مزایای بارز سیستم مدیریت اسناد چیست؟

در اینجا برخی از مزایای اصلی سیستمهای مدیریت اسناد آورده شده است که مطمئناً شما را در درک این که چرا این موارد برای شما و دفتر شما و یا برای هر هدفی که شما میخواهید، ضروری است، در اختیار شما قرار میدهد.
مزایای بارز سیستم مدیریت اسناد چیست؟
21 مرداد ، 1400
 

اسناد یا اسناد کاغذی یا اسناد الکترونیکی جزء لاینفک هر دفتر، موسسه و غیره است. مدیریت اسناد همیشه به ویژه برای کسانی که مجبورند روزانه با تعدادی از آنها سر و کار داشته باشند، باعث دردسر بوده است. برخلاف زمانهای قدیم که افراد برای جستجوی یک صفحه به مرور مجموعه‌ه­ای از فایلها می­پرداختند، نرم افزار مدیریت اسناد امکان ذخیره راحت هر تعداد اسناد را که می­خواهید آسان کرده است و همچنین می‌­تواند به شما کمک کند فوراً اسناد مورد نیاز خود را پیدا کنید. نرم افزارهای مدیریت اسناد به دلیل مزایایی که ارائه می­دهند و استفاده آن‌ها در مقیاس وسیع از طرف آژانس‌­های تجاری پاکستان، بسیار محبوب شده است. در اینجا برخی از مزایای اصلی سیستم­‌های مدیریت اسناد آورده شده است که مطمئناً شما را در درک اینکه چرا این موارد برای شما و دفتر شما و یا برای هر هدفی که می‌­خواهید، ضروری است، در اختیار شما قرار می­دهد.

فضای ذخیره سازی کاهش یافته است

شکی نیست که فناوری به ما در ارتقاء روش‌های سنتی انجام کارها کمک کرده است. پیش از این، انبارهای بزرگی با قفسه‌­های بزرگ پر از انبوه کاغذ و پرونده وجود داشت. هر سال برای ذخیره تعداد فزاینده اسناد، افراد تعدادی کمد یا قفسه جدید برای رفع نیازها تهیه می­‌کردند. با این حال، در حال حاضر سیستم‌­های مدیریت اسناد تمامی چنین مسائلی را ریشه­کن کرده‌­اند. شما می‌­توانید اسناد مورد نیاز خود را بدون نگرانی در مورد مسائل مربوط به ذخیره­‌سازی ذخیره کنید. مدیریت اسناد الکترونیکی بسیار راحت‌­تر از سند کاغذی است و همیشه جایی برای افزایش فضای ذخیره­‌سازی وجود دارد.

امنیت

هنگام استفاده از اتاق‌های ذخیره‌­سازی، ایمن نگه داشتن اسناد، جابجایی اسناد یا عدم دسترسی افراد غیرمجاز، نسبتاً آسان بود. سیستم‌های مدیریت اسناد، ایمنی اسناد مهم را آسان کرده و ارتقاء داده­اند. دسترسی به اسناد، فقط توسط شخصی مجاز است که به آن‌ها دسترسی داشته باشد. این امر همچنین شرکت را از سرمایه­‌گذاری در ساختن انبارهای امن و سپس استخدام نگهبان برای افزایش حفاظت نجات می‌­دهد. در این واقعیت که نرم افزار بایگانی اسناد الکترونیکی منجر به افزایش امنیت اسناد مهم یا محرمانه شده است، شکی نیست.

سازمان و مدیریت

مدیریت و سازماندهی اسناد هرگز به آسانی سیستم­‌های مدیریت اسناد (DMS) آسان نبوده است. دیگر لازم نیست وقت خود را به دنبال یک قطعه کاغذ تلف کنید. تمام آنچه شما نیاز دارید تایپ نام سند است و می­‌توانید آن را در کسری از ثانیه دریافت کنید. به راحتی می­‌توانید اسناد را در پوشه­‌ها و زیر پوشه‌­ها دسته بندی کرده و مرتب کنید و می‌­توانید آنها را به دلخواه نامگذاری کنید. این الگوی سازمانی، در وقت شما صرفه­‌جویی می­کند و شما بلافاصله سند مورد نظر خود را پیدا می­کنید. هرچه بیشتر در حفظ نرم افزار مدیریت اسناد الکترونیکی خود سرمایه گذاری کنید، بیشتر از مزایای آن بهره­‌مند خواهید شد.

دسترسی و اشتراک گذاری

استفاده از نرم افزار بایگانی اسناد آنلاین این امکان را برای شما فراهم می­کند که از هر کجا که بخواهید و هر زمان که خواستید به اسناد خود دسترسی پیدا کنید. علاوه بر این، شما نیازی به ارسال ایمیل یا استفاده از روش‌­های دیگر برای به اشتراک گذاشتن دسترسی اسناد با سایر اعضای مجاز ندارید، بلکه بسیاری از کاربران می‌­توانند با وارد کردن رمز عبور یا شناسه منحصر بفردِ ورود به سیستم، به اسناد دسترسی پیدا کنند. علاوه بر این، اگر می‌­خواهید آن را با شخص ثالث به اشتراک بگذارید، می­توانید آن را به طور ایمن با آن‌ها نیز به اشتراک بگذارید. اکثر سیستم‌های مدیریت اسناد الکترونیکی با ادغام ایمیل، به شما امکان می­دهد اسناد را به طور ایمن با افراد مربوطه به اشتراک بگذارید. نرم افزار مدیریت اسناد بهترین راه برای حفظ محرمانه بودن اسناد آنلاین است.

پشتیبان گیری و بازیابی

اکثر سیستم­‌های مدیریت اسناد گزینه‌­های پشتیبان را ارائه می­دهند. حتی اگر همه داده­‌های شما به دلیل نقص از بین بروند، همیشه می‌­توانید آن را بازیابی کنید. برخلاف زمان‌های قدیم که در صورت سوزاندن یا آبگرفتن انبار یا تخریب هرگونه سند کاغذی، جبران خسارت تقریباً غیرممکن بود. برعکس، اسناد الکترونیکی در صورت نقص در سیستم مدیریت اسناد قابل بازیابی هستند زیرا اکثر آنها به شما امکان می‌­دهند یک فایل پشتیبان برای داده­‌های خود ایجاد کنید، حتی اگر همه اسناد الکترونیکی خود را گم کنید، می­‌توانید آن‌ها را به راحتی پس بگیرید. بازیابی اطلاعات دیگر مشکلی ندارد و اعتبار، به سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی تعلق می­گیرد.

نظارت

اکثر سیستم‌­های مدیریت اسناد از طریق ابزارهای کنترل نسخه، به شما این امکان را می‌­دهند که تک تک فعالیت‌های انجام شده یا تغییرات ایجاد شده در هر سند و یا اینکه کدام کاربر به کدام سند دسترسی پیدا کرده است، نظارت کنید. به عنوان مثال، به راحتی می­توانید مشاهده کنید که شخص خاصی در چه زمانی به چه سندی دسترسی داشته است و از کدام دستگاه برای دسترسی به آنها استفاده کرده است. علاوه بر این، شما همچنین می‌­توانید ردیابی کنید که چه تغییراتی در هر یک از اسناد ایجاد شده است و چه کسی این تغییرات را ایجاد کرده است. کنترل نسخه با ایجاد فایل‌های جدید با تغییرات در طول زمان، تغییرات را پیگیری می­کند، بنابراین می‌­توانید هر نسخه ویرایش شده‌­ای را که می­خواهید مشاهده کنید. سیستم‌های مدیریت اسناد اغلب با ایمیل­‌ها ادغام می­شوند و هر بار که شخصی وارد سیستم می­شود به شما اطلاع داده می‌­شود و می‌­توانید تمام تغییرات ایجاد شده از طریق ایمیل­‌های ارسال شده به حساب خود را ثبت کنید. چنین سیستم سازماندهی شده مدیریت اسناد الکترونیکی، تمام اسناد آنلاین را به طور کافی کنترل می­‌کند و افراد را وادار می­کند تا با دقت بیشتری کار کنند.

زمان در بین سایر موارد ارزشمندترین چیز است، به ویژه هنگامی که سعی می­کنیم در ساعات محدود اداری حداکثر بهره‌­وری را داشته باشیم و سیستم‌­های مدیریت اسناد مقدار زیادی از آن (زمان) را صرفه جویی می­کنند. بر خلاف روش‌های سنتیِ ذخیره اسناد در فضای ذخیره سازی بزرگ، شما نیازی به سرمایه­‌گذاری اضافی برای ایمن سازی اطلاعات خود ندارید، بلکه می‌­توانید بنشینید و استراحت کنید و اجازه دهید نرم افزار مدیریت اسناد از آن مراقبت کند. علاوه بر این، سیستم ذخیره سریع و ایمن اسناد، نه تنها به کارکنان در بهره‌­وری کمک می­کند، بلکه رضایت مشتری را نیز افزایش می­دهد زیرا آن‌ها از امنیت سند خود اطمینان کامل دارند. تمام مشکلات مربوط به اشکالات در رسیدگی به اسناد کاغذی توسط نرم ­افزار مدیریت سند ریشه­‌کن می­شود. چنین سیستم سازمان یافت‌ه­ای برای ذخیره اسناد الکترونیکی مطمئناً برای شما و دفتر شما مفید خواهد بود و هر زمان که بخواهید می‌­توانید هر تغییری که بخواهید ایجاد کنید.

 

ترجمه شده از وبسایت OpenKM

آخرین مطالب منتشر شده

نرم افزار بایگانی در مراکز حمل و نقل
30 آذر ، 1400
نرم افزار بایگانی اسناد کاج ابزارهای لازم را برای بهبود عملکرد و رضایت کلیه ذینفعان درگیر در بخش تدارکات، اعم از شرکت‌های حمل و نقل و تدارکات و مشتریان ارائه می دهد.
آیا استفاده از نرم افزار بایگانی امن است؟
19 آذر ، 1400
موضوع راهحل مدیریت حتی قبل از ویروس کرونا نیز مطرح بود و امروزه این یک گام ضروری برای روی آوردن شرکت‌ها به دورکاری است. مهم است که خود را با دانش مسلح کرده و آن را با استفاده از ابزارهای مناسب و مدرن فناوری اطلاعات به درستی پیاده سازی کنید.
مدیریت دانش چیست؟
19 آذر ، 1400
نرم افزار کاج اجازه می‌دهد سرمایه فکری شرکت ایجاد و حفظ شود و سیستم را بر اساس اهداف سازمان تعریف و به روز می‌کند.
نرم افزار بایگانی در مدیریت دولتی
20 آبان ، 1400
نرم افزار بایگانی اسناد ابزاری برای سازماندهی و مدیریت اطلاعات است، اما همچنین به عنوان یک کاتالیزور برای مدیریت دانش و بهبود مستمر عمل می‌کند. آنها (مدیریت اسناد) همچنین به معنای شفافیت برای نهادهای عمومی هستند، زیرا (دسترسی به) اطلاعات را برای کسانی که به آن نیاز دارند تسهیل می‌کنند.
ده سوالی که باید از ارائه دهنده نرم افزار بایگانی خود بپرسید
31 شهریور ، 1400
این ده سوال را که باید از ارائه دهنده نرم افزار بایگانی اسناد خود بپرسید به شما کمک می‌کند تعیین کنید که آیا آن‌ها افراد مناسبی برای این کار هستند و آیا راه‌حل‌های نرم افزار بایگانی اسناد (DMS) آن‌ها برای سازمان شما مناسب است یا خیر؟
چگونه GDPR می تواند بر جمع آوری اطلاعات مشتری تأثیر بگذارد
30 شهریور ، 1400
اصلیترین الزاماتی که همه سازمانها برای انطباق با GDPR نیاز دارند در ذیل آمده است.
نرم افزار بایگانی اسناد چیست و با آن چه می توان کرد؟
28 شهریور ، 1400
به سختی می‌توان سناریویی را تصور کرد که ساده‌سازی حجم کار، تولید و مدیریت بسیار کارآمد اسناد شما، بدون در نظر گرفتن افزایش ثبات خروجی مفید نباشد.
5 نکته برای افزایش امنیت اسناد در محل کار
25 شهریور ، 1400
مشاغل به داده‌های محرمانه نیاز دارند. با این حال، نحوه نگهداری و محافظت از این داده‌ها همه تفاوت‌ها در جهان را رقم میزنند.
10 مرحله برای ایجاد یک نرم افزار بایگانی
24 شهریور ، 1400
وقتی می‌خواهید کسب و کار خود را بر پایه‌ای تنومند و محکم بسازید، دقیقاً به آن نیاز دارید.
نحوه انتخاب سیستم مدیریت سند مناسب برای کسب و کار شما
23 شهریور ، 1400
نرم افزار بایگانی اسناد خوب برای مدیریت محتوا در سال‌های آینده به نفع تجارت شما خواهد بود و باعث افزایش کارایی در روند کار شما و همچنین افزایش سود می‌شود.