چگونه مدیریت اسناد تجربه کارمند را بهبود می بخشد؟

دوران اتلاف وقت در مدیریت اسناد گذشته است. استفاده از نرم افزار مدیریت اسناد مزایای زیادی را به همراه دارد.
چگونه مدیریت اسناد تجربه کارمند را بهبود می بخشد؟
05 تیر ، 1400
 
 
 

شغل منابع انسانی (HR) قدم زدن در پارک نیست. تیمهای منابع انسانی مدیریت فرآیند کسب و کار شرکت های خود را کنترل میکنند و هدف نهایی این است که شرکتهای مختلف خود را به راحتی پیش ببرند. بخشهای منابع انسانی دریافتند که برای دستیابی به این مهم ، بهبود تجربه کارمند ضروری است. آنها باید این مسئله را با اطمینان از بهرهوری کارکنان ، تعامل کارکنان ، به ویژه در طول دورههای آموزشی ، متعادل کنند.

بنابراین، خدمات ارائه شده توسط منابع انسانی فقط مدیریت نگهداری سوابق کارمندان، نگهداری پرونده‌های کارمندان یا سوابق کارمندان و اسناد عمومی کارمندان نیست. این کار مستلزم استفاده از همه این‌ها برای اطمینان از تداوم تجارت شرکت‌های مختلف آنها است. منابع انسانی می‌تواند پرونده‌های کارمندان را از طریق پردازش دستی، انتقال پرونده‌های کاغذی فراوان، سوابق کاغذی، اسناد کاغذی و خرید کمد پرونده های عظیم پردازش کند. در‌عوض، منابع انسانی می‌تواند از فرایند دیجیتالی شدن استفاده کرده و این اسناد را به صورت دیجیتالی پردازش کرده و به پرونده‌های دیجیتالی تبدیل کند. الان سال 2021 است. پرونده‌های کاغذی مانند گذشته جذاب نیستند. دنیا دیجیتال شده است، بنابراین فقط داشتن منابع انسانی دیجیتال مناسب است. دوران اتلاف وقت در مدیریت اسناد گذشته است.

راه‌حل‌های دیجیتالی جایگزین سیستمهای مدیریت اسناد هستند که بخش مورد نیاز جهت مدیریت محتوای سازمانی مدرن است.

نرم افزار مدیریت اسناد برای ارتباط منابع انسانی با کارمندان بسیار مهم است. شما در زیر با جزئیات در این مورد آشنا خواهید شد.

نرم افزار مدیریت اسناد (DMS) چیست؟

برخلاف تصور اولیه شما، نرم افزار مدیریت اسناد چیزی فراتر از قرار دادن اسنادی در یک مکان مرکزی مانند فضای ذخیره سازی ابری است که به راحتی می توانید به آنها دسترسی پیدا کنید. این یک راهکار مبتنی بر سند است که شامل استفاده از نرم افزار مدیریت اسناد در مدیریت سوابق الکترونیکی است. این شامل ذخیره، مدیریت و ردیابی پرونده‌های دیجیتال، از جمله پرونده‌های بدست آمده از اسکن اسناد است. نرم افزار مدیریت اسناد، نرم افزار مفیدی است که مشاغل از آن برای ذخیره، ساخت، طبقه بندی اسناد و هر نوع اطلاعات دیگر در مدیریت اسناد الکترونیکی استفاده میکنند. نرم افزار مدیریت اسناد به طور خلاصه، روش دستی مدیریت پرونده را به روش دیجیتالی تغییر می‌دهد.

استفاده از نرم افزار مدیریت اسناد مزایای زیادی را به همراه دارد. آن ها عبارتند از؛

  • ایمن‌سازی و حفاظت از اسناد
  • صرفه جویی در زمان پردازش اسناد
  • به شما کمک می کند مطالب را پیگیری کنید.
  • به شما کمک می کند اسناد را ردیابی و مدیریت کنید.
  • بازیابی اطلاعات را آسان‌تر می‌کند.
  • به منابع انسانی اجازه می‌دهد تا با کارمندان ارتباط برقرار کند.
  • گردش کارها را خودکار می کند.
  • همکاری کارمندان را تقویت می‌کند.
  • همکاری تیمی را برای پروژه های تخصصی بهبود می‌بخشد.
  • جمع‌آوری بازخورد مشتری را آسان می‌کند.

ویژگی های کلیدی نرم افزار مدیریت اسناد

در انتخاب نرم افزار مدیریت اسناد متناسب با تجارت خود، نرم افزار مدیریت اسنادی را انتخاب کنید که بتواند ویژگی‌های زیر را به راحتی ارائه دهد.

  • نرم افزار مدیریت اسنادی که امکان ویرایش همزمان اسناد توسط منابع انسانی و کارمندان را به شما می‌دهد.
  • کنترل نسخه که به شما امکان یادداشت از نسخه‌های مختلف سندی را که با آن کار می‌کنید می‌دهد، داشته باشد.
  • روشی برای دسترسی و کنترل نسخه‌های قبلی سند خود در صورت بروز خطا ارائه دهد.
  • مسیرهای ممیزی، که به شما امکان شناسایی افرادی را که با این مدارک کار کرده‌اند و آنچه را که آنها با اسناد انجام داده‌اند، را بدهد.

چگونه مدیریت اسناد تجربه کارمندان را بهبود می بخشد

کارشناسان در مقاله Pro Essay توصیه میکنند منابع انسانی، کارمندان را چیزی بیش از اسناد دیجیتالی برای افزایش حداکثر بهره وری نرم افزار مدیریت اسناد نبیند. نرم افزار مدیریت اسناد شما نباید فقط به عنوان یک سیستم مبتنی بر فایل باشد. ماهیت نرم افزار مدیریت اسناد این است که به عنوان یک مدیریت اسناد کارکنان کارآمد عمل کند و هدف آن اتصال منابع انسانی به کارمندان است زیرا هم منابع انسانی و هم کارمندان میتوانند این اسناد را پردازش کنند. در اصل، آنها با هم کار میکنند. وقتی کارمندان به عنوان طفیلی در نظر گرفته نشوند و خود را به عنوان بخش مهمی از شرکت احساس کنند، کارمندان سطح بهره وری را بهبود میبخشند.

به روشهای زیر میتوانید از نرم افزار مدیریت اسناد برای بهبود تجربه کارمند استفاده کنید.

دورکاری

یکی از مزایای داشتن نرم افزار مدیریت اسناد این است که شما با اسناد خودکار سروکار دارید. بنابراین، کارمندان قبل از اینکه کاری را انجام دهند، نیازی به بودن در محل کار ندارند. آنها به WiFi، دستگاه‌های مناسبی نیاز دارند که بتوانند از طریق آن به فهرست نویسی محصول دسترسی پیدا کنند و کارمندان شما نیز برای این کار خوب هستند. به دلیل ایجاد مدیریت اسناد، اکنون دیگر نیازی نیست که کارهایی که شرایط معمول محل کار از انجام آن جلوگیری می کنند را محدود کنید و کارمندانتان می توانند زمان بیشتری را با خانواده خود بگذرانند. بنابراین، این هدایت دیجیتالی را در پیش بگیرید، فرایند مدیریت اسناد خود را به صورت خودکار درآورید و شاهد آن باشید که چگونه کارمندانتان به دلیل این تجربه خوب، به شما پاداش می دهند (از شما تشکر می کنند). شما همچنین می توانید یک انجمن گفتگو ایجاد کنید که در آن کارمندان بتوانند دیدگاه خود را در مورد موضوعات به اشتراک بگذارند و در نتیجه همکاری کارمندان بیشتر می‌شود.

اتوماسیون گردش کار

اتوماسیون گردش کار به صورت اتوماتیک وجود خواهد داشت زیرا نرم افزار مدیریت اسناد با برنامه‌های یادآور کارکنان را از زمان مهلت مقررات، تکمیل کار و غیره مطلع می‌کند. دیگر نیازی به قطع جریان کار نیست زیرا نرم افزار مدیریت اسناد به ادغام نیروی کار یکپارچه و هدفمند کمک می کند.

کارمندان متمرکز

کارمندان شما نیازی به مقابله با حواس پرتی خود ندارند که باعث می‌شود کار آنها برای ایجاد گزارش و غیره متوقف شود. با گردش کار خودکار ارائه شده توسط نرم افزار مدیریت اسناد، اطلاعات، داده‌ها از جمله اسناد منابع انسانی و اسناد کارمندان، خودکار می‌شوند. این به کارمندان شما کمک می کند تا برخی از مشاغل را در اولویت بعدی قرار دهند و باعث کاهش وقفه ها شوند.

 

ترجمه شده از وبسایت OpenKM

آخرین مطالب منتشر شده

اخذ گواهینامه ارزیابی امنیتی افتا برای سامانه مدیریت اسناد و دانش کاج
30 آبان ، 1401
شرکت دانش پردازش کاج پارس موفق به دریافت گواهینامه ارزیابی امنیتی افتا برای سامانه مدیریت اسناد و دانش کاج شد. شرکت کاج پس از پشت سر گذاشتن مراحل احراز صلاحیت (تست های آزمایشگاهی فراوان) از سوی مرکز مدیریت راهبـردی افتا و سازمان فناوری‌اطلاعات موفق به دریافت این گواهینامه شد.
نکات مهم در خرید اتوماسیون گردش کار
20 اردیبهشت ، 1401
در این نوشته، قبل از خرید نرم افزار مدیریت فرآیند، نکاتی که باید مورد توجه قرار دهیم را بررسی می‌کنیم.
نحوه صرفه جویی در هزینه های ادارات
18 اسفند ، 1400
نرم افزار بایگانی کاج اجرای کلیه اقداماتی را که شرکت شما برای کاهش هزینه های دفتر نیاز دارد در اختیار شما قرار می دهد.
نرم افزار بایگانی در مراکز حمل و نقل
30 آذر ، 1400
نرم افزار بایگانی اسناد کاج ابزارهای لازم را برای بهبود عملکرد و رضایت کلیه ذینفعان درگیر در بخش تدارکات، اعم از شرکت‌های حمل و نقل و تدارکات و مشتریان ارائه می دهد.
آیا استفاده از نرم افزار بایگانی امن است؟
19 آذر ، 1400
موضوع راه‌حل مدیریت حتی قبل از ویروس کرونا نیز مطرح بود و امروزه این یک گام ضروری برای روی آوردن شرکت‌ها به دورکاری است. مهم است که خود را با دانش مسلح کرده و آن را با استفاده از ابزارهای مناسب و مدرن فناوری اطلاعات به درستی پیاده سازی کنید.
مدیریت دانش چیست؟
19 آذر ، 1400
نرم افزار کاج اجازه می‌دهد سرمایه فکری شرکت ایجاد و حفظ شود و سیستم را بر اساس اهداف سازمان تعریف و به روز می‌کند.
نرم افزار بایگانی در مدیریت دولتی
20 آبان ، 1400
نرم افزار بایگانی اسناد ابزاری برای سازماندهی و مدیریت اطلاعات است، اما همچنین به عنوان یک کاتالیزور برای مدیریت دانش و بهبود مستمر عمل می‌کند. آنها (مدیریت اسناد) همچنین به معنای شفافیت برای نهادهای عمومی هستند، زیرا (دسترسی به) اطلاعات را برای کسانی که به آن نیاز دارند تسهیل می‌کنند.
ده سوالی که باید از ارائه دهنده نرم افزار بایگانی خود بپرسید
31 شهریور ، 1400
این ده سوال را که باید از ارائه دهنده نرم افزار بایگانی اسناد خود بپرسید به شما کمک می‌کند تعیین کنید که آیا آن‌ها افراد مناسبی برای این کار هستند و آیا راه‌حل‌های نرم افزار بایگانی اسناد (DMS) آن‌ها برای سازمان شما مناسب است یا خیر؟
چگونه GDPR می تواند بر جمع آوری اطلاعات مشتری تأثیر بگذارد
30 شهریور ، 1400
اصلیترین الزاماتی که همه سازمانها برای انطباق با GDPR نیاز دارند در ذیل آمده است.
نرم افزار بایگانی اسناد چیست و با آن چه می توان کرد؟
28 شهریور ، 1400
به سختی می‌توان سناریویی را تصور کرد که ساده‌سازی حجم کار، تولید و مدیریت بسیار کارآمد اسناد شما، بدون در نظر گرفتن افزایش ثبات خروجی مفید نباشد.