چگونه مدیریت اسناد تجربه کارمند را بهبود می بخشد؟

دوران اتلاف وقت در مدیریت اسناد گذشته است. استفاده از نرم افزار مدیریت اسناد مزایای زیادی را به همراه دارد.
چگونه مدیریت اسناد تجربه کارمند را بهبود می بخشد؟
05 تیر ، 1400
 
 
 

شغل منابع انسانی (HR) قدم زدن در پارک نیست. تیمهای منابع انسانی مدیریت فرآیند کسب و کار شرکت های خود را کنترل میکنند و هدف نهایی این است که شرکتهای مختلف خود را به راحتی پیش ببرند. بخشهای منابع انسانی دریافتند که برای دستیابی به این مهم ، بهبود تجربه کارمند ضروری است. آنها باید این مسئله را با اطمینان از بهرهوری کارکنان ، تعامل کارکنان ، به ویژه در طول دورههای آموزشی ، متعادل کنند.

بنابراین، خدمات ارائه شده توسط منابع انسانی فقط مدیریت نگهداری سوابق کارمندان، نگهداری پرونده‌های کارمندان یا سوابق کارمندان و اسناد عمومی کارمندان نیست. این کار مستلزم استفاده از همه این‌ها برای اطمینان از تداوم تجارت شرکت‌های مختلف آنها است. منابع انسانی می‌تواند پرونده‌های کارمندان را از طریق پردازش دستی، انتقال پرونده‌های کاغذی فراوان، سوابق کاغذی، اسناد کاغذی و خرید کمد پرونده های عظیم پردازش کند. در‌عوض، منابع انسانی می‌تواند از فرایند دیجیتالی شدن استفاده کرده و این اسناد را به صورت دیجیتالی پردازش کرده و به پرونده‌های دیجیتالی تبدیل کند. الان سال 2021 است. پرونده‌های کاغذی مانند گذشته جذاب نیستند. دنیا دیجیتال شده است، بنابراین فقط داشتن منابع انسانی دیجیتال مناسب است. دوران اتلاف وقت در مدیریت اسناد گذشته است.

راه‌حل‌های دیجیتالی جایگزین سیستمهای مدیریت اسناد هستند که بخش مورد نیاز جهت مدیریت محتوای سازمانی مدرن است.

نرم افزار مدیریت اسناد برای ارتباط منابع انسانی با کارمندان بسیار مهم است. شما در زیر با جزئیات در این مورد آشنا خواهید شد.

نرم افزار مدیریت اسناد (DMS) چیست؟

برخلاف تصور اولیه شما، نرم افزار مدیریت اسناد چیزی فراتر از قرار دادن اسنادی در یک مکان مرکزی مانند فضای ذخیره سازی ابری است که به راحتی می توانید به آنها دسترسی پیدا کنید. این یک راهکار مبتنی بر سند است که شامل استفاده از نرم افزار مدیریت اسناد در مدیریت سوابق الکترونیکی است. این شامل ذخیره، مدیریت و ردیابی پرونده‌های دیجیتال، از جمله پرونده‌های بدست آمده از اسکن اسناد است. نرم افزار مدیریت اسناد، نرم افزار مفیدی است که مشاغل از آن برای ذخیره، ساخت، طبقه بندی اسناد و هر نوع اطلاعات دیگر در مدیریت اسناد الکترونیکی استفاده میکنند. نرم افزار مدیریت اسناد به طور خلاصه، روش دستی مدیریت پرونده را به روش دیجیتالی تغییر می‌دهد.

استفاده از نرم افزار مدیریت اسناد مزایای زیادی را به همراه دارد. آن ها عبارتند از؛

  • ایمن‌سازی و حفاظت از اسناد
  • صرفه جویی در زمان پردازش اسناد
  • به شما کمک می کند مطالب را پیگیری کنید.
  • به شما کمک می کند اسناد را ردیابی و مدیریت کنید.
  • بازیابی اطلاعات را آسان‌تر می‌کند.
  • به منابع انسانی اجازه می‌دهد تا با کارمندان ارتباط برقرار کند.
  • گردش کارها را خودکار می کند.
  • همکاری کارمندان را تقویت می‌کند.
  • همکاری تیمی را برای پروژه های تخصصی بهبود می‌بخشد.
  • جمع‌آوری بازخورد مشتری را آسان می‌کند.

ویژگی های کلیدی نرم افزار مدیریت اسناد

در انتخاب نرم افزار مدیریت اسناد متناسب با تجارت خود، نرم افزار مدیریت اسنادی را انتخاب کنید که بتواند ویژگی‌های زیر را به راحتی ارائه دهد.

  • نرم افزار مدیریت اسنادی که امکان ویرایش همزمان اسناد توسط منابع انسانی و کارمندان را به شما می‌دهد.
  • کنترل نسخه که به شما امکان یادداشت از نسخه‌های مختلف سندی را که با آن کار می‌کنید می‌دهد، داشته باشد.
  • روشی برای دسترسی و کنترل نسخه‌های قبلی سند خود در صورت بروز خطا ارائه دهد.
  • مسیرهای ممیزی، که به شما امکان شناسایی افرادی را که با این مدارک کار کرده‌اند و آنچه را که آنها با اسناد انجام داده‌اند، را بدهد.

چگونه مدیریت اسناد تجربه کارمندان را بهبود می بخشد

کارشناسان در مقاله Pro Essay توصیه میکنند منابع انسانی، کارمندان را چیزی بیش از اسناد دیجیتالی برای افزایش حداکثر بهره وری نرم افزار مدیریت اسناد نبیند. نرم افزار مدیریت اسناد شما نباید فقط به عنوان یک سیستم مبتنی بر فایل باشد. ماهیت نرم افزار مدیریت اسناد این است که به عنوان یک مدیریت اسناد کارکنان کارآمد عمل کند و هدف آن اتصال منابع انسانی به کارمندان است زیرا هم منابع انسانی و هم کارمندان میتوانند این اسناد را پردازش کنند. در اصل، آنها با هم کار میکنند. وقتی کارمندان به عنوان طفیلی در نظر گرفته نشوند و خود را به عنوان بخش مهمی از شرکت احساس کنند، کارمندان سطح بهره وری را بهبود میبخشند.

به روشهای زیر میتوانید از نرم افزار مدیریت اسناد برای بهبود تجربه کارمند استفاده کنید.

دورکاری

یکی از مزایای داشتن نرم افزار مدیریت اسناد این است که شما با اسناد خودکار سروکار دارید. بنابراین، کارمندان قبل از اینکه کاری را انجام دهند، نیازی به بودن در محل کار ندارند. آنها به WiFi، دستگاه‌های مناسبی نیاز دارند که بتوانند از طریق آن به فهرست نویسی محصول دسترسی پیدا کنند و کارمندان شما نیز برای این کار خوب هستند. به دلیل ایجاد مدیریت اسناد، اکنون دیگر نیازی نیست که کارهایی که شرایط معمول محل کار از انجام آن جلوگیری می کنند را محدود کنید و کارمندانتان می توانند زمان بیشتری را با خانواده خود بگذرانند. بنابراین، این هدایت دیجیتالی را در پیش بگیرید، فرایند مدیریت اسناد خود را به صورت خودکار درآورید و شاهد آن باشید که چگونه کارمندانتان به دلیل این تجربه خوب، به شما پاداش می دهند (از شما تشکر می کنند). شما همچنین می توانید یک انجمن گفتگو ایجاد کنید که در آن کارمندان بتوانند دیدگاه خود را در مورد موضوعات به اشتراک بگذارند و در نتیجه همکاری کارمندان بیشتر می‌شود.

اتوماسیون گردش کار

اتوماسیون گردش کار به صورت اتوماتیک وجود خواهد داشت زیرا نرم افزار مدیریت اسناد با برنامه‌های یادآور کارکنان را از زمان مهلت مقررات، تکمیل کار و غیره مطلع می‌کند. دیگر نیازی به قطع جریان کار نیست زیرا نرم افزار مدیریت اسناد به ادغام نیروی کار یکپارچه و هدفمند کمک می کند.

کارمندان متمرکز

کارمندان شما نیازی به مقابله با حواس پرتی خود ندارند که باعث می‌شود کار آنها برای ایجاد گزارش و غیره متوقف شود. با گردش کار خودکار ارائه شده توسط نرم افزار مدیریت اسناد، اطلاعات، داده‌ها از جمله اسناد منابع انسانی و اسناد کارمندان، خودکار می‌شوند. این به کارمندان شما کمک می کند تا برخی از مشاغل را در اولویت بعدی قرار دهند و باعث کاهش وقفه ها شوند.

 

ترجمه شده از وبسایت OpenKM

آخرین مطالب منتشر شده

ساختار چند سازمانی
10 تیر ، 1400
ساختار چند سازمانی کاج به این معنی است که یک نمونه نرم افزار روی یک سرور اجرا می شود و چندین سازمان به بخشهای خاص خود در پایگاه داده و دیتابیس چندسازمانی دسترسی پیدا می کنند.
چگونه مدیریت اسناد تجربه کارمند را بهبود می بخشد؟
05 تیر ، 1400
دوران اتلاف وقت در مدیریت اسناد گذشته است. استفاده از نرم افزار مدیریت اسناد مزایای زیادی را به همراه دارد.
چگونه می‌توانید از مدیریت اسناد بهره‌مند شوید
03 تیر ، 1400
یک پروژه موفق برای انتقال به نرم افزار مدیریت اسناد الکترونیکی، مزایای انکارناپذیری به شرکت خواهد داد.
چگونه مدیریت اسناد از اطلاعات کسب و کار شما محافظت میکند
31 خرداد ، 1400
سیستم مدیریت اسناد دارای چندین قابلیت مختلف است که به سازمانها امکان میدهد سخت ترین الزامات و مقررات و قوانین امنیتی را برآورده کنند.
چگونه مدارس و دانشگاه ها می توانند از سیستم مدیریت اسناد بهره مند شوند
30 خرداد ، 1400
تعداد دانشجویان در هر مؤسسه آموزشی و تعداد اسنادی که برای هر دانشجو آماده میشود را در نظر بگیرید. اگر هر دو عدد را در هم ضرب کنید، مقدار بسیار زیادی پرونده برای شما باقی میماند که باید دریافت، سازماندهی و ذخیره شوند. اینجاست که سیستمهای مدیریت اسناد میتوانند نقش آفرینی کنند.
مزایای مدیریت اسناد در دورکاری
29 خرداد ، 1400
در بسیاری از موارد، سیستم های مدیریت اسناد سنگ بنایی هستند که کل اکوسیستم دورکاری در اطراف آن سازمان یافته است.