نحوه استفاده از نرم افزار بایگانی برای مذاکره

مدیریت صحیح اسناد می‌تواند در بهبود مذاکرات قرارداد شما موثر باشد. یک نرم افزار مدیریت اسناد (DMS) فعال میتواند تیم شما را در ارائه پیشنهادات بهتر که موجبات پذیرش مشتریان را فراهم میکند، پشتیبانی کند.
نحوه استفاده از نرم افزار بایگانی برای مذاکره
13 شهریور ، 1400
 

یک نرم افزار بایگانی اسناد مؤثر یک جزء حیاتی در تهیه، مذاکره و تأیید فرآیندهای هنگام ایجاد قرارداد است. بدون نرم افزار بایگانی اسناد توانمند، زمان و پول خود را از دست داده و با ارتباطات ضعیف قرارداد خاتمه می یابد. در مقابل، یک نرم افزار بایگانی اسناد موثر میتواند تبادل ارزش را برای ایجاد معاملات بهتر و سودآور افزایش دهد.

در بسیاری از شرکت‌ها، سیستم‌های مدیریت اسناد الکترونیکی جایگزین سیستم‌های مبتنی بر کاغذ شده‌اند. به این ترتیب، مشاغل می‌توانند از محاسبات مدرن برای نتایج بهتر قرارداد استفاده کنند. هفت روش کلیدی که می‌توانید از نرم افزار آرشیو اسناد برای پشتیبانی از مذاکرات قرارداد استفاده کنید عبارتند از:

دسترسی را تنظیم و ایمن کنید

مدیران و کارکنان پشتیبانی اغلب به دسترسی فوری به اطلاعات نیاز دارند. یک پورتال الکترونیکی یا نرم افزار مدیر قرارداد، می‌تواند افرادی را که به اسناد مهم دسترسی پیدا می‌کنند ردیابی کند. پورتال می‌تواند انواع اسنادی را که می‌توانند چاپ کنند و دستگاه‌هایی که می‌توانند محتوا را نمایش دهند را محدود کند. 

تنظیم دسترسی، یکپارچگی اسناد را در طول چرخه عمر قرارداد حفظ می‌کند. همچنین، ایجاد یک پورتال الکترونیکی، یک مسیر حسابرسی کامل برای مدیریت چرخه عمر قرارداد ایجاد می‌کند. این سیستم می‌تواند، در صورت تقاضا، زنجیره نگهداری سند را تولید کند. وقتی مشخص شود که چه کسی چه تغییراتی را در چه زمانی ایجاد کرده است، مذاکرات می‌تواند روان‌تر انجام شود. 

ایجاد یک کتابخانه الگو

قراردادهای پراکنده می‌تواند یک چالش واقعی برای مدیریت چرخه عمر و منابع شما باشد. پس از ایجاد نرم افزار بایگانی اسناد، شروع به ایجاد کتابخانه‌هایی از الگوهای سند از پیش تأیید شده و بندهای قرارداد کنید. داشتن یک کتابخانه الگو می‌تواند چرخه عمر قرارداد را ساده کرده و عملکرد قرارداد را افزایش دهد. کلاس‌های مذاکره می‌تواند از تیم شما در ایجاد پیام‌های مناسب در کتابخانه الگوی کاربردی شما پشتیبانی کند. از طریق آموزش مذاکره و نقش آفرینی، تیم شما می‌تواند نیازهای معمول تنظیم قرارداد را که باید در الگوهای شما گنجانده شود، شناسایی کند. چهار روشی که کتابخانه الگو می‌تواند مذاکرات مربوط به قرارداد را بهبود بخشد عبارتند از:

  • کاهش زمان تهیه پیش نویس پیشنهادات و توافقنامه‌ها
  • افزایش قوانین داخلی مانند استفاده از زبان از پیش تأیید شده
  • تقویت تجدید نظر یا سفارشی سازی سریعتر قرارداد
  • بهبود پیگیری انحراف از بندها و استانداردهای از پیش تأیید شده

فرآیندهای خودکار

ادغام بستر مدیریت قرارداد با برنامه‌های کاربردی نرم افزار مدیریت پشتیبان می‌تواند سرعت ایجاد قرارداد را افزایش دهد. به عنوان مثال، شرکت شما می‌تواند سیستمی داشته باشد که با امضای توافق نامه به طور خودکار منابع را کانال می‌کند. (به طور خودکار اسناد و سایر مستندات یا اطلاعات را به دست فرد مورد نظر می رساند) این نوع اتوماسیون می تواند موارد زیر را افزایش دهد:

  • تخصیص پرسنل برای انجام وظایف مدیریت چرخه عمر قرارداد
  • ارسال پیشنهادات بودجه به تیمهای مالی و حسابداری
  • تخصیص بودجه برای انجام عملیات
  • ارائه پشتیبانی لجستیکی به موقع و دقیق

از ردیابی سابقه استفاده کنید

در میانه مذاکرات، ممکن است لازم باشد به نسخه قبلی قرارداد مراجعه کنید. همچنین ممکن است بخواهید در نسخه فعلی خود تغییراتی ایجاد کرده و بر خط قرمز شدن (پذیرفته نشدن) سند نظارت داشته باشید. شفافیت، یک آموزش اصلی در کلاس‌های مذاکره، برای حمایت از روابط تجاریِ مثبت است و ممکن است بازرسان بخواهند بدانند که بین نسخه‌ها چه تغییراتی ایجاد شده است.

نرم افزار بایگانی اسناد الکترونیکی باید یک گزارش دیجیتالی از همه تأییدات و تغییرات را ضبط کند. ویژگی‌های ردیابیِ سابقه نرم افزارِ مدیریت قرارداد از موارد ذیل پشتیبانی می‌کند:

  • تفکیک پیش نویس از اسناد نهایی
  • مدیریت و ایمن سازی نسخه‌های سند
  • ایجاد پوشه‌ها، زیر پوشه‌ها و فهرستهای استاندارد
  • تغییر نسخه پیگیری بین ویرایش‌ها
  • ایجاد قراردادهای یکنواخت نامگذاری پرونده. (نامگذاری پرونده‌ها طی یک قاعده خاص)

اختصاص سوابق خط مشی 

اکثر قراردادهای تجاری در خلا وجود ندارند. مجموعه‌ای از مستندسازی خط مشی ممکن است از هر قرارداد و توافقنامه پشتیبانی کند. نرم افزار بایگانی اسناد فعال می‌تواند اسناد خطی مشی مربوطه را به بخش‌هایی از پیش نویس قرارداد اختصاص دهد. 

سوابق خط مشی می‌تواند پشتیبانی از اسناد و شواهدی از دقت لازم را ارائه دهد. اختصاص سوابق خط مشی مطابقت با موارد زیر را تضمین می‌کند:

  • سیاست شرکت
  • الزامات قانونی
  • توافق نامه‌های شخص ثالث
  • گردش کار داخلی

طرح های منسوخ سازی نسخه های قدیمی را ایجاد کنید

حتی بهترین قراردادها به پایان می‌رسند یا منسوخ می شوند. اگر یک قرارداد منسوخ شده، هنوز در مخزن متمرکز شما قابل مشاهده باشد، ممکن است مشتریان شکایت کنند و به اطلاعات شما شک کنند. ارائه برنامه‌های منسوخ شده به مشتریان می‌تواند به وفاداری به برند آسیب رسانده و مشتریان را از دست بدهد.

هنگام استفاده از نرم افزار بایگانی اسناد، می‌توانید طرحی برای بایگانی قراردادهای منسوخ ایجاد کنید. کلاس‌های مذاکره پیشنهاد می‌دهند که مذاکره کنندگان زمان و مهلت قرارداد را مشخص کرده و اطمینان حاصل کنند که این موارد علیه شما یا شرکت شما کار نمی‌کند. برای تعیین چرخه بازبینی اسناد، از بازه‌های زمانی مورد توافق استفاده کنید. 

اطمینان حاصل کنید که اطلاعات شما همیشه در دسترس و صحیح است. یک طرح منسوخ نمودن سند، برای ثبت قراردادهای قدیمی تنظیم کنید. برای انتخاب کاربران، نمای بایگانی را محدود کنید. شناسه‌های صریح را اضافه کنید که قرارداد دیگر استفاده نمی‌شود.

از مزیت فناوری استفاده کنید

نرم افزار بایگانی اسناد الکترونیکی دارای امکانات زیادی است. نرم افزار بایگانی اسناد دیجیتال با استفاده از قابلیت شناسایی نوری (OCR)  محتوا را ضبط می‌کند و تغییرات را ردیابی می‌کند. سپس این سیستم از هوش مصنوعی (AI)  و یادگیری ماشین برای سرعت بخشیدن به پردازش و طبقه‌بندی داده‌های شما استفاده می‌کند. 

نرم افزار بایگانی اسناد پیشرفته در زمینه خواندن از محتوای سند بهتر می‌شود. هوش مصنوعی می‌تواند اسناد موضوعات مشابه را بر اساس تاریخ، صنعت یا افراد درگیر گروه بندی کند.

نرم افزار بایگانی اسناد دیجیتال همچنین می‌تواند با ذخیره‌سازی آنلاین و همکاری مبتنی بر فضای ابری ادغام شود. مذاکره کنندگان می‌توانند با هر دستگاهی، حتی در خارج از دفاتر خود به اطلاعات دسترسی داشته باشند.

مدیران، بازبینان و کارکنان پشتیبانی می‌توانند با مذاکره کنندگان در زمان واقعی همکاری کنند. تیم‌ها می‌توانند برای تنظیم استراتژی‌ها با یکدیگر همکاری کنند. با استفاده از فناوری، مذاکره کنندگان می-توانند ادعا کرده یا ارزش بیشتری ایجاد کنند و قراردادهای بهتری را ارائه دهند.

بینش نهایی

مدیریت صحیح اسناد می‌تواند به بهبود مذاکرات قرارداد شما کمک کند. یک نرم افزار بایگانی اسناد فعال می‌تواند تیم شما را در ارائه پیشنهادات بهتر که موجبات پذیرش را فراهم می‌کند، پشتیبانی کند. تیم شما همچنین می‌تواند سریعتر به توافق برسد و در طول مذاکرات ارزش بیشتری را مطالبه کند.

یک پورتال الکترونیکی می‌تواند با محدود کردن دسترسی به پرونده‌های حساس، امنیت را افزایش داده و دنباله‌ای از ممیزی را ارائه دهد. این پورتال بازیابی اسناد را برای کارکنان مجاز سرعت می-بخشد. استفاده از فناوری‌های جدید مانند هوش مصنوعی می‌تواند دخالت انسان را در کارهای دستی کاهش دهد. نرم افزار بایگانی اسناد به انسان‌ها اجازه می‌دهد زمان بیشتری را صرف بهبود راهبردهای مذاکره کنند.

 

ترجمه شده از وبسایت OpenKM

 

آخرین مطالب منتشر شده

ده سوالی که باید از ارائه دهنده نرم افزار بایگانی خود بپرسید
31 شهریور ، 1400
این ده سوال را که باید از ارائه دهنده نرم افزار بایگانی اسناد خود بپرسید به شما کمک می‌کند تعیین کنید که آیا آن‌ها افراد مناسبی برای این کار هستند و آیا راه‌حل‌های نرم افزار بایگانی اسناد (DMS) آن‌ها برای سازمان شما مناسب است یا خیر؟
چگونه GDPR می تواند بر جمع آوری اطلاعات مشتری تأثیر بگذارد
30 شهریور ، 1400
اصلیترین الزاماتی که همه سازمانها برای انطباق با GDPR نیاز دارند در ذیل آمده است.
نرم افزار بایگانی اسناد چیست و با آن چه می توان کرد؟
28 شهریور ، 1400
به سختی می‌توان سناریویی را تصور کرد که ساده‌سازی حجم کار، تولید و مدیریت بسیار کارآمد اسناد شما، بدون در نظر گرفتن افزایش ثبات خروجی مفید نباشد.
5 نکته برای افزایش امنیت اسناد در محل کار
25 شهریور ، 1400
مشاغل به داده‌های محرمانه نیاز دارند. با این حال، نحوه نگهداری و محافظت از این داده‌ها همه تفاوت‌ها در جهان را رقم میزنند.
10 مرحله برای ایجاد یک نرم افزار بایگانی
24 شهریور ، 1400
وقتی می‌خواهید کسب و کار خود را بر پایه‌ای تنومند و محکم بسازید، دقیقاً به آن نیاز دارید.
نحوه انتخاب سیستم مدیریت سند مناسب برای کسب و کار شما
23 شهریور ، 1400
نرم افزار بایگانی اسناد خوب برای مدیریت محتوا در سال‌های آینده به نفع تجارت شما خواهد بود و باعث افزایش کارایی در روند کار شما و همچنین افزایش سود می‌شود.
امنیت آنلاین نرم افزار بایگانی
16 شهریور ، 1400
چرا امنیت اینترنت یک مشکل بزرگ است و چرا همه ما به امنیت سایبری قوی نیاز داریم.
نحوه استفاده از نرم افزار بایگانی برای مذاکره
13 شهریور ، 1400
مدیریت صحیح اسناد می‌تواند در بهبود مذاکرات قرارداد شما موثر باشد. یک نرم افزار مدیریت اسناد (DMS) فعال میتواند تیم شما را در ارائه پیشنهادات بهتر که موجبات پذیرش مشتریان را فراهم میکند، پشتیبانی کند.
نحوه اطمینان از اشتراک گذاری اسناد در یک گروه کاری
09 شهریور ، 1400
تنها آن دسته از نرم افزار های بایگانی اسناد که دارای «ماژول انتقال» هستند به ما امکان می‌دهند این مشکل را به طور مؤثر حل کنیم.
حفاظت دیجیتال
08 شهریور ، 1400
هدف از حفاظت دیجیتال تضمین حفظ و استفاده از اطلاعات در طولانی مدت است، به همین دلیل پرداختن به آن نه تنها به صورت جداگانه بلکه به طور کلی با در نظر گرفتن کلیه وظایف تشکیل دهنده آن بسیار مهم است.