نحوه انتخاب سیستم مدیریت سند مناسب برای کسب و کار شما

مدیریت اسنادِ کسب و کار شما چقدر خوب این کار را انجام می‌دهد؟ 

در مشاغل خود، احتمالاً تلاش می‌کنید تا وقتی که به فرآیندها و عملیات روزانه خود مشغول می‌شوید، تا حد ممکن کارآمد و مؤثر باشید. چند لحظه وقت بگذارید و بررسی کنید که چگونه تعداد اسناد و محتوای خود را به طور منظم مدیریت می‌کنید و چقدر این محتوا در دسترس است. به همین دلیل است که سیستم مدیریت اسناد یا نرم افزار بایگانی اسناد یک سیستم مهم برای تجارت شما است.

این امر زمانی اهمیت بیشتری پیدا می‌کند که تمام محتوای وبلاگ، پست‌های رسانه‌های اجتماعی، سیلوهای محتوا و تحقیقات SEO را که احتمالاً ذخیره می‌کنید، بعلاوه تمام سوابق کارکنان، تصاویر، اسناد مالی، فرایندهای گردش کار و موارد دیگر را نیز در نظر بگیرید. یک مدیر محتوا برای کمک به شما در انتخاب سند مناسب ضروری است.

این فقط سطح چیزهایی را که ممکن است داشته باشید خراش می‌دهد (این فقط به صورت سطحی به محتویاتی که شما دارید اشاره می‌کند)، اما واقعیت این است که سازماندهی شدن ضروری است. به همین دلیل است که در راهنمای امروز مدیریت اسناد، ما قصد داریم نحوه انتخاب بهترین نرم افزار بایگانی اسناد را برای شما بررسی کنیم.

اصلاح لیست شما

«نرم افزار بایگانی اسناد» را در Google جستجو کرده، و نتایج زیادی خواهید داشت، بنابراین اولین کاری که می‌خواهید انجام دهید این است که نتایج را بررسی کرده و لیستی از بهترین برنامه‌های کاربردیِ متناسب با فضای ذخیره سازی، نوع اتصال به اینترنت و فرایند کسب و کار خود تهیه کنید.

با در نظر گرفتن این لیست، می‌خواهید جزئیات فروشندگان و پیشرفتها را از اول بررسی کنید. از خود سؤالاتی بپرسید مانند مدت زمانی که فروشندگان این برنامه را توسعه داده‌اند و تا به امروز چقدر از نرم افزار پشتیبانی می‌شود.

«اگر پشتیبانی از برنامه بسیار جدید است و برنامه چندین سال فعال بوده است، بلافاصله متوجه خواهید شد؛ این برنامه‌ای است که می‌توانید به آن اعتماد کنید همچنین، مطمئن شوید که نظر مشتریان را نیز بررسی می کنید تا بهترینها را فیلتر کنید.» نوشته ناتالی دوبریک، روزنامه نگار فناوری دیجیتال برای Writinity و Last Minute Writing.

پس از طی این مراحل، باید لیستی از بهترین نرم‌افزارهای مدیریت اسناد و مدیریت محتوا را برای استفاده آماده کنید.

پشتیبانی از فرمت‌های فایل

نرم افزار آرشیو اسناد باید بتوانند از فایل‌ها و قالب‌های پرونده‌ای که کسب و کار شما با آنها کار می‌کند پشتیبانی کنند. باید به خاطر داشته باشید که فرمت فایل‌ها می‌تواند دائماً تغییر کند و آنچه مربوط و محبوب است ممکن است چند سال دیگر مورد استفاده نباشد.

با این اوصاف، شما می خواهید به دنبال سیستم مدیریت اسنادی (DMS) باشید که از یک قالب فایل باز استفاده می‌کند و می‌تواند در همه جا کار کند، مانند TIFF . این در سراسر جهان به دلیل فرمت آرشیو دیجیتال بهینه سازی شده و بسیار سازگار، که استاندارد باز است، مشهور است.

اگرچه اکثر محتوای شما ممکن است به اندازه اسناد مایکروسافت آفیس، مدرن، محبوب و گسترده باشد، حتی اگر از محتوای واقعاً قدیمی هم استفاده می‌کنید، مادامیکه (اسناد شما) در قالب TIFF موجود باشد و در قالب متن ASCII باز شود، هنوز می‌توان سند را خواند.

انواع نرم افزارهای مدیریت اسناد

از آنجایی که ما در عصر مدرن زندگی می‌کنیم و مدتی است که نرم افزار مدیریت اسناد وجود دارد، مهم است که توجه داشته باشید که انواع مختلفی (نرم افزار بایگانی اسناد) وجود دارد که به شما امکان می‌دهد نوع خاصی را که برای شما و کسب و کار شما کار می‌کند، دقیقاً مشخص کنید.

بیایید بررسی کنیم که آنها چیست.

نرم افزار مدیریت اسناد مبتنی بر فضای ابری

همانطور که از عنوان آن پیداست، یک نرم افزار بایگانی اسناد مبتنی بر فضای ابری جایی است که اطلاعات و اسنادی که در آن ذخیره می‌کنید در اینترنت نگهداری می‌شوند. اگر فضای ذخیره سازی زیادی روی سرورها یا رایانه شخصی خود ندارید، یا می‌خواهید بتوانید از هر نقطه در جهان با اتصال به اینترنت به اسناد خود دسترسی داشته باشید، این بسیار عالی است. هرچند که به اتصال مداوم قوی اینترنت نیاز دارد.

نرم افزار مدیریت اسناد تحت وب

نرم افزار مدیریت اسناد مبتنی بر وب نسبتاً شبیه نرم افزارهای مدیریت اسناد مبتنی بر فضای ابری، با برنامه‌های نرم افزاری محبوب مانند Microsoft Office Suite سازگار است. این برنامه‌ها از طریق مرورگر وب شما قابل دسترسی هستند، این بدان معناست که شما دوباره از هر نقطه در جهان با اتصال به اینترنت به اسناد خود دسترسی دارید.

به طور معمول، برنامه‌های کاربردی نرم افزار مدیریت اسناد و مدیریت محتوا منبع باز هستند، به این معنی که اگر نیاز دارید، می‌توانید با توجه به نیازهای شخصی، الزامات و روند تجاری خودتان، آن‌ها را سفارشی کنید.

نرم افزار مدیریت اسناد مبتنی بر سرور

اگر به دنبال یک نرم افزار بایگانی اسناد برای انتخاب سند مناسب هستید که بتوانید خودتان آن را در محل کسب و کار خود اجرا کنید، بهترین گزینه این است که از این نوع سیستم استفاده کنید. اگر می‌خواهید سند و محتوای خود را ایمن کنید، زیرا واقعاً نیازی به اتصال به اینترنت ندارید، این بسیار عالی است و این سیستمها هنگام بارگیری محتوا سریعتر عمل می‌کنند. آنها نسبت به بقیه موارد تقریباً به همان اندازه فضای ذخیره سازی نیاز دارند.

بودجه خود را بررسی کنید

البته، به عنوان یک تجارت، شما باید مطمئن شوید که یک نرم افزار مدیریت اسنادِ متناسب با بودجه خود پیدا کرده‌اید. مهم این است که بررسی کنید ببینید نرم افزار چقدر برای شما در درازمدت هزینه دارد یا اینکه آیا می‌توانید توافقی را با دستمزد ماهانه یا سالیانه که متناسب با آنچه به دنبال آن هستید پیدا کنید.

هیلی گلس، نویسنده کسب و کار Lucky Assignments و Gum می‌گوید: «این مهم است که بدانید یک سیستم مدیریت محتوا و سند چقدر می‌تواند در زمان و هزینه شما صرفه جویی کند و چقدر سرمایه گذاری در آینده کسب و کار شما خواهد داشت».

بزرگترین صرفه جویی در زمان و توانایی افراد در کسب و کار شما برای دسترسی سریع به اسناد لازم، صرفه جویی در وقت و امکان بهره‌وری بسیار بیشتر از قبل، می‌باشد.

بنابراین، برای نتیجه‌گیری، حتماً سیستم مدیریت اسنادی را انتخاب کنید که مناسب همه نیازهای شما باشد - قدرت اتصال به اینترنت، بودجه، اندازه کسب و کار و اسناد مورد نیاز مانند اسناد مجموعه Microsoft Office یا فرمت‌های مبهم‌تر. مطمئن شوید که سیستم کسب و کار شما با فضای ذخیره سازی موجود شما و هر کدام از شبکه‌های اجتماعی که استفاده از آنها را انتخاب می‌کنید، مناسب باشد. نرم افزارهای مدیریت اسنادِ خوب برای مدیریت محتوا در سال‌های آینده برای کسب و کار شما مفید خواهد بود و باعث افزایش کارایی در روند کار شما و همچنین افزایش سود می‌شود.

ترجمه شده از وبسایت OpenKM