عدم ایجاد یک نرم افزار مدیریت اسناد متمرکز
برای بازیابی اطلاعات هنگام حادثه و محافظت از اطلاعات حساس، بسیار مهم است که اسناد دیجیتالی شما به صورت استاندارد سازمان یافته و ردیابی شود، به همین دلیل ایجاد یک نرم افزار مدیریت اسناد متمرکز مهم است. مؤثرترین راه برای این کار استفاده از سیستمهای خودکار مدیریت اسناد، شاید با استفاده از فایل سرور از یک شرکت مدیریت اسناد باشد.
همچنین اطمینان حاصل شود که همه کارمندان در مورد نحوه و مکان ذخیره و ردیابی اسناد مطلع باشند تا از پردازش چندین باره اسناد جلوگیری شود. علاوه براین، همچنین به شما امکان میدهد درخواست‌ها و یادآوریهای خودکار ایجاد کنید، در وقت خود صرفهجویی کنید و همچنین به شما کمک میکند تا از این اشتباه جلوگیری کنید.
اشتباه در ایجاد یک برنامه نگهداری
تونی راجرز، روزنامه نگار Assignment Help و Essayroo می گوید: «اگرچه ممکن است انتظار داشته باشید که این امر واضح باشد، اما بسیاری از سازمانها واقعاً نمیدانند چه اسنادی را باید ذخیره کنند، چه مدت باید آنها را ذخیره کنند و حتی چگونه باید آنها را از بین ببرند.». «ایجاد یک برنامه نگهداری اجازه میدهد تا تمام این مراحل رسمیت یافته و اطمینان حاصل کنید که تجارت شما با تمام الزامات قانونی و نظارتی مطابقت دارد.»
برای جلوگیری از این اشتباه رایج، میتوانید برنامه نگهداری خود را ایجاد کرده یا یک برنامه موجود را به روزرسانی کنید. با این حال، درخواست راهنمایی از یک شرکت متخصص در زمینه مدیریت اسناد میتواند به شما اطمینان دهد که تمام الزامات لازم را برآورده میکنید. در کنار سایر فرآیندهای تجاری، اطمینان از اینکه سوابق تاریخ انقضا سند را نگهداری میکنید نیز مهم است. استفاده از سیستم خودکار میتواند برای این امر بسیار مفید باشد.
عدم وجود فایلهای دیجیتالی شده
استفاده از سیستمهای خودکار مانند تصویربرداری اسناد و سرورهای پرونده (File Servers) رو به افزایش است، نه تنها به این دلیل که به تضمین امنیت اسناد کمک میکند، بلکه احتمال از بین رفتن آنها را نیز کاهش میدهد. در میان بهترین شیوههای مدیریت اسناد، اسناد دیجیتالی باید اسکن شده و بر روی هارد دیسک، سرور فایل (File Server) یا سیستم مدیریت محتوای سازمانی (ECM) منتقل شوند، به طوری که به راحتی و ایمن به آنها دسترسی پیدا کنید. دیجیتالی کردن فایلهای فعال این مزیت را دارد که به شما امکان میدهد خیلی سریعتر و آسانتر به اطلاعات دسترسی پیدا کنید و همچنین به شما امکان میدهد اسناد را با خیال راحت ذخیره و مدیریت کنید.
اشتباه ذخیره فایلهای بایگانی خارج از سایت (محل شرکت)
اسنادی که منقضی شدهاند و یا دیگر لازم نیستند، باید در یک سیستم ایمن بایگانی شوند.
استفان لوسک، نویسنده فناوری در TopCanadianWriters and Studydemic ، توضیح میدهد: «اگرچه ممکن است هزینه بیشتری به نظر برسد، اما به عنوان یک راهحل مدیریتی، ذخیرهسازی پرونده خارج از سایت ایمنتر است» «معمولاً این مراکزِ هدفمند هستند که توسط یک نرم افزار بایگانی اسناد برای ذخیره سازی طولانی مدت طراحی شدهاند، به این معنی که امنیت بالاتری دارند. به طور معمول، این سرورهای فایل (File Servers) دارای امکاناتی از قبیل کارکنان 24 ساعته، سیستمهای نظارت و کنترل دسترسی به ورودی و همچنین فناوری تشخیص و مهار آتش میباشند. سوابق شناسایی به طور معمول در جعبههای امن نگهداری میشوند که دارای بارکد هستند و سپس به یک پایگاه داده ردیابی وارد میشوند. سپس متخصصان مدیریت سوابق، مدیریت پایگاه داده را بر عهده خواهند داشت. بایگانیهای خارج از سایت، حتی برای اطلاعات حساس، در برابر خطرات داخلی و خارجی بسیار ایمنتر هستند»
فقدان حفاظت پشتیبان دیجیتال
شما باید یک برنامه مدیریت سند داشته باشید تا به شما کمک کند با شرایط غیر منتظره یا اضطراری مانند بازیابی اطلاعات کنار بیایید (هنگام بروز حوادث بتوانید اطلاعات را بازیابی کنید). بسیار مهم، شما باید اطمینان حاصل کنید که از دادههای پشتیبان خود محافظت میکنید. یکی از راههای انجام این کار میتواند استفاده از خدمات چرخش نوار (ذخیره اطلاعات بر روی هارددیسک‌های نواری) باشد. این شامل انتقال منظم رسانه پشتیبان به یک مخزن داده است. از فناوری بارکد و مدیریت نوار تخصصی برای ردیابی رسانههای شما در یک شرکت مدیریت اسناد و همچنین برای اهداف مدیریت و حفاظت استفاده میشود. اگر از وضعیت اضطراری از دست دادن اطلاعات رنج میبرید (اگر اطلاعات خود را به طور ناگهانی از دست دادهاید)، میتوانید به سرعت نوارهای داده خود را به سایت تعیین شده خود تحویل دهید (تا اطلاعات شما را بازیابی کنند).
عدم استفاده صحیح از سوابق
عدم تخریب (از بین بردن) سوابق به طور صحیح، ایمن و به موقع میتواند منجر به مسئولیت قانونی و خطرات محافظت از حریم خصوصی شود. با خرد کردن (اسناد)، از اشتباهات رایج مانند این خودداری کنید. خدمات خرد کردن میتواند گونیهای اطلاعات تخریب شده را به صورت رایگان به دفاتر تحویل دهد. سپس یک تکنسین خردکن گونیهایی را که حاوی تمام اسناد است جمع میکند و آنها را در دستگاه خرد کن درجه صنعتی خرد میکند. در پایان مراحل، گواهی تخریب به شما ارائه شده و مدارکی برای سوابق بعدی در اختیار شما قرار میدهد.
نتیجهگیری
اطمینان حاصل کنید که اسناد دیجیتالی شده، در یک نرم افزار آرشیو اسناد متمرکز نگهداری شده و همه پروندههای بایگانی شده و اطلاعات حساس در یک مکان امن نگهداری میشوند. اطمینان حاصل کنید که سوابق به درستی مرتب میشوند و یک برنامه محافظت از پشتیبانِ قابل اعتماد و مطمئن در دست اجرا دارید. به این ترتیب، شما قادر خواهید بود از اشتباهات رایج در مدیریت اسناد که میتواند بر تجارت شما تأثیر منفی بگذارد، اجتناب کنید.
آخرین مطالب منتشر شده
شرکت دانش پردازش کاج پارس موفق به دریافت گواهینامه ارزیابی امنیتی افتا برای سامانه مدیریت اسناد و دانش کاج شد. شرکت کاج پس از پشت سر گذاشتن مراحل احراز صلاحیت (تست های آزمایشگاهی فراوان) از سوی مرکز مدیریت راهبـردی افتا و سازمان فناوری‌اطلاعات موفق به دریافت این گواهینامه شد.
در این نوشته، قبل از خرید نرم افزار مدیریت فرآیند، نکاتی که باید مورد توجه قرار دهیم را بررسی می‌کنیم.
نرم افزار بایگانی کاج اجرای کلیه اقداماتی را که شرکت شما برای کاهش هزینه های دفتر نیاز دارد در اختیار شما قرار می دهد.
نرم افزار بایگانی اسناد کاج ابزارهای لازم را برای بهبود عملکرد و رضایت کلیه ذینفعان درگیر در بخش تدارکات، اعم از شرکت‌های حمل و نقل و تدارکات و مشتریان ارائه می دهد.
موضوع راهحل مدیریت حتی قبل از ویروس کرونا نیز مطرح بود و امروزه این یک گام ضروری برای روی آوردن شرکت‌ها به دورکاری است. مهم است که خود را با دانش مسلح کرده و آن را با استفاده از ابزارهای مناسب و مدرن فناوری اطلاعات به درستی پیاده سازی کنید.
نرم افزار کاج اجازه میدهد سرمایه فکری شرکت ایجاد و حفظ شود و سیستم را بر اساس اهداف سازمان تعریف و به روز میکند.
نرم افزار بایگانی اسناد ابزاری برای سازماندهی و مدیریت اطلاعات است، اما همچنین به عنوان یک کاتالیزور برای مدیریت دانش و بهبود مستمر عمل میکند. آنها (مدیریت اسناد) همچنین به معنای شفافیت برای نهادهای عمومی هستند، زیرا (دسترسی به) اطلاعات را برای کسانی که به آن نیاز دارند تسهیل می‌کنند.
این ده سوال را که باید از ارائه دهنده نرم افزار بایگانی اسناد خود بپرسید به شما کمک میکند تعیین کنید که آیا آنها افراد مناسبی برای این کار هستند و آیا راه‌حل‌های نرم افزار بایگانی اسناد (DMS) آنها برای سازمان شما مناسب است یا خیر؟
اصلیترین الزاماتی که همه سازمانها برای انطباق با GDPR نیاز دارند در ذیل آمده است.
