نرم افزار مدیریت دانـش

Knowledge Management System

اطلاعات خود را به دانش تبدیل کنید

مقدمه


برخی از چالش های مدیریت دانش در سازمان ها:

  • یافتن اطلاعاتی که در سراسر سازمان توزیع شده دشوار است.
  • اطلاعات آموخته شده مورد استفاده مجدد قرار نمی گیرد.
  • از خارج از سازمان نمی توان به اطلاعات دسترسی داشت.
  • پیدا کردن مهارتهای پنهان کارگران.
  • اشتراک دانش.
  • سازمان در مکان های متنوع جغرافیایی قرار دارد.
  • کارها به صورت جداگانه و انفرادی انجام می شود.
  • نحوه شناسایی و به اشتراک گذاشتن دروس آموخته شده.
  • استفاده مجدد از دانش، سریعتر از ایجاد دوباره آن است.
  • موانع اشتراک اطلاعات.
  • اهداف نامشخص سازمان.
  • شناسایی انواع دانش در سازمان.
  • دانش برای استفاده مجدد باید ذخیره شود.
  • کمبود ارتباط و اشتراک اطلاعات در بین کارمندان.

اهداف


مدیریت دانش یک سیستم پشتیبان تصمیم گیری (تصمیم یار) است که نیاز به اجرای الگویی مرتبط با فرایندهای یادگیری (گاها مبتنی بر یادگیری ماشین) و ضبط و انتقال دانش از فعالیت های روزانه دارد (فرایند انتقال دانش).

تسخیر دانش به خودی خود کافی نیست. از بعضی جهات، باید نگرشهای مناسب تشویق و فرهنگ پشتیبانی از یکدیگر در سازمان تقویت شوند.

ابزارها و فنون یادگیری باید به ایجاد یک فرهنگ مطلوب و نگرش های مستعد نسبت به اشتراک گذاری کمک کند.

ویژگی های اساسی یک مدل مدیریت دانش (استراتژی مدیریت دانش):

  • فرهنگی را در درون سازمان پرورش دهد که باعث تشویق ارتباط بین کارمندان و کارهای اشتراکی شود.
  • فرایندهایی را بوجود آورد تا هنگام ایجاد اطلاعات، آنها را به افرادی که به آن علاقه مندند توزیع کند.
  • ایجاد ارتباط بین سیستم ها (به اشتراک گذاری راه حل های مدیریتی).
  • موانع اشتراک گذاری اطلاعات را از بین ببرد.
  • سیر تکامل دانش را مدیریت کند.
  • انواع دانش را در سازمان تنظیم کند.
  • دسترسی همگان را به اطلاعات فراهم کند.
  • مشخص نمودن چگونگی تسخیر آموزه ها برای استفاده مجدد.
  • یک شبکه کاری یا انجمن عملی برای اشتراک گذاری دانش ایجاد کند.
  • سیستم باید انعطاف پذیر باشد و این امکان را برای انطباق با فرآیندهای در حال تغییر در سازمان فراهم آورد.
  • ابزارهایی را برای اتصال افراد و فرایندها (اشتراک دانش) پیاده سازی کند.
  • رهبران دانش را در مکانهای کلیدی شناسایی کند.
  • فرایندهایی را برای انتقال دانش ایجاد کند.
  • الگو باید به طور دوره ای تجدید شود.
  • دروس آموخته شده را به اشتراک بگذارد.
  • مسئولیت ها و شایستگی ها را مشخص کند.
  • راهکارهایی را برای کدگذاری دانش ایجاد کند.
  • فرایندهایی را ایجاد کند تا هنگام تولید اطلاعات آنها را شناسایی کند.

امکانات

دانش محور

با استفاده از مدیریت محتوای کاج شما می توانید یک یا چند مخزن دانش ایجاد کنید و آنها را در دسترس کل سازمان قرار دهید. می توانید یک نمونه عملی را در docs.openkm.com مشاهده کنید.

مدیریت مکاتبات

از نرم افزار مدیریت دانش کاج می توان برای ذخیره کلیه مکاتبات فیزیکی شرکت، اسناد چاپی (از طریق فرآیندهای دیجیتالی کردن) و همچنین ایمیل ها استفاده کرد.

کانال های توزیع

به طور خودکار اطلاعات سفارشی به محض ایجاد در سیستم، برای کاربران و گروهای کاربری علاقه مند ارسال می شود.

همکاری

  • دسترسی همگانی.
  • مدیریت وظایف.
  • تبادل نظر.
  • دانشنامه (ویکی).
  • یادداشت ها و حاشیه نویسی در اسناد.
  • ویرایش مشارکتی.

کمک در تصمیم گیری ها

کمک به ادغام داده ها برای تصمیم گیری (تصمیم یار).

گزارش های خودکار جهت کنترل

ضبط خودکار فراداده ها

ماژول Zonal OCR نرم افزار کاج یک استخراج گر داده و پردازشگر سند است. به شکلی طراحی شده است که داده ها را از هر ساختاری استخراج کند و به شکلی قابل مفهوم برای شما و نرم افزار تبدیل کند. با توجه به ساختاری که این نرم افزار دارد می تواند با سایر ابزارهای موجود در بازار همچون Abby Flexicapture و Kofax ترکیب شود.

پیش نمایش پیشرفته

اکثر فایل ها با فرمت‌های مختلف از جمله پی دی اف، مجموعه آفیس، اتوکد، ویدئو، تصاویر و... بدون نیاز به نصب هیچگونه نرم افزار جانبی در سامانه کاج قابل مشاهده می باشند.

کنترل نسخه

کنترل نسخه، مدیریت تغییرات در اسناد است. تغییرات معمولاً توسط یک شماره شناسایی می شوند که به آن "شماره تجدید نظر" (revision number) گفته می شود. هر نسخه همراه با تاریخ و ساعت و نام شخصی که تغییر را انجام داده در دسترس است. نسخه های مختلف را می توان به صورت گرافیکی مقایسه و یا بازیابی کرد.

ایجاد طبقه بندی

نرم افزار مدیریت دانش کاج به شما این امکان را می دهد تا با استفاده از یک طبقه بندی، یک نقطه دسترسی واحد برای همه اطلاعات - مدیریت محتوا - تنظیم کنید. مدل امنیتی به شما کمک می کند تا تعیین کنید که کاربران به چه اطلاعاتی می توانند دسترسی داشته باشند.

  • سادگی برای کاربران.
  • برخورداری از قابلیت های اساسی.
  • استقرار آسان و سریع.
  • کمک به تجزیه و تحلیل نتایج.
  • ساده سازی فرایندها.

شناسایی

بر اساس یک الگوی یادگیری -یادگیری ماشینی- و با استفاده از داده های موجود در مخزن، نرم افزار مدیریت دانش کاج اطلاعات را جهت توزیع و استفاده مجدد شناسایی و استخراج می کند.

کارهای خودکار

راهکارهای مدیریت نرم افزار کاج به شما این امکان را می دهد تا فرایندهای دوره ای را با استفاده از ماژول مربوطه به صورت اتوماتیک انجام دهید. این فرایندها هزینه ها را کاهش می دهد، خطای انسانی را به حداقل می رساند و همچنین کاربران را از انجام کارهای تکراری که به دانش کمک نمی کند، منصرف می کند.

در نرم افزار مدیریت دانش کاج می توان فعالیت هایی تعریف نمود که به صورت خودکار انجام می پذیرند، به عنوان نمونه: میتوان تعیین کرد بعد از بارگذاری اسناد با فرمتی مشخص ایمیلی به مدیریت ارسال شود، تنظیمات امنیتی تغییر کند، فایل تغییر یابد (تبدیل به pdf) و ... .

پیگیری

کلیه فعالیت های کاربران از لحظه ورود به نرم افزار تا خروج آنها ثبت و ضبط و در اختیار مدیران قرار می گیرد.

اتصالات

REST, SOAP and CMIS Webservices

Networking CIFS, FTP and WebDAV protocols supported.

نرم افزار مدیریت دانش کاج می تواند به سرعت با برنامه شخص ثالث ادغام شود. در حال حاظر ماژول هایی جهت ارتباط با Bonitasoft BPM ، Microsoft Office ، Vtiger موجود می باشد.

ماژول ها

  • زیرسیستم.
  • بایگانی ایمیل.
  • امضای دیجیتال.
  • رمزنگاری
  • موتور گردش کار.
  • مهر و امضای اسناد
  • موتور گزارش ساز.
  • مدیریت وظایف.
ترجمه شده از وب سایت openkm صفحه مدیریت دانش