نرم افزار بایگانی | نرم افزار آرشیو | مدیریت مستندات

نرم افزار آرشیو یا نرم افزار بایگانی یک فضای مرکزی جهت ایجاد، اشتراک گذاری، نگهداری، ردیابی، طبقه بندی، کنترل، حفظ امنیت و مدیریت مستندات و سایر اطلاعات در سازمان می باشد.

پراکندگی اطلاعات یکی از مشکلات همیشگی سازمان‌ها و تأسیس آرشیوی متمرکز از اسناد، فایل‌ها و اطلاعات از دغدغه اصلی آن‌ها است. نرم افزار بایگانی اسناد به شما این امکان را می‌دهد تا اسناد، اطلاعات، فایل‌ها و مدارک مختلف را با حفظ محدوده‌های امنیتی ذخیره نمایید. همچنین با تعریف فیلدهای اطلاعاتی پویا بر روی اطلاعات ذخیره‌شده، قابلیت جستجو و گزارش‌گیری گسترده‌ای را در اختیار کاربر قرار می‌دهد.

نرم افزار آرشیو در فعالیتهای روزانه شما وارد می شود و همه پرسنل بر اساس میزان دسترسی که دارند می توانند تجربیات، فایل‌ها و اسناد مربوط به خود را درآن بارگذاری و به اشتراک بگذارند. علاوه بر آن نرم افزار مدیریت مستندات کاج می تواند تغییرات اسناد و فایل‌ها را به شما گزارش دهد.

نرم افزار بایگانی یا نرم افزار آرشیو
برخی از مشتریان نرم افزار بایگانی کاج
نماینده رسمی OpenKM در ایران

تنها نماینده رسمی OpenKM در ایران

شرکت دانش پردازش کاج پارس تنها نماینده رسمی OpenKM در ایران می باشد. و همچنین علاوه بر نسخه های کامیونیتی و حرفه ای OpenKM نسخه بومی شده و توسعه یافته آن را با نام کاج ارائه می دهد.

   وب سایت OpenKM    مشاهده گواهی نمایندگی

امکانات عمومی نرم افزار بایگانی کاج

طبقه بندی اسناد

طبقه بندی اسناد و دسته بندی آن‌ها در یک محیط راحت و کاربر پسند

کلمات کلیدی

قابلیت ثبت کلمات کلیدی و واکشی بر اساس آن با استفاده از موتور جستجو کاج

یادداشت گذاری

کاربران می‌توانند به راحتی روی اسناد نظرات خود را بیان کرده و دیگر کاربران به اظهار نظر دوباره بپردازند.

دانشنامه

سازمان شما را قادر می سازد در کوتاه ترین زمان، کلیه داده های لازم برای سازماندهی اطلاعات و دانش خود را فراهم سازید.

جستجو پیشرفته

مانند جستجوی گوگل در داخل مستندات بارگذاری شده به دنبال درخواست های کاربر می گردد.

پیش نمایش اسناد

تمام فرمت‌های مختلف از جمله پی دی اف، مجموعه آفیس ، ویدئو،تصاویر و غیره در نرم افزار قابل مشاهده می باشند.

امکانات ویژه نرم افزار آرشیو کاج

پشتیبانی از OCR فارسی در نرم افزار بایگانی کاج
با استفاده از این امکان می توان متون فارسی و انگلیسی و عربی را از فایل های pdf و تصاویر(jpg, png , tiff , …) استخراج کرد و همچنین امکان جستجو در آنها محیا می شود.
نرم افزار بایگانی اسناد کاج جهت انجام عمل احراز هویت می تواند به Active Directory ، LDAP و SSO متصل شود. همچنین امکان سفارشی سازی آن مطابق با نیاز سازمان فراهم است.
ابزاری کاربردی برای کاربران فراهم می‌سازد تا از تمام فعالیت‌های صورت گرفته بر روی مستندات و مدارک سازمان گزارش جامعی دریافت کنند.
ابزاری مفید در اختیار کاربران برای طراحی فرم قرار می دهد تا فرم هایی دسته بندی شده و منظم داشته باشند. فرم های طراحی شده می توانند به عنوان ابزاری کارآمد جهت اکتساب ساخت یافته اسناد و مدارک مورد استفاده قرار گیرند.
به منظور سهولت در استفاده از نرم افزار، کاربر به سادگی می‌تواند تمام اسناد و مدارک موجود در سیستم را در رایانه شخصی خود در قالب یک درایور مستقل دسترسی داشته باشد.
نرم افزار بایگانی کاج با بهره گیری از یک موتور قوی امکان تعریف فرآیند های مختلف درون سازمانی را در دل خود جا داده است که امکان پیاده سازی راحت تر آن را فراهم می‌سازد.
این ابزار همانند یک پرینتر عمل می کند با این تفاوت که آنچه قرار است پرینت شود به فایل پی دی اف تبدیل شده و در نرم افزار آرشیو کاج بارگذاری می شود.
در مجموعه آفیس می‌توانید به صورت افزونه نرم افزار بایگانی کاج را اضافه کنید تا به صورت مستقیم تمام اسناد بوجود آمده در داخل سامانه ذخیره گردد.
محیط چند کاج به مشتریان این امکان را می دهد تا یک نسخه از نرم افزار بایگانی کاج را به بخشهای اختصاصی جداگانه ، به نام سازمان تقسیم کنند. در حالی که هر سازمان به داده های اطلاعاتی خصوصی خود دسترسی دارد، ، کلیه سازمانها از سرورهای ذخیره سازی داده و سخت افزار یکسان استفاده می کنند. این امکان مناسب سازمانهایی که به صورت غیر متمرکز فعالیت می کنند مانند شرکت های هلدینگ، شرکت های مهندسی مشاور که پروژه های مختلف دارند یا بانک ها و نهادهای دولتی است.
ویکی و تبادل نظر ابزارهای عالی جهت همکاری آنلاین و اکتساب دانش، ایجاد، اشتراک گذاری و بحث در مورد اسناد و پروژه ها هستند..

امکانات نرم افزار بایگانی کاج در خصوص ارتباط با سایر نرم افزار ها

نرم افزار بایگانی کاج با استفاده از امکانات زیر قابلیت اتصال به هر نرم افزاری را در سازمان دارد.

SDK
SDK FOR JAVA
SDK FOR PHP
SDK FOR .NET
Web services
CMIS
RESTFUL
SOAP
Development environment

کلیه ابزارهای لازم جهت توسعه نرم افزار، ساخت گزارشات و فرایند ها در قالب یک فایل OVA ارائه می شود.

امکانات نرم افزار بایگانی کاج در خصوص تامین امنیت اسناد

تعیین سطح دسترسی

در نرم افزار آرشیو کاج می توان برای هر فایل و پوشه تعیین کرد چه کاربرانی و گروه هایی به آنها دسترسی داشته باشند. سطح دسترسی ها شامل خواندن، ویرایش، حذف و ... می باشد.

نگهداری تاریخچه اسناد

نرم افزار بایگانی اسناد کاج امکان تغییر فایل ها را فراهم می‌سازد و برای بهبود مدیریت آن‌ها امکان نسخه گذاری را مهیا کرده است تا به این طریق با حفظ نسخه های پیشین اسناد روند بروز رسانی آن‌ها را به کاربران و مدیران نمایش دهد.

آنتی ویروس

نرم افزار بایگانی کاج میتواند هنگام بارگذاری اسناد آنها را از نظر آلوده بودن به ویرووس بررسی نماید که به صورت پیش فرض از آنتی ویروس متن باز CalmAV استفاده می شود.

ذخیره فعالیت های کاربران

کلیه فعالیت های کاربران از لحظه ورود به نرم افزار بایگانی کاج تا خروج آنها ثبت و ضبط و در اختیار مدیران قرار می گیرد.

Watermark

در نرم افزار آرشیو کاج با استفاده از این قابلیت کاربر می تواند متن یا تصویری را روی فایل درج کند. از این قابلیت می توان به عنوان ابزاری جهت امضای اسناد استفاده کرد.

پروفایل های کاربری

با استفاده از این امکان می توان تعیین کرد کاربر به کدام یک از امکانات نرم افزار بایگانی کاج دسترسی داشته باشد. امکان اعطا یا سلب دسترسی به تمام دکمه ها، منوها و سایر امکانات نرم افزار در پروفایل ها مهیا شده است.

سایر امکانات نرم افزار بایگانی کاج

  • امکان آرشیو انبوه مستندات با فرمتهای مختلف
  • دانلود پوشه ها در قالب فایلهای فشرده
  • قفل نمودن اسناد به منظور جلوگیری از ویرایش یا حذف
  • قابلیت نشانه گذاری (bookmarks)
  • اسناد شخصی برای هر کاربر
  • آگاه شدن از رویدادها از طریق ایمیل
  • ارسال آدرس اسناد از طریق ایمیل
  • ارسال اسناد به عنوان پیوست ایمیل
  • یادداشت گذاری بر روی اسناد
  • ارسال پیام و جستجوهای تعریف شده بین کاربران
  • امکان دسته بندی اسناد
  • ارتباط اسناد مرتبط با یکدیگر
  • امکان فیلتر کردن اسناد بر اساس پارامترهای مختلف
  • امکان تغییر نام، حذف، کپی و انتقال انبوه فایل و پوشه
  • امکان ثبت یادداشت هنگام بارگذاری نسخه های جدید
  • دسترسی به نسخه های قبلی اسناد
  • بازیابی نسخه های قبلی (rollback)
  • فشرده سازی نسخه های قبلی جهت آزاد سازی فضا
  • امکان ایجاد فرم های متفاوت و اضافه نمودن به فایل ها یا پوشه ها
  • پشتیبانی از فرمت های گوناگون
  • ارائه گزارش از آخرین اسناد قفل شده، درحال ویرایش، بازدید شده، رصدشده
  • ارائه گزارش از اسنادی که اخیرا بیشترین تغییرات یا مشاهده را داشته است
  • مشاهده ایمیل های جدید دریافتی و پیوست ها
  • امکان ایجاد گردش کارهای پیچیده
  • گردش کار برای بررسی، تایید و اعتبار سنجی
  • پشتیبانی از گردش کارهای موازی و سریال
  • جستجو بر اساس محتوا، کلمات کلیدی، تاریخ تغییر، کاربر ایجادکننده
  • محتوای اسناد هنگام بارگذاری استخراج میشوند و میتوان در متن اسناد جستجو کرد
  • امکان جستجو بر اساس فرم ها
  • امکان مجوزدهی و تخصیص دسترسی به کلیه ی امکانات نرم افزار
  • امکان مجوزدهی و تخصیص دسترسی کاربران و گروه‌ها به پوشه‌ها و فایل‌ها
  • امکان مشاهده کلیه فعالیت کاربران از جمله: بارگذاری، دانلود، ویرایش و ...
  • گزارش ساز؛ قابلیت ایجاد گزارش با استفاده از jasper report
  • ایجاد زمانبندی برای اجرای بعضی از عملیاتها مثلا: استخراج متون
  • تنظیم اجرای بعضی از عملیاتها بر اساس رویدادهای مشخص
  • امکان تخصیص حداکثر فضای قابل استفاده برای هر کاربر (User Quota limit)
  • رابط کاربری زیبا و سریع با استفاده از تکنولوژی Ajax
  • پشتیبانی از انواع مرورگرها
  • پشتیبانی از زبانهای مختلف
  • پیشنمایش اکثر فایل ها ازجمله اتوکد
  • مدیریت تحت وب
  • پشتیبانی از تکنولوژی WebDAV
  • پشتیبانی از پروتکلهای IMAP ، POP3
  • دریافت خودکار و مرتب سازی ایمیل ها بر اساس انواع پارامترها
  • ویروس یابی از تمام اسناد بارگذاری شده
  • بارگذاری تصاویر از اسکنر

پرسش های متداول نرم افزار بایگانی کاج

پشتیبانی از نرم افزار بایگانی اسناد کاج به چه صورت است؟
پس از نصب و راه اندازی نرم افزار آرشیو به مدت یکسال از پشتیبانی و بروزرسانی رایگان بهره مند خواهید شد و پس از آن پشتیبانی و بروزرسانی با عقد قرارداد جداگانه ادامه خواهد یافت.
+ آیا نرم افزار بایگانی کاج یک نرم افزار خارجی است؟
خیر، نرم افزار مدیریت مستندات کاج توسعه یافته و بومی شده نرم افزار openkm می باشد و تیم فنی کاج احاطه کامل به سورس کد آن را دارد. در مواقع نرم افزار بایگانی کاج نرم افزار بومی است که اسکلت آن از یک نرم افزار خارجی معتبر ارث بری کرده است.
+ با منهل شدن شرکت یا مهاجرت اعضای اصلی آن به خارج از کشور تکلیف اسناد و اطلاعاتی که در نرم افزار شما است چه می شود؟
ساختار ذخیره سازی اطلاعات و نگهداری اسناد در نرم افزار بایگانی کاج همانند ساختار موجود در نرم افزار openkm میباشد لذا با منهل شدن شرکت یا موارد مشابه شما می توانید با مراجعه به انجمن openkm یا شرکت های مشابه که در سراسر دنیا این نرم افزار را توسعه می دهند اطلاعات و اسناد خود را از این نرم افزار خارج کنید. در واقع اینکه نرم افزار کاج بومی شده و توسعه یافته یک نرم افزار بین¬المللی است خود نقش بیمه اسناد شما را دارد.
+ نرم افزار مدیریت اسناد کاج امنیت اسناد را چگونه تضمین می کند؟
ساختار لایه ای نرم افزار آرشیو کاج این امکان را به شما می دهد برای تک تک اسناد و پرونده ها تعیین نمایید چه افرادی به چه میزانی به آن ها دسترسی داشته باشند(مشاهده، ویرایش، حذف و ..) و همچنین وجود ماژول هایی همچون رمزنگاری اسناد، واترمارک، آنتی ویروس، ثبت فعالیت کاربران و زیرساخت فنی کاج و استفاده از سیستم عامل لینوکس به عنوان هاست نرم افزار منجر به افزایش سطح ایمنی نرم افزار می شوند
+ زیرساخت سخت افزاری مورد نیاز برای راه اندازی نرم افزار بایگانی چیست؟
با توجه به تعداد کاربران همزمان و تعداد اسنادی که در نرم افزار آرشیو کاج بارگذاری می شوند پرامترهای سخت افزاری متغیر خواهند بود ولی نکته حائز اهمین این است که نرم افزار آرشیو کاج بخش عمده فعالیت ها را در ساعت غیر اداری انجام میدهد و از نظر فنی سعی شده به گونه ای طراحی شود که از کمترین منابع بیشترین استفاده را ببرد.حداقل سخت افزار مورد نیاز جهت نصب نرم افزار بایگانی کاج یک کامپیوتر معمولی است!.
+ آیا امکان بارگذاری انبوه اسناد در نرم افزار بایگانی کاج وجود دارد؟
بله، به عنوان مثال اگر شما چندین ترابایت اطلاعات داشته باشید با استفاده از ماژول بارگذاری انبوه می توان در مدت زمان کوتاهی کلیه اسناد را در نرم افزار آرشیو کاج وارد کرد.
+ آیا امکان برقراری ارتباط بین نرم افزار بایگانی کاج با سایر نرم افزار های سازمان وجود دارد؟
بله، نرم افزار آرشیو کاج با استفاده از وب سرویس، SDK و ماژول ها و پروتکل هایی همچوم پرینتر مجازی، وب درایو ، CMIS و .. امکان ارتباط با کلیه نرم افزارهای سازمان را دارد.
+ آیا نرم افزار بایگانی از نظر فنی محدودیت تعداد کاربر و اسناد را دارد؟
خیر، برگ برنده نرم افزار مدیریت مستندات کاج پشتیبانی از حجم انبوه اسناد و کاربران می باشد.
+ جهت احراز هویت امکان ارتباط با ldap، اکتیو دایرکتوری و sso وجود دارد؟
بله، بخش احراز هویت نرم افزار بایگانی کاج به شکلی طراحی شده است که می تواند از انواع روش‌ها و ابزارهای احراز هویت پشتیبانی کند.
+ انتقال اطلاعات از سایر نرم افزارهای بایگانی به نرم افزار آرشیو کاج چگونه انجام می‌شود؟
درصورتی که شما قصد مهاجرت از نرم افزار دیگری به نرم افزار بایگانی کاج را داشته باشید در صورتی که اطلاعات فنی آن نرم افزار را داشته باشید تیم پشتیبانی کاج عمل انتقال اطلاعات را انجام می دهد.

لطفا جهت درخواست دمو ، قیمت نرم افزار و مشاوره با کارشناسان واحد فروش تماس بگیرید

035-37339383
اخبار و مقالات