش یا تیمی در شرکت از هر نوع و اندازه‌ای که نیازی به اتکا به اسناد و مدارک در طول کار روزانه نداشته باشد، آسان نیست. شرکت منظم، مدیریت اسناد را از جنبه‌های مختلف نظیر سیستم سازی اسناد، حقوق دسترسی، ایمنی و امنیت، در دسترس بودن و بازیابی خرابی‌ها، کنترل حسابرسی و اجرای مقررات داخلی یا خارجی تنظیم می‌کند، تا فقط برخی از جنبه‌های یک سازمان منظم را یادآوری کند. همه این جنبه‌ها برای موفقیت و رشد کسب و کار بسیار مهم هستند. با این حال، وضعیت فعلی این است که بسیاری از شرکت‌ها برخی از این جنبه‌ها را نادیده گرفته و آنها را به طور کامل اجرا نکرده‌اند و یا هنوز هیچ راه حل جدی برای مدیریت اسناد استفاده نکرده‌اند. 

امروزه در عصر تحول دیجیتالی تجارت، که به واسطه چندرسانه‌ای بودن، اسناد و سایر مطالب فراوان است، میزان استفاده اکثر کارمندان (از اسناد) افزایش می‌یابد. در نتیجه، پیش زمینه‌‌های موفقیت و رشد شرکت به طور قابل توجهی تحت تأثیر تنظیم استراتژیک مخازن و مدیریت محتوای دیجیتالی و منابع و فرآیندهای تجاری رقابتی قرار می‌گیرد. برای یادآوری، این منابع دیجیتالی اغلب عبارتند از:

• اسناد ورد 
• اسناد اسکن شده PDF
• صفحات گسترده اکسل و موارد مشابه
• ایمیل‌ها
• پاورپوینت و موارد تبلیغاتی
• عکس‌ها و نقاشی‌ها،  فایل‌های 3D اتوکد یا موارد مشابه
• موارد ویدئویی، موارد چندرسانه‌ای از وبینارها و کنفرانس‌ها، فایل‌های صوتی.
• انجام کار در خارج از محل کارفرما، یا محبوبیت بیشتر دورکاری، برای بسیاری از شرکت‌ها امری عادی شده است.

کارکنان، به دنبال مقررات ساعات مجاز کار، وضعیت اضطراری، مقررات منع رفت و آمد، شرایط کار کاملاً مشخص و توجه به بهداشت کارکنان، توافق نامه‌های جمعی، مدارک ضرر و زیان میلیون‌ها و میلیارد دلار به ازای هر شرکت، فقط نمونه‌هایی از این هستند که به ما نشان می دهند، شرایط تجارت می‌تواند به شدت تغییر کند، چالش برانگیز و غیرقابل پیش بینی باشد. 

رویکرد صحیح به چنین اصول تجارت دیالکتیکی (جنجالی)، بهبود سیستم تجارت از چندین جنبه فعالانه است. یکی از آنها معرفی فناوری‌های IT در مدیریت اسناد و سایر مطالب و تشدید استفاده و پردازش اطلاعات است. 

یک رویکرد معمول برای معرفی راه‌حل‌های مدیریت اسناد در شرکت‌های بزرگ این است که چندین موارد فوق در سراسر تجارت وارد نشده است. دلیل این امر این است که برخی از بخش‌ها یا تیم‌ها با توجه به منطق حالت «به اندازه کافی خوب»، به عنوان مثال استفاده از Google Drive ، One Drive یا برخی از سرویس‌های مشابه، به سایر راه‌حل‌های جزئی اعتماد می‌کنند. این شرکت در معرض خطرات امنیتی و عدم وجود ممیزی و کنترل کارآمد، و عدم تعریف دسترسی اشخاص به هر سند، قرار می‌گیرد. ممکن است سهولت و کامل بودن بررسی اسناد و بررسی اسناد مرتبط در چنین شرایطی حتی به آنچه که باید باشد یا با یک سیستم مدیریت اسناد که در تمام شرکت اجرا شده است، نزدیک نباشد.

از طرف دیگر، شرکت‌های کوچکتر به عنوان اصلی‌ترین (راه‌حل) معمولاً راه‌حل‌های «به اندازه کافی خوب» را پیدا می‌کنند، مانند Google ذکر شده در بالا Drive یا One Drive ، که به آنها امکان می‌دهد در برخی از اسناد بر روی بخش‌های خاص در تیم‌های مجازی تبادل و کار کنند، اما هنوز هم کسب و کار خود را بهبود نمی‌بخشند. آنها عملاً این رویکرد را انجام می‌دهند زیرا به سمت یک اختلال در حال رشد و ناسازگاری پیش می‌روند، پتانسیل رشد خود را با فرایندهای منسوخ کسب و کار و سازماندهی اشتباه کار، سیلوهای اطلاعات، کندی و سردرگمی در کار محدود می‌کنند. چنین شرایط کاری باعث ناامید شدن کارمندان، همکاران و مشتریان می‌شود و باعث تشدید عدم تمرکز مناسب در توسعه سازمان و فرآیندهای تجاری آن‌ها می‌شود. پیامدهای چنین کاری هزینه‌های بالاتر، بهره‌وری پایین‌تر و رقابت پذیری ضعیف است، همانطور که قبلاً به کاهش استفاده از پتانسیل واقعی آن تجارت اشاره کردیم.

برای مفهوم دورکاری، شرکت باید همکاری به موقع در زمینه اسناد آسان و سریع و بهترین امنیت را فراهم آورد، باید اینکه چه کسی به اسناد دسترسی پیدا کند، چه زمانی و چگونه از اسناد استفاده کند و اطلاعات ارزشمند را نتیجه گیری کند، را کنترل نماید. ایجاد اسناد جدید از بخش‌ها یا تیم‌های مختلف باید قابل ویرایش، سیستم سازی شده و بلافاصله برای سایر تیم‌ها و کارمندان با تأیید دسترسی قابل مشاهده باشد.

راه‌حل نرم افزار بایگانی اسناد کاج تحقق تمام جنبه‌های مدرن طراحی سیستم اسناد را تضمین می-کند. اجرای هر عنصر به صورت جداگانه و به اندازه‌ای که شرکت آماده اجرای آن در یک زمان معین باشد، آسان است. نرم افزار بایگانی کاج با طیف وسیعی از انعطاف پذیری و عملکردهای ریز دانه در هنگام پیاده‌سازی ، حتی فراداده، روند کار یا تأیید دسترسی اسناد، بسیار مقاوم (ارتجاعی) است. این سیستمی است که به راحتی با قوانین، سفارشی سازی یا برنامه‌های خارجی ارتقا می‌یابد.

کل پیاده‌سازی و پذیرش راه‌حل‌های کاج از سوی کاربران و همکاران تسهیل شده و یک رابط کاربری بصری و آسان، بسیار شبیه به جستجوگر فایل (File Explorer) است. هر کاربر PC بسیار باتجربه است. کار در برنامه کاج با کارهای روزمره رایانه، تبلت یا تلفن هوشمند متفاوت نیست.

کارمندان شاغل در خانه و اداره معمولاً باید اسناد جدیدی را ایجاد کرده و آن‌ها را به روشی آسان و سریع به سیستم پیوست (attach) کنند. «اسناد الکترونیکی کف دست شما» برنامه‌ای است که می-تواند به عنوان نمونه‌ای از برنامه افزودنی نرم افزار بایگانی کاج عمل کند و به کارمندان اجازه می‌دهد با سهولت و انعطاف پذیری زیاد چنین کارهایی را با تبلت و تلفن انجام دهند. برای دستیابی به چنین وظایفی، فرآیندهای آموزش به حداقل می‌رسند یا حتی غیرضروری هستند زیرا کارمندان علاوه بر استفاده کلاسیک از دوربین یا سیستم فایل، آنها را با چند کلیک نیز انجام می‌دهند. با توجه به پیچیدگی‌ها و محدودیت‌های بالا که کاربران در مورد راه‌حل‌های «به اندازه کافی خوب» با آن روبرو هستند، می‌توان نتیجه گرفت که معرفی راه‌حل‌های مدیریت اسناد با کیفیت مانند نرم افزار آرشیو کاج نه تنها یک انتخاب درخشان و اولویت برای بسیاری از شرکت‌ها است بلکه به دلیل سهولت اجرای آن، سادگی استفاده، میزان پذیرش توسط کارمندان و ذینفعان، و همچنین بازگشت سرمایه خاص، نیز بسیار مشهور است. کار در خانه و کار در خارج از محل کارفرما، که بسیاری از شرکت‌ها به دلیل شرایط همه‌گیر جدید، آن را اتخاذ کرده‌اند، با کاج بسیار پربازده، رقابتی و با کیفیت خوب خدمات به همکاران داخلی و همچنین همکاران خارجی و مشتریان می‌شود. تیم‌ پشتیبانی کاج همیشه آماده بحث و گفتگو درباره موارد خاص و چالش‌های تجاری شما هستند. ما شرایط جدید همه‌گیری را به عنوان عوامل بسیاری از تغییرات برای بهتر شدن مشاهده می‌کنیم، جایی که یک مثالِ کارِ طراحی شده خوب برای دورکاری است.

ترجمه شده از وبسایت OpenKM