بیشتر مشاغل به سرعت در حال ورود به فضای دیجیتالی هستند که می‌تواند بهره‌وری و کارآیی کلی آنها را افزایش دهد. بنابراین پرونده‌های دیجیتال به جای اسناد کاغذی قرار می‌گیرند. اسکن و دیجیتال سازی اسناد به طور قابل توجهی از زمان کارمندان شما برای یافتن یک سند از بین چندین کابینت پرونده می‌کاهد. علاوه بر این، باعث صرفه جویی در هزینه و بسیاری از مزایای دیگر می‌شود.
بنابراین اسکن چیست و چگونه می توان یک سند اسکن شده را دیجیتالی کرد؟
اسکن دیجیتال، گرفتن تصاویر دیجیتالی از هر پرونده کاغذی است. روند اسکن و دیجیتال سازی این پرونده‌ها بسیار ساده است. هنگامی که همه نسخه‌های اصلی سوابق خود را مرتب کردید، از اسکنر برای اسکن گرفتن اسناد کاغذی استفاده کنید.
نوع اسکنر مورد استفاده شما ممکن است با توجه به نوع اسکنِ اسناد مورد نیاز شما تعیین شود. هنگامی که سند را اسکن کردید ، قالب ذخیره سازی دیجیتال مورد نظر خود را انتخاب کرده و ذخیره کنید. همچنین برای کمک به مدیریت و ردیابی تمام اسناد اسکن شده خود، باید نرم افزار بایگانی اسناد را تهیه کنید. هنگامی که مراحل اسکن و دیجیتال سازی خود را به پایان بردید، می‌توانید از مزایای ذیل استفاده کنید:
افزایش سرعت جستجو
سوابق کاغذی برای مرتب سازی و مدیریت می‌توانند چالش برانگیز باشند. تصور کنید در حال جستجوی سندی هستید که بیش از دو سال پیش در محل تشکیل پرونده خود ثبت کرده‌اید. احتمالاً احساس جستجو در سوزن در انبار کاه خواهد بود. گزارشی از گروه گارتنر بیان می‌کند که به طور متوسط کارمندان سالانه بیش از 400 ساعت را صرف جستجوی اسناد چاپی می‌کنند. وقتی اسناد خود را به صورت ایمن دیجیتالی می‌کنید، قابلیت جستجو بهتر است، زیرا پرونده خود را در عرض چند ثانیه دریافت می‌کنید. هنگامی که پرونده‌های دیجیتال شما به خوبی سازماندهی و مدیریت صحیحی داشته باشند، جستجوی آنها با استفاده از کلمات کلیدی مرتبط حتی سریعتر است.
جلوگیری از از دست دادن و دسترسی به اسناد از راه دور
برای سازمان‌هایی که از راه دور کار می‌کنند یا افرادی که همیشه در حال حرکت هستند، انعطاف پذیری از اهمیت بالایی برخوردار است. حمل همه پرونده‌ها می‌تواند منجر به گم شدن یا آسیب رساندن به برخی از اسناد مهم شود. با دیجیتالی شدن می‌توان از چنین خسارت یا خساراتی جلوگیری کرد، زیرا همه پرونده‌ها دیگر فیزیکی نیستند.
بعلاوه، ممکن است در یک جلسه مهم باشید و سپس متوجه شوید که سندی را که نیاز دارید در خانه یا دفتر کارتان می‌باشد (و فراموش کرده‌اید آن را همراه خود بیاورید). بنابراین، این زمانی است که دیجیتالی کردن اسناد شما بسیار مفید است. به هر کجا که بروید، به پرونده‌های خود در دستگاه تلفن همراه خود دسترسی دارید و همچنین امکان اشتراک اسناد تجاری با دیگران فراهم است.
فضای فیزیکی بازیابی شده
اگر به فکر پاکسازی (حذف موارد غیرضروری) فضای خود هستید، اسکن و دیجیتالی کردن پرونده‌های کاغذی شما راهی است که باید دنبال کنید. همه جعبه‌هایی که فضای پشت کمد، زیرزمین یا راه‌روهای اداری، کابینت‌ها و ... شما را گرفته‌اند، می‌توانند در یک قالب دیجیتالی کوچک مرتب شوند. تصور کنید 30 کابینت بایگانی را در یک فلش USB قرار دهید.
وقتی اسناد کاغذی را دیجیتالی می‌کنید و فضاهای اشغال شده توسط کابینت‌های پرونده را آزاد می-کنید، نتیجه فوری باز شدن فضای اداری شما است. همچنین فضای بیشتری برای گسترش تیم شما و رشد تجارت به روش‌هایی که امکان آن را نمی‌دانستید باز می‌کند.
مقرون به صرفه بودن و افزایش بهره وری
یکی دیگر از مزایای دیجیتالی کردن اسناد کاغذی شما این است که هزینه چاپ، کپی یا خرید کاغذ به شدت کاهش می‌یابد. قیمت فضای ذخیره‌سازی و نگهداری را کاهش می‌دهید. و مهم‌تر از همه، ساعاتی که یک کارمند ممکن است در جستجوی یک سند در یک کابینه پرونده بی‌نظم صرف کند، ذخیره می‌شود و برای کارهای مهم‌تر استفاده می‌شود.
علاوه بر این، ذخیره اسناد شما در قالب‌های دیجیتالی بر ارتباط، همکاری و اتوماسیون تأثیر می‌گذارد، که از جنبه‌های اساسی تجارت شما هستند. اسکن دیجیتال تأثیر مستقیم بر بهره‌وری دارد زیرا باعث عدم اتلاف وقت زیاد در کارمندان برای یافتن، پردازش و انتقال اطلاعات می‌شود. یک محیط اداری دیجیتالی می‌تواند بهره‌وری کارکنان شما را به میزان قابل توجهی بهبود بخشد و به شما در صرفه جویی در وقت و هزینه کمک کند.
افزایش امنیت
روش‌های مختلفی وجود دارد که اسناد فیزیکی شما می‌تواند در معرض خطر قرار گیرد. نمونه‌ای از آنها، بلایای طبیعی (مانند جاری شدن سیل)، خطاهای انسانی (مانند جای نادرست یا کثیف شدن پرونده‌های حیاتی) و ساییدگی و پارگی طبیعی، است. پرونده‌های فیزیکی آسیب پذیر هستند و می‌توانند خارج از کنترل فضای ذخیره‌سازی شما باشند.
اسکن اسناد کاغذی شما را قادر می‌سازد چندین بار در فضای ابری (Cloud) یا سایر سیستم‌های مدیریت اسناد از آنها پشتیبان تهیه کنید. این به شما اطمینان می‌دهد که داده‌های شما برای مدت زمان طولانی حفظ می‌شود.
با یک اداره بدون کاغذ، سبز شوید
البته همه ما می‌دانیم که کاغذ از درختان جنگل ساخته می‌شود. بنابراین، استفاده مداوم از اسناد کاغذی و کابینت‌های حجیم پرشده (از کاغذ)، داشتن فضای کار دوستدار محیط زیست را به چالش می‌کشد. هنگامی که سوابق خود را دیجیتالی می‌کنید، محیطی را پرورش می‌دهید که از کاغذ کمتری استفاده می‌کند ، و خرد کردن ایمن برای دفع مناسب کاغذ به طور قابل توجهی کاهش می‌یابد.
تصور کنید وب سایت‌های خدمات مرور، مانند Writing Judge برای میلیون‌ها مقاله‌ای که می‌نویسند، اگر آنها را به صورت چاپ شده بررسی کنند، چه تعداد صفحات کاغذی مورد استفاده قرار می‌گیرد. علاوه براین، دیجیتال سازی ذخیره‌سازیِ اسناد شما به این معنی است که از جوهر چاپگر سمی کمتری استفاده می‌کنید و روند ارسال نامه کاغذی را که اثر کربن شما را افزایش می‌دهد، کاهش می‌دهید.
همکاری‌های پروژه را بهبود می‌بخشد
بیشتر فرآیندهای تجاری در محیط کار داخلی و خارجیِ خود به سمت همکاری پیش می‌روند. همکاری در پروژه‌ای که دسترسی دیجیتالی به آن امکان پذیر نیست، می‌تواند روند را کند و ناکارآمد کند. به عنوان مثال، اگر یک عضو تیم پروژه در سندی تغییر ایجاد کند که نیاز به تأیید همه اعضای تیم دارد، انتقال یک سند کاغذی از یک میز به میز دیگر برای همیشه طول می‌کشد. بنابراین، مانع بهینه‌سازی بهره‌وری می‌شود.
همچنین این احتمال وجود دارد که همه اعضای تیم، نسخه جدید را مشاهده نکنند و به همین ترتیب آنها بر اساس یک نسخه منسوخ شده به کار خود ادامه خواهند داد و وقتی متوجه خطا شوند، باید کار را دوباره انجام دهند. بنابراین، اگر پروژه‌های مشترک خود را دیجیتالی کنید، همه اعضای تیم می‌توانند به طور همزمان به سند دسترسی داشته باشند. از این رو کار سریعتر پیش می‌رود و بهره-وری بهینه می‌شود.
کارایی تیم شما با استفاده از اسناد و مدارک الکترونیکی می‌تواند به میزان قابل توجهی بهبود یابد. این باعث می‌شود تا همه در یک صفحه باشند، به راحتی بازخورد و ایده ارائه دهند، همزمان با افزایش بهره‌وری و همکاری، زمان کمتری نیز تلف می‌شود.
خدمات مشتری پیشرفته
اگر مشاغلی را اداره می‌کنید، همچنین نیاز دارید که فوراً اطلاعاتی را که مشتریان درخواست می‌کنند به آنها بدهید. هنگامی که تمام اسناد خود را اسکن می‌کنید، کارمندان شما دسترسی سریع و آسانی به اطلاعات دارند و به آنها این امکان را می‌دهد تا هر زمان که بخواهند پاسخگوی مشتری باشند.
به عنوان مثال، اگر مشتری یک وب سایت بررسی خدمات نوشتن، بهترین نویسندگان آنلاین، فوراً نیاز به ارسال مجدد مقاله خود به آنها داشته باشد، تصور کنید که تمام وقت (مدت زمان زیادی) آنها باید منتظر بمانند اگر مقالات به جای پرونده‌های الکترونیکی در یک کابینت قرار داشته باشند. درنتیجه، این امر (دیجیتال سازی) تا حد زیادی باعث افزایش سطح خدمات شما و افزایش رضایت مشتری، مراجعه و ابقای کسب و کار شما می‌شود.
نتیجه
پس از خواندن این مقاله، امیدوارم که توانسته باشیم شما را در مورد مزایای استفاده از خدمات اسکن اسناد، برای دیجیتالی کردن سوابق خود متقاعد کنیم.
آخرین مطالب منتشر شده
شرکت دانش پردازش کاج پارس موفق به دریافت گواهینامه ارزیابی امنیتی افتا برای سامانه مدیریت اسناد و دانش کاج شد. شرکت کاج پس از پشت سر گذاشتن مراحل احراز صلاحیت (تست های آزمایشگاهی فراوان) از سوی مرکز مدیریت راهبـردی افتا و سازمان فناوری‌اطلاعات موفق به دریافت این گواهینامه شد.
در این نوشته، قبل از خرید نرم افزار مدیریت فرآیند، نکاتی که باید مورد توجه قرار دهیم را بررسی می‌کنیم.
نرم افزار بایگانی کاج اجرای کلیه اقداماتی را که شرکت شما برای کاهش هزینه های دفتر نیاز دارد در اختیار شما قرار می دهد.
نرم افزار بایگانی اسناد کاج ابزارهای لازم را برای بهبود عملکرد و رضایت کلیه ذینفعان درگیر در بخش تدارکات، اعم از شرکت‌های حمل و نقل و تدارکات و مشتریان ارائه می دهد.
موضوع راه‌حل مدیریت حتی قبل از ویروس کرونا نیز مطرح بود و امروزه این یک گام ضروری برای روی آوردن شرکت‌ها به دورکاری است. مهم است که خود را با دانش مسلح کرده و آن را با استفاده از ابزارهای مناسب و مدرن فناوری اطلاعات به درستی پیاده سازی کنید.
نرم افزار کاج اجازه می‌دهد سرمایه فکری شرکت ایجاد و حفظ شود و سیستم را بر اساس اهداف سازمان تعریف و به روز می‌کند.
نرم افزار بایگانی اسناد ابزاری برای سازماندهی و مدیریت اطلاعات است، اما همچنین به عنوان یک کاتالیزور برای مدیریت دانش و بهبود مستمر عمل می‌کند. آنها (مدیریت اسناد) همچنین به معنای شفافیت برای نهادهای عمومی هستند، زیرا (دسترسی به) اطلاعات را برای کسانی که به آن نیاز دارند تسهیل می‌کنند.
این ده سوال را که باید از ارائه دهنده نرم افزار بایگانی اسناد خود بپرسید به شما کمک می‌کند تعیین کنید که آیا آنها افراد مناسبی برای این کار هستند و آیا راه‌حل‌های نرم افزار بایگانی اسناد (DMS) آنها برای سازمان شما مناسب است یا خیر؟
اصلیترین الزاماتی که همه سازمانها برای انطباق با GDPR نیاز دارند در ذیل آمده است.
