شغل منابع انسانی (HR) قدم زدن در پارک نیست. تیمهای منابع انسانی مدیریت فرآیند کسب و کار شرکت های خود را کنترل میکنند و هدف نهایی این است که شرکتهای مختلف خود را به راحتی پیش ببرند. بخشهای منابع انسانی دریافتند که برای دستیابی به این مهم ، بهبود تجربه کارمند ضروری است. آنها باید این مسئله را با اطمینان از بهرهوری کارکنان ، تعامل کارکنان ، به ویژه در طول دورههای آموزشی ، متعادل کنند.
بنابراین، خدمات ارائه شده توسط منابع انسانی فقط مدیریت نگهداری سوابق کارمندان، نگهداری پروندههای کارمندان یا سوابق کارمندان و اسناد عمومی کارمندان نیست. این کار مستلزم استفاده از همه اینها برای اطمینان از تداوم تجارت شرکتهای مختلف آنها است. منابع انسانی میتواند پروندههای کارمندان را از طریق پردازش دستی، انتقال پروندههای کاغذی فراوان، سوابق کاغذی، اسناد کاغذی و خرید کمد پرونده های عظیم پردازش کند. درعوض، منابع انسانی میتواند از فرایند دیجیتالی شدن استفاده کرده و این اسناد را به صورت دیجیتالی پردازش کرده و به پروندههای دیجیتالی تبدیل کند. الان سال 2021 است. پروندههای کاغذی مانند گذشته جذاب نیستند. دنیا دیجیتال شده است، بنابراین فقط داشتن منابع انسانی دیجیتال مناسب است. دوران اتلاف وقت در مدیریت اسناد گذشته است.
راهحلهای دیجیتالی جایگزین سیستمهای مدیریت اسناد هستند که بخش مورد نیاز جهت مدیریت محتوای سازمانی مدرن است.
نرم افزار مدیریت اسناد برای ارتباط منابع انسانی با کارمندان بسیار مهم است. شما در زیر با جزئیات در این مورد آشنا خواهید شد.
نرم افزار مدیریت اسناد (DMS) چیست؟
برخلاف تصور اولیه شما، نرم افزار مدیریت اسناد چیزی فراتر از قرار دادن اسنادی در یک مکان مرکزی مانند فضای ذخیره سازی ابری است که به راحتی می توانید به آنها دسترسی پیدا کنید. این یک راهکار مبتنی بر سند است که شامل استفاده از نرم افزار مدیریت اسناد در مدیریت سوابق الکترونیکی است. این شامل ذخیره، مدیریت و ردیابی پروندههای دیجیتال، از جمله پروندههای بدست آمده از اسکن اسناد است. نرم افزار مدیریت اسناد، نرم افزار مفیدی است که مشاغل از آن برای ذخیره، ساخت، طبقه بندی اسناد و هر نوع اطلاعات دیگر در مدیریت اسناد الکترونیکی استفاده میکنند. نرم افزار مدیریت اسناد به طور خلاصه، روش دستی مدیریت پرونده را به روش دیجیتالی تغییر میدهد.
استفاده از نرم افزار مدیریت اسناد مزایای زیادی را به همراه دارد. آن ها عبارتند از؛
ویژگی های کلیدی نرم افزار مدیریت اسناد
در انتخاب نرم افزار مدیریت اسناد متناسب با تجارت خود، نرم افزار مدیریت اسنادی را انتخاب کنید که بتواند ویژگیهای زیر را به راحتی ارائه دهد.
چگونه مدیریت اسناد تجربه کارمندان را بهبود می بخشد
کارشناسان در مقاله Pro Essay توصیه میکنند منابع انسانی، کارمندان را چیزی بیش از اسناد دیجیتالی برای افزایش حداکثر بهره وری نرم افزار مدیریت اسناد نبیند. نرم افزار مدیریت اسناد شما نباید فقط به عنوان یک سیستم مبتنی بر فایل باشد. ماهیت نرم افزار مدیریت اسناد این است که به عنوان یک مدیریت اسناد کارکنان کارآمد عمل کند و هدف آن اتصال منابع انسانی به کارمندان است زیرا هم منابع انسانی و هم کارمندان میتوانند این اسناد را پردازش کنند. در اصل، آنها با هم کار میکنند. وقتی کارمندان به عنوان طفیلی در نظر گرفته نشوند و خود را به عنوان بخش مهمی از شرکت احساس کنند، کارمندان سطح بهره وری را بهبود میبخشند.
به روشهای زیر میتوانید از نرم افزار مدیریت اسناد برای بهبود تجربه کارمند استفاده کنید.
دورکاری
یکی از مزایای داشتن نرم افزار مدیریت اسناد این است که شما با اسناد خودکار سروکار دارید. بنابراین، کارمندان قبل از اینکه کاری را انجام دهند، نیازی به بودن در محل کار ندارند. آنها به WiFi، دستگاههای مناسبی نیاز دارند که بتوانند از طریق آن به فهرست نویسی محصول دسترسی پیدا کنند و کارمندان شما نیز برای این کار خوب هستند. به دلیل ایجاد مدیریت اسناد، اکنون دیگر نیازی نیست که کارهایی که شرایط معمول محل کار از انجام آن جلوگیری می کنند را محدود کنید و کارمندانتان می توانند زمان بیشتری را با خانواده خود بگذرانند. بنابراین، این هدایت دیجیتالی را در پیش بگیرید، فرایند مدیریت اسناد خود را به صورت خودکار درآورید و شاهد آن باشید که چگونه کارمندانتان به دلیل این تجربه خوب، به شما پاداش می دهند (از شما تشکر می کنند). شما همچنین می توانید یک انجمن گفتگو ایجاد کنید که در آن کارمندان بتوانند دیدگاه خود را در مورد موضوعات به اشتراک بگذارند و در نتیجه همکاری کارمندان بیشتر میشود.
اتوماسیون گردش کار
اتوماسیون گردش کار به صورت اتوماتیک وجود خواهد داشت زیرا نرم افزار مدیریت اسناد با برنامههای یادآور کارکنان را از زمان مهلت مقررات، تکمیل کار و غیره مطلع میکند. دیگر نیازی به قطع جریان کار نیست زیرا نرم افزار مدیریت اسناد به ادغام نیروی کار یکپارچه و هدفمند کمک می کند.
کارمندان متمرکز
کارمندان شما نیازی به مقابله با حواس پرتی خود ندارند که باعث میشود کار آنها برای ایجاد گزارش و غیره متوقف شود. با گردش کار خودکار ارائه شده توسط نرم افزار مدیریت اسناد، اطلاعات، دادهها از جمله اسناد منابع انسانی و اسناد کارمندان، خودکار میشوند. این به کارمندان شما کمک می کند تا برخی از مشاغل را در اولویت بعدی قرار دهند و باعث کاهش وقفه ها شوند.