مزایای بارز سیستم مدیریت اسناد چیست؟

در اینجا برخی از مزایای اصلی سیستمهای مدیریت اسناد آورده شده است که مطمئناً شما را در درک این که چرا این موارد برای شما و دفتر شما و یا برای هر هدفی که شما میخواهید، ضروری است، در اختیار شما قرار میدهد.
مزایای بارز سیستم مدیریت اسناد چیست؟
21 مرداد ، 1400
 

اسناد یا اسناد کاغذی یا اسناد الکترونیکی جزء لاینفک هر دفتر، موسسه و غیره است. مدیریت اسناد همیشه به ویژه برای کسانی که مجبورند روزانه با تعدادی از آنها سر و کار داشته باشند، باعث دردسر بوده است. برخلاف زمانهای قدیم که افراد برای جستجوی یک صفحه به مرور مجموعه‌ه­ای از فایلها می­پرداختند، نرم افزار مدیریت اسناد امکان ذخیره راحت هر تعداد اسناد را که می­خواهید آسان کرده است و همچنین می‌­تواند به شما کمک کند فوراً اسناد مورد نیاز خود را پیدا کنید. نرم افزارهای مدیریت اسناد به دلیل مزایایی که ارائه می­دهند و استفاده آن‌ها در مقیاس وسیع از طرف آژانس‌­های تجاری پاکستان، بسیار محبوب شده است. در اینجا برخی از مزایای اصلی سیستم­‌های مدیریت اسناد آورده شده است که مطمئناً شما را در درک اینکه چرا این موارد برای شما و دفتر شما و یا برای هر هدفی که می‌­خواهید، ضروری است، در اختیار شما قرار می­دهد.

فضای ذخیره سازی کاهش یافته است

شکی نیست که فناوری به ما در ارتقاء روش‌های سنتی انجام کارها کمک کرده است. پیش از این، انبارهای بزرگی با قفسه‌­های بزرگ پر از انبوه کاغذ و پرونده وجود داشت. هر سال برای ذخیره تعداد فزاینده اسناد، افراد تعدادی کمد یا قفسه جدید برای رفع نیازها تهیه می­‌کردند. با این حال، در حال حاضر سیستم‌­های مدیریت اسناد تمامی چنین مسائلی را ریشه­کن کرده‌­اند. شما می‌­توانید اسناد مورد نیاز خود را بدون نگرانی در مورد مسائل مربوط به ذخیره­‌سازی ذخیره کنید. مدیریت اسناد الکترونیکی بسیار راحت‌­تر از سند کاغذی است و همیشه جایی برای افزایش فضای ذخیره­‌سازی وجود دارد.

امنیت

هنگام استفاده از اتاق‌های ذخیره‌­سازی، ایمن نگه داشتن اسناد، جابجایی اسناد یا عدم دسترسی افراد غیرمجاز، نسبتاً آسان بود. سیستم‌های مدیریت اسناد، ایمنی اسناد مهم را آسان کرده و ارتقاء داده­اند. دسترسی به اسناد، فقط توسط شخصی مجاز است که به آن‌ها دسترسی داشته باشد. این امر همچنین شرکت را از سرمایه­‌گذاری در ساختن انبارهای امن و سپس استخدام نگهبان برای افزایش حفاظت نجات می‌­دهد. در این واقعیت که نرم افزار بایگانی اسناد الکترونیکی منجر به افزایش امنیت اسناد مهم یا محرمانه شده است، شکی نیست.

سازمان و مدیریت

مدیریت و سازماندهی اسناد هرگز به آسانی سیستم­‌های مدیریت اسناد (DMS) آسان نبوده است. دیگر لازم نیست وقت خود را به دنبال یک قطعه کاغذ تلف کنید. تمام آنچه شما نیاز دارید تایپ نام سند است و می­‌توانید آن را در کسری از ثانیه دریافت کنید. به راحتی می­‌توانید اسناد را در پوشه­‌ها و زیر پوشه‌­ها دسته بندی کرده و مرتب کنید و می‌­توانید آنها را به دلخواه نامگذاری کنید. این الگوی سازمانی، در وقت شما صرفه­‌جویی می­کند و شما بلافاصله سند مورد نظر خود را پیدا می­کنید. هرچه بیشتر در حفظ نرم افزار مدیریت اسناد الکترونیکی خود سرمایه گذاری کنید، بیشتر از مزایای آن بهره­‌مند خواهید شد.

دسترسی و اشتراک گذاری

استفاده از نرم افزار بایگانی اسناد آنلاین این امکان را برای شما فراهم می­کند که از هر کجا که بخواهید و هر زمان که خواستید به اسناد خود دسترسی پیدا کنید. علاوه بر این، شما نیازی به ارسال ایمیل یا استفاده از روش‌­های دیگر برای به اشتراک گذاشتن دسترسی اسناد با سایر اعضای مجاز ندارید، بلکه بسیاری از کاربران می‌­توانند با وارد کردن رمز عبور یا شناسه منحصر بفردِ ورود به سیستم، به اسناد دسترسی پیدا کنند. علاوه بر این، اگر می‌­خواهید آن را با شخص ثالث به اشتراک بگذارید، می­توانید آن را به طور ایمن با آن‌ها نیز به اشتراک بگذارید. اکثر سیستم‌های مدیریت اسناد الکترونیکی با ادغام ایمیل، به شما امکان می­دهد اسناد را به طور ایمن با افراد مربوطه به اشتراک بگذارید. نرم افزار مدیریت اسناد بهترین راه برای حفظ محرمانه بودن اسناد آنلاین است.

پشتیبان گیری و بازیابی

اکثر سیستم­‌های مدیریت اسناد گزینه‌­های پشتیبان را ارائه می­دهند. حتی اگر همه داده­‌های شما به دلیل نقص از بین بروند، همیشه می‌­توانید آن را بازیابی کنید. برخلاف زمان‌های قدیم که در صورت سوزاندن یا آبگرفتن انبار یا تخریب هرگونه سند کاغذی، جبران خسارت تقریباً غیرممکن بود. برعکس، اسناد الکترونیکی در صورت نقص در سیستم مدیریت اسناد قابل بازیابی هستند زیرا اکثر آنها به شما امکان می‌­دهند یک فایل پشتیبان برای داده­‌های خود ایجاد کنید، حتی اگر همه اسناد الکترونیکی خود را گم کنید، می­‌توانید آن‌ها را به راحتی پس بگیرید. بازیابی اطلاعات دیگر مشکلی ندارد و اعتبار، به سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی تعلق می­گیرد.

نظارت

اکثر سیستم‌­های مدیریت اسناد از طریق ابزارهای کنترل نسخه، به شما این امکان را می‌­دهند که تک تک فعالیت‌های انجام شده یا تغییرات ایجاد شده در هر سند و یا اینکه کدام کاربر به کدام سند دسترسی پیدا کرده است، نظارت کنید. به عنوان مثال، به راحتی می­توانید مشاهده کنید که شخص خاصی در چه زمانی به چه سندی دسترسی داشته است و از کدام دستگاه برای دسترسی به آنها استفاده کرده است. علاوه بر این، شما همچنین می‌­توانید ردیابی کنید که چه تغییراتی در هر یک از اسناد ایجاد شده است و چه کسی این تغییرات را ایجاد کرده است. کنترل نسخه با ایجاد فایل‌های جدید با تغییرات در طول زمان، تغییرات را پیگیری می­کند، بنابراین می‌­توانید هر نسخه ویرایش شده‌­ای را که می­خواهید مشاهده کنید. سیستم‌های مدیریت اسناد اغلب با ایمیل­‌ها ادغام می­شوند و هر بار که شخصی وارد سیستم می­شود به شما اطلاع داده می‌­شود و می‌­توانید تمام تغییرات ایجاد شده از طریق ایمیل­‌های ارسال شده به حساب خود را ثبت کنید. چنین سیستم سازماندهی شده مدیریت اسناد الکترونیکی، تمام اسناد آنلاین را به طور کافی کنترل می­‌کند و افراد را وادار می­کند تا با دقت بیشتری کار کنند.

زمان در بین سایر موارد ارزشمندترین چیز است، به ویژه هنگامی که سعی می­کنیم در ساعات محدود اداری حداکثر بهره‌­وری را داشته باشیم و سیستم‌­های مدیریت اسناد مقدار زیادی از آن (زمان) را صرفه جویی می­کنند. بر خلاف روش‌های سنتیِ ذخیره اسناد در فضای ذخیره سازی بزرگ، شما نیازی به سرمایه­‌گذاری اضافی برای ایمن سازی اطلاعات خود ندارید، بلکه می‌­توانید بنشینید و استراحت کنید و اجازه دهید نرم افزار مدیریت اسناد از آن مراقبت کند. علاوه بر این، سیستم ذخیره سریع و ایمن اسناد، نه تنها به کارکنان در بهره‌­وری کمک می­کند، بلکه رضایت مشتری را نیز افزایش می­دهد زیرا آن‌ها از امنیت سند خود اطمینان کامل دارند. تمام مشکلات مربوط به اشکالات در رسیدگی به اسناد کاغذی توسط نرم ­افزار مدیریت سند ریشه­‌کن می­شود. چنین سیستم سازمان یافت‌ه­ای برای ذخیره اسناد الکترونیکی مطمئناً برای شما و دفتر شما مفید خواهد بود و هر زمان که بخواهید می‌­توانید هر تغییری که بخواهید ایجاد کنید.

 

ترجمه شده از وبسایت OpenKM

آخرین مطالب منتشر شده

5 نکته برای افزایش امنیت اسناد در محل کار
25 شهریور ، 1400
مشاغل به داده‌های محرمانه نیاز دارند. با این حال، نحوه نگهداری و محافظت از این داده‌ها همه تفاوت‌ها در جهان را رقم میزنند.
10 مرحله برای ایجاد یک نرم افزار بایگانی
24 شهریور ، 1400
وقتی می‌خواهید کسب و کار خود را بر پایه‌ای تنومند و محکم بسازید، دقیقاً به آن نیاز دارید.
نحوه انتخاب سیستم مدیریت سند مناسب برای کسب و کار شما
23 شهریور ، 1400
نرم افزار بایگانی اسناد خوب برای مدیریت محتوا در سال‌های آینده به نفع تجارت شما خواهد بود و باعث افزایش کارایی در روند کار شما و همچنین افزایش سود می¬شود.
امنیت آنلاین نرم افزار بایگانی
16 شهریور ، 1400
چرا امنیت اینترنت یک مشکل بزرگ است و چرا همه ما به امنیت سایبری قوی نیاز داریم.
نحوه استفاده از نرم افزار بایگانی برای مذاکره
13 شهریور ، 1400
مدیریت صحیح اسناد می‌تواند در بهبود مذاکرات قرارداد شما موثر باشد. یک نرم افزار مدیریت اسناد (DMS) فعال میتواند تیم شما را در ارائه پیشنهادات بهتر که موجبات پذیرش مشتریان را فراهم میکند، پشتیبانی کند.
نحوه اطمینان از اشتراک گذاری اسناد در یک گروه کاری
09 شهریور ، 1400
تنها آن دسته از نرم افزار های بایگانی اسناد که دارای «ماژول انتقال» هستند به ما امکان می‌دهند این مشکل را به طور مؤثر حل کنیم.
حفاظت دیجیتال
08 شهریور ، 1400
هدف از حفاظت دیجیتال تضمین حفظ و استفاده از اطلاعات در طولانی مدت است، به همین دلیل پرداختن به آن نه تنها به صورت جداگانه بلکه به طور کلی با در نظر گرفتن کلیه وظایف تشکیل دهنده آن بسیار مهم است.
مدیریت اسناد بصورت دور کاری
07 شهریور ، 1400
شرکت‌ها می‌توانند به سرعت به موفقیت، کیفیت خدمات داخلی و خارجی و عملکرد کافی کارکنان دست یابند.
دلایل اصلی استفاده از یک نرم افزار مدیریت اسناد
04 شهریور ، 1400
نرم افزار های مدیریت اسناد، سرعت و دسترسی بی‌نظیری برای مدیریت فایل‌های دیجیتالی ارائه می‌دهند
رمزگذاری و مدیریت اسناد
03 شهریور ، 1400
نرم افزار خوب مدیریت اسناد از دستکاری اطلاعات، بهره برداری غیرمجاز از داده های شخصی و از بین رفتن داده ها به دلیل سهل انگاری جلوگیری می کند