مدیریت اسناد بصورت دور کاری

بسیاری از شرکت‌ها تشخیص دادهاند که برای انجام کارهای خود به یک مدل کاری انعطاف پذیر نیاز دارند. علاوه بر کار در محل کار و دفتر، کارمندان همچنین میتوانند کار خود را از خانه و مکانی دور افتاده انجام دهند. 

امروزه معمول است كه شركت‌ها در شرایطی بسیار پویا و با تعداد روزافزون شركا، پیمانكاران فرعی و مشتریان و نیاز به توسعه سریع خدمات و محصولات جدید فعالیت میكنند. آنچه برای شرکت‌هایی که در موقعیت رقابت گروهی در بازار قرار میگیرند ضروری است این است که مدل‌های تجاری، زنجیرههای ارزش و شبکههای ارزش به شکل چابک (سریع) دوباره سازماندهی شوند. با توسعه کیفیت خدمات، مدت‌هاست که چابکی تجاری پیش شرط موفقیت در بین چنین گروهی از شرکت‌ها یا شرکت‌های تکی درون گروه بوده است. 

شرکت‌هایی که مایل به دستیابی به چابکی تجاری هستند، نیاز به داشتن سیستم‌های چابک دارند و در این میان روشی برای تأیید انواع مختلف اسناد و فرآیندها بسیار حیاتی است. شرکت‌ها با موفقیت، کیفیت خدمات داخلی و خارجی و عملکرد کافی کارکنان میتوانند به چابکی برسند. 

تمام اسناد موجود در شرکت را میتوان به انواع اسناد تقسیم کرد و متداول ترین آن‌ها:

• بارنامه
• صورتحساب
• پیش فاکتور
• مشاوره اعزام (ارسال)
• گزارش فروش
• گزارش موجودی کالا
• کاتالوگ محصول، قیمت، فروش
• گزارش هزینهها
• اسناد مختلف پروژه

اگرچه بسیاری بر این باورند که نامههای الکترونیکی، تلفنها، ابزارهایی مانند اسکایپ، وایبر، واتس اپ یا سایر ابزارهای پیام فوری یا کنفرانس ویدئویی برای برقراری ارتباط موثر و بهرهوری در وظایف، همراه با انواع اسناد فوق کافی است، اما واقعیت متفاوت است. 

بدون داشتن سیستم کافی برای تأیید اسناد مختلف، یک شرکت در سیلوهای اطلاعاتی، خلأ فرایندها، خدمات ضعیف، کندی و خطا در کار فرو میرود. به طور کلی، عملکرد یک شرکت با قرار گرفتن در معرض خطرات امنیتی کاهش مییابد. 

هنگامی که عملکرد کارمندان لازم است، پیچیدگی گردش کار اسناد در یک سازمان در متغیرهای زیر منعکس میشود:

• عملیات به چندین بخش (یا چندین شرکت) تقسیم میشود
• بخش‌ها اغلب در کار خود به انواع خاصی از اسناد اعتماد میکنند
• انواع مختلف اسناد به عملیات‌های مختلفی مانند تأییدیه یا سایر مراحل نیاز دارند
• عملیات روی اسناد باید به صورت استاندارد و به موقع انجام شود
• چندین مجری داخلی و خارجی در عملیات یک سند شرکت میکنند
• ذینفعان مختلف باید دسترسی آسان جهت بررسی وضعیت سند را داشته باشند
• باید سوابق و نظرات در مورد اسناد و نسخههای اسناد و حرکت آن‌ها در سیستم دنبال شود
• اسناد باید به طور خودکار طبقه بندی و سیستم بندی شوند
• توسط یک ویژگی مخصوص داده در خود سند تقسیم بندی شوند، به عنوان مثال، فراداده
• برخی از اسناد ممکن است فقط برای کارمندان خاص در دسترس باشد
• کارمندان فقط اقدامات خاصی را روی اسناد انجام میدهند، یعنی دسترسی کم و زیاد برای خواندن یا تغییر دادهها یا تغییر وضعیت اسناد دارند
• برای امنیت اسناد، کلیه اسناد باید از خطر عمدی یا تصادفی محافظت شوند
• اسناد باید برای مشاهده با دستگاههای مختلف از محل کار و مکان‌های از راه دور در دسترس باشند
• پروندههای سند باید تا زمان تغییر یا کار بر روی سند به صورت سیستماتیک فیزیکی، منظم، منطقی، متادیتای منظم مشاهده شوند (در دسترس باشند)
• فقط برای اعلان پیچیدگی کم، اعلان‌های خودکار در مورد تغییرات یا ورود اسناد جدید باید حفظ شود

عملیات فوق با افزایش تعداد انواع مختلف اسناد، تعداد بخش‌های موجود در شرکت، تعداد شرکت‌ها و همچنین تعداد کارمندان یا مجریان درگیر در فرآیندها، همکاری آنلاین و انجام کارها با حداقل آموزش، پیچیدهتر میشود. خوب، به نظر میرسد که دستیابی به یک هدف بسیار طاقت فرسا است. 

کاج بستری است که میتوان تمام پیچیدگیهای ذکر شده در بالا را به طور مؤثر بر روی آن حل کرد. انعطاف پذیری کافی را برای شخصی سازیهای متعدد در کد برنامه خود فراهم میکند. همچنین، کاج برای توسعه برنامههای خارج از سازمان که به پایگاه داده کاج متکی هستند و عملکرد را به طور کارآمد گسترش میدهند، بسیار مناسب است. امنیت سیستم از دسترسی غیر مجاز به اسناد در کاج در بالاترین استانداردهای صنعتی است. همچنین محافظت در برابر تهدیدات داخلی که احتمال آن همیشه ممکن است، برای امنیت و یکپارچگی اطلاعات انجام می شود. کاج مسیرهای ارزیابی مؤثری را برای ردیابی اینکه کدام کاربر در چه زمانی به چه پرونده ای دسترسی داشته را نگه می دارد.

کاج دارای موتور جستجوی بسیار قوی است که توسط OCR طراحی شده است و به شما امکان میدهد فایل‌ها و پوشهها و محتوای موجود در آن‌ها، حتی زیرنویس روی عکسها را نیز جستجو کنید. با چند کلیک، کارمندان میتوانند لیستی از اسناد مطابق با معیارهای جستجو را بدست آورند، به موجب آن برخی از نتایج بدست آمده میتواند مناسبتر از سند کامل باشد. جستجوی متن سند به عنوان کلید واژه پیش فرض یک ویژگی مفید است. 

ما معتقدیم که هنگام اسکن بسیاری از اسناد و وارد کردن آن‌ها به کاج، اسناد باید به طور خودکار طبق فرمول خاصی، بر اساس ارزش دادههای موجود در سند یا وضعیت آن، عنوان داده شوند. نامگذاری خودکار، فیلتر خودکار اسناد براساس برخی از ویژگی‌ها و تقسیمبندی آن‌ها، به عنوان مثال، گروهبندی خودکار و انجام عملیات خودکار بر روی گروهی از اسناد، تمام این عملیات‌ها را می-توان براساس نیاز سفارشی نمود، اساسِ استفاده آسان از برنامه و بازگشت سرمایه مناسب است.

استاد سخت افزار M. Porter در اواخر دهه 1970 به روشی تصویری توضیح داد که چگونه شرکت‌ها با کیفیت زنجیره ارزش خود در مسیر رسیدن به مزیت رقابتی، رقابت میکنند. بعداً، سوویکا و رایپورت و بسیاری دیگر به طور مشابه واقعیت تجارت را توضیح دادند. شرکت‌ها اساساً با شبکه‌های ارزشی، به عنوان مثال، با شرکاء چندین شرکت شبکهای، پیمانکاران فرعی و مشتریان رقابت میکنند. از نظر مفهوم، صنعت امروز همین است. رقابت پذیری چنین شغلی به نرم افزار بایگانی اسناد که با موفقیت اجرا شده و سیستم تأیید انواع مختلف اسناد در کارهای مشترک بستگی دارد.

کارمندان و تیمهایی که از راه دور کار میکنند اهمیت داشتن همه اطلاعات لازم و ارتباط و همکاری موثر را درک میکنند. مشارکت کنندگان تجاری که از نرمافزار کاج برای تأیید انواع مختلف اسناد استفاده میکنند، تفاوتی را در اینکه با همکاران خود در یک دفتر باشند یا به صورت دورکاری با هم کار کنند، احساس نمیکنند. یک سیستم کاری، فرآیندهای تجاری و ابزارهای همراه با طراحی و ترتیب مناسب، برای شرکت‌هایی که به عنوان گروهی از شعبهها (دپارتمانها)، بخش‌ها یا شرکت‌ها با پیچیدگی بیشتری فعالیت میکنند، در درجه اول اگر دورکاری نیز انجام میدهند، خلأهای مختلفی را برطرف میکند. 

از آنجا که امروزه چنین فناوری و ابزارهای رشد یافتهای داریم، محدودیت‌های فنی به یک عامل محدود کننده برای موفقیت در کار تبدیل میشوند. هنوز، خلاقیت و سازگاری با برنامهها در حال تبدیل شدن به یک عامل و شرط فزاینده موفقیت است. ما شما را تشویق میکنیم که کاج را به عنوان یک گزینه بالغ در این تلاشها در نظر بگیرید.