در DMS باید به دنبال چه چیزی بود؟

ما میخواهیم نکات مهم را در مورد آنچه در DMS باید به دنبال آن باشیم به شما ارائه دهیم تا به شما کمک کند تصمیم بگیرید کدام نرم افزار برای کسب و کار شما بهترین است.
در DMS باید به دنبال چه چیزی بود؟
14 مرداد ، 1400
 
 
 
 
 
 
 
 
 

همانطور که در پستهای قبلی وبلاگ توضیح داده‌ایم، یک نرم افزار بایگانی مناسب ارزش وقت و هزینه را دارد. اگر تصمیم دارید در یک نرم افزار بایگانی اسناد (DMS) سرمایه گذاری کنید، یک مسئله کاملاً جدید بوجود می‌آید - چنین سیستمی به چه چیزی نیاز دارد؟

با توجه به این موضوع، ما می‌خواهیم نکات مهم خود را در مورد آنچه در نرم افزار بایگانی باید به دنبال آن باشیم، به شما ارائه دهیم تا به شما کمک کند تصمیم بگیرید کدام سیستم برای تجارت شما بهتر است. 

ذخیره سازی ابری و اتصال

هیچ نرم افزار بایگانی مناسبی وجود ندارد که فضای ذخیره سازی ابری را برای عملکرد پرونده به عنوان مرکز اصلی شما فراهم نکند. با این حال، جایی که بسیاری از آنها متفاوت هستند، از نظر میزان اتصال به این هاب مرکزی است. در نظر گرفتن اینکه چگونه، کجا و چه زمانی می‌توانید به نرم افزار بایگانی دسترسی پیدا کنید ضروری است. 

بعضی از سیستم‌ها ترکیبی از دسترسی مرورگر و یک برنامه جداگانه دارند که روشهای بیشماری برای دسترسی به هاب مرکزی را به شما ارائه می‌دهند، درحالیکه برخی دیگر فقط یکی از این دو را ارائه می‌دهند. برخی از سیستم‌ها محدودیت‌هایی را در مورد محل بارگیری و آپلود فایل‌ها دارند. این ویژگی‌ها، یا گاهی اوقات فقدان آنها، برای تصمیم گیری در مورد اینکه کدام سیستم برای کسب و کار شما مفید است، ضروری است.

قابلیتهای اسکن

اگر اسناد زیادی هنوز در قالب کاغذ دارید، بسیاری از سیستم های مدیریت اسنادِ خوب با نرم افزار اسکن ارائه می‌شوند که به شما امکان می‌دهد تمام اسناد مهم خود را به مرکز اصلی منتقل کنید. اگر کسب و کار شما در بسیاری از رویدادهایی که اسناد کاغذی رد و بدل می‌شود شرکت کرده یا میزبان آنها است، برای اطمینان از عدم از دست رفتن اطلاعات، این ویژگی می‌تواند مفید باشد. هنگام در نظر گرفتن این ویژگی، تعیین اینکه کدام فناوری برای عملکرد اسکن استفاده می‌شود بسیار مهم است.

عملکرد جستجو و فراداده

نرم افزار آرشیو شما باید عملکرد جستجوی قوی داشته باشد. این ویژگی به شما امکان می‌دهد اسناد خود را بسیار سریعتر و راحت تر پیدا کنید. با استفاده از این عملکرد، نیاز به توجه زیادی به عملکرد فراداده می‌باشد. یک ویژگی فراداده مناسب باید به شما امکان ایجاد یک شناسه پس زمینه برای همة موارد موجود در مرکز اصلی خود را بدهد. یک قابلیت جستجوی قوی که توسط یک تابع فراداده قابل اطمینان پشتیبانی می‌شود، به شما امکان می‌دهد هر بار سند مناسب را در زمان مناسب پیدا کنید.

ویرایشگر داخلی / سازنده سند

یک ویژگی عالی برای جستجو در نرم افزار بایگانی اسناد (DMS) ویرایشگر/سازنده اسناد داخلی یا یکپارچه است. به شما امکان می‌دهد اصلاح و بازبینی کنید. OpenKM دو روش مختلف برای ویرایش اسناد فراهم می‌کند. یکی از آنها ویرایش آنلاین (Live-edit) قدرتمند است و دیگری پلاگین همه کاره Microsoft Office.

کنترل نسخه سند

یک ویژگی اصلی که نرم افزار بایگانی اسناد (DMS) شما باید داشته باشد، کنترل نسخه سند است. این شامل لیستی از کسانی است که سندی را تغییر داده‌اند و این تغییرات را برای چه و چه زمانی انجام داده‌اند، به شما این امکان را می‌دهد که مرور کاملی از پیشرفت آن در طول زمان داشته باشید. 

این تابع، لیستی کامل یا مجموعه‌ای از نسخه‌های قدیمی سند را تولید می‌کند تا اطمینان حاصل شود که اطلاعات حیاتی را در صورت بروز خطا از دست نمی‌دهید. 

کنترلهای مجوز

یکی دیگر از ویژگی‌های مهم نرم افزار آرشیو شما توانایی مدیریت مجوزهای داخل سیستم است. توانایی کنترل عملکردهای کاربران، یکپارچگی داده‌های سیستم را تضمین می‌کند و اطمینان حاصل می‌کند که پرونده‌ها به طور تصادفی منتقل، بارگیری یا حذف نمی‌شوند.

پشتیبانی از قالب (فرمت) جهانی

تقریباً در هر مشاغل فقط صفحات گسترده اکسل و اسناد Word تولید نمی‌شوند. فیلم‌ها، اسکریپت‌های وب‌سایت، تصاویر و ... فقط نمونه‌هایی از پرونده‌هایی هستند که باید ذخیره، مدیریت و در صورت لزوم پیدا شوند. بنابراین، نرم افزار بایگانی شما باید از قالب‌های مختلف فایل پشتیبانی کند، بنابراین در نهایت شما نباید دوباره فایل‌ها را در مکان‌های جداگانه ذخیره ‌کنید.

OpenKM یک راه‌حل مدیریت اسناد است که به مشاغل امکان کنترل تولید، ذخیره سازی، مدیریت و توزیع اسناد الکترونیکی و کنترل جریان اسناد را می‌دهد. نرم افزار ما مدیریت تمام اسناد، همکاری و قابلیت جستجوی پیشرفته اساسی را در یک راه حل آسان برای استفاده ادغام می‌کند. این سیستم همچنین شامل ابزارهای مدیریتی برای تعیین نقش‌های مختلف کاربران، کنترل دسترسی، سهمیه کاربر، سطح امنیت اسناد، گزارش دقیق فعالیت‌ها و تنظیم اتوماسیون است. امروز یک نسخه آزمایشی رایگان درخواست کنید!

 

ترجمه شده از وبسایت OpenKM

آخرین مطالب منتشر شده

5 نکته برای افزایش امنیت اسناد در محل کار
25 شهریور ، 1400
مشاغل به داده‌های محرمانه نیاز دارند. با این حال، نحوه نگهداری و محافظت از این داده‌ها همه تفاوت‌ها در جهان را رقم میزنند.
10 مرحله برای ایجاد یک نرم افزار بایگانی
24 شهریور ، 1400
وقتی می‌خواهید کسب و کار خود را بر پایه‌ای تنومند و محکم بسازید، دقیقاً به آن نیاز دارید.
نحوه انتخاب سیستم مدیریت سند مناسب برای کسب و کار شما
23 شهریور ، 1400
نرم افزار بایگانی اسناد خوب برای مدیریت محتوا در سال‌های آینده به نفع تجارت شما خواهد بود و باعث افزایش کارایی در روند کار شما و همچنین افزایش سود می¬شود.
امنیت آنلاین نرم افزار بایگانی
16 شهریور ، 1400
چرا امنیت اینترنت یک مشکل بزرگ است و چرا همه ما به امنیت سایبری قوی نیاز داریم.
نحوه استفاده از نرم افزار بایگانی برای مذاکره
13 شهریور ، 1400
مدیریت صحیح اسناد می‌تواند در بهبود مذاکرات قرارداد شما موثر باشد. یک نرم افزار مدیریت اسناد (DMS) فعال میتواند تیم شما را در ارائه پیشنهادات بهتر که موجبات پذیرش مشتریان را فراهم میکند، پشتیبانی کند.
نحوه اطمینان از اشتراک گذاری اسناد در یک گروه کاری
09 شهریور ، 1400
تنها آن دسته از نرم افزار های بایگانی اسناد که دارای «ماژول انتقال» هستند به ما امکان می‌دهند این مشکل را به طور مؤثر حل کنیم.
حفاظت دیجیتال
08 شهریور ، 1400
هدف از حفاظت دیجیتال تضمین حفظ و استفاده از اطلاعات در طولانی مدت است، به همین دلیل پرداختن به آن نه تنها به صورت جداگانه بلکه به طور کلی با در نظر گرفتن کلیه وظایف تشکیل دهنده آن بسیار مهم است.
مدیریت اسناد بصورت دور کاری
07 شهریور ، 1400
شرکت‌ها می‌توانند به سرعت به موفقیت، کیفیت خدمات داخلی و خارجی و عملکرد کافی کارکنان دست یابند.
دلایل اصلی استفاده از یک نرم افزار مدیریت اسناد
04 شهریور ، 1400
نرم افزار های مدیریت اسناد، سرعت و دسترسی بی‌نظیری برای مدیریت فایل‌های دیجیتالی ارائه می‌دهند
رمزگذاری و مدیریت اسناد
03 شهریور ، 1400
نرم افزار خوب مدیریت اسناد از دستکاری اطلاعات، بهره برداری غیرمجاز از داده های شخصی و از بین رفتن داده ها به دلیل سهل انگاری جلوگیری می کند