5 باور غلط در مورد نرم افزار های مدیریت اسناد

این نوشته قصد دارد برخی از تصورات غلط رایج در مورد مدیریت اسناد را روشن کرده و نشان دهد که اجرای یک نرم افزار مدیریت سند چقدر می‌تواند مفید باشد
5 باور غلط در مورد نرم افزار های مدیریت اسناد
31 مرداد ، 1400
 
 
 

ده سال آینده دنیای شرکت‌ها چگونه خواهد بود؟

یک سال دیگر چطور؟ 

پیش بینی دقیق اتفاقات پس از همه‌گیری کووید 19 در دنیای تجارت بسیار دشوار است. همه ما در یک مقطع زمانی تحت تأثیر اسطوره پیش‌بینی قرار گرفته‌ایم. بسیار مهم است، به ویژه در این روزهای سخت، دانش خود را ریشه‌یابی کرده و حدس‌های آموزش یافته ایجاد کنیم، بنابراین انتخاب‌هایی که اکنون انجام می‌دهیم، تأثیر مناسبی بر آینده اقتصادی ما خواهد داشت.

چگونه نرم افزار های بایگانی اسناد الکترونیکی با دنیای شرکت‌های مدرن سازگار است

سرعت تغییرات ایجاد شده در شرکت‌های کوچک و بزرگ در سه ماهه اول سال 2020 شگفت انگیز است و به دلیل همه‌گیری کووید 19، شرکت‌ها در همه صنایع با توجه به چشم انداز جدیدِ شرکت‌ها رشد و سقوط کرده‌اند. جای تعجب نیست که تعداد زیادی از این شرکت‌ها به دنبال راه‌هایی برای ثبت اسناد خود به صورت دیجیتالی بوده‌اند، شیوه‌های دورکاری را آغاز کرده‌اند و منتظر استفاده از سیستم های مدیریت اسناد برای راه‌اندازی و ادامه مشاغل خود هستند.

این راهنما قصد دارد برخی از تصورات اشتباه رایج در مورد مدیریت اسناد را در دنیای شرکت‌های مدرن روشن کند و نشان دهد که اجرای نرم افزار بایگانی اسناد برای صاحبان مشاغل چقدر مفید است. بنابراین در اینجا پنج شرح اصلی در مورد نرم افزار ‌های بایگانی اسناد دیجیتال آورده شده است:

1. زحمت انتقال

ارتقاء یک شرکت به یک دفتر بدون کاغذ مستلزم تغییر برخی از مراحل اداری است. اگرچه این می‌تواند تغییر قابل توجهی در گردش کار ایجاد کند، اما معمولاً طولی نمی‌کشد که یک شرکت به دلیل استفاده از مزایای مستقیم ارتقاء مدیریت اسناد دیجیتالی، مراحل جدید را در دست گرفته و تغییرات را می‌پذیرد.

برجسته‌ترین فرایندهایی که باید اجرا شود اسکن اسناد، تنظیم اتوماسیون فرآیند و در نهایت آموزش کارکنان می‌باشد.

همه این روش‌ها را می‌توان با کمک یک ارائه دهنده نرم افزار معتبر مدیریت سند مانند کاج به طور مؤثر انجام داد. می‌توان با مقایسه آن با مشکلات روزمره شرکت‌های کاغذی یا حتی شرکت‌هایی که به پرونده‌های دیجیتالی منتقل شده‌اند اما نرم افزار های آرشیو اسناد ندارند، از برآورد زمان مصرف شده آنها آگاه شد.

این شرکت‌ها ممکن است لحظاتی را که در جستجوی صدها پوشه دیجیتالی، جستجوی ایمیل‌های خاص در صندوق ورودی نامرتب و حجیم یا حتی دریافت چندین امضا از تیم‌های مختلف در یک شرکت گذرانده اند، نادیده بگیرند.

2. هزینه و هزینه‌های پنهان را ارتقا دهید

بسته به نیاز شما، خرید یک نرم افزار مدیریت اسناد ممکن است هزینه‌بر باشد. با این وجود، این هزینه با هزینه نگهداری انواع کاغذ، چاپگرها، دستگاه‌های فتوکپی، لوازم اداری و پول سرمایه‌گذاری شده برای تعمیر تجهیزات مشابه قابل مقایسه نیست.

هزینه‌هایی که شرکت‌های کاغذی بابت هزینه‌های مرتبط با آن روبرو هستند، به زمان صرف شده برای معایب روزانه مانند موارد قبلی اضافه می‌شود، می‌تواند به یک هزینه مخفی قابل توجه تبدیل شود.

اگر کاربر برنامه را سفارشی کند تا مطمئن شود که فقط برای خدمات مورد نیاز خود هزینه پرداخت می کند، خرید یک راه‌حل (نرم افزار) برای دیجیتالی کردن اسناد ممکن است هزینه اندکی را در بر داشته باشد 

3. مسائل مربوط به پشتیبانی فنی

ممکن است برای برخی از کارکنان آموزش لازم باشد تا از رعایت کافی و تسلط بر روند کار سند اطمینان حاصل کنند، اما این بدان معنا نیست که شما نیاز به ایجاد یک بخش کاملاً جدید در شرکت خود دارید.

یکی از تصورات غلط برخی از شرکت‌های قدیمی این است که فکر می‌کنند بیش از هزینه‌ای که برای حفظ شیوه عملیات فعلی خود هزینه می‌کنند، نیاز به سرمایه گذاری دارند.

ذهنیتِ «اگر شکسته نشده است، چرا باید آن را تعمیر کرد؟» معمولاً با نادیده گرفتن برخی بدهی‌های جاری ایجاد می‌شود.

شرکت‌هایی که به سیستم های مدیریت اسناد الکترونیکی منتقل می‌شوند، نیاز به آموزش دارند. همیشه، ارائه دهنده شما را از طریق آنها (آموزش) راهنمایی می‌کند. بهترین سیستم های مدیریت اسناد، پشتیبانیِ گسترده از مشتری را از طریق تلفن، ایمیل، تیکت (ارسال پیام آفلاین) یا چت زنده ارائه می‌دهند، که معمولاً با وبینارها، انجمن‌ها و مستندات آنلاین همراه می‌شود تا از رعایت کلیه روش‌های مورد نیاز اطمینان حاصل شود. 

4. خطرات امنیت اطلاعات

افزایش قابلیت به اشتراک گذاری اطلاعات باید با افزایش امنیت همراه شود، و این چیزی است که همه ما باید قبل از توافق با ارائه دهنده نرم افزار مدیریت اسناد (DMS) نگران آن باشیم. 

تصور این که همه فایل‌های دیجیتالی هنگام مشاهده همه اخبار معمول در مورد نقض داده‌ها و پیامدهای قانونی آنها دارای خطر امنیتی بالایی هستند، قابل درک است. این خطرات ممکن است وجود داشته باشند مگر اینکه اقدامات کافی در نظر گرفته شوند. 

نرم افزار های مدیریت اسناد تنظیمات سفارشی را برای رعایت مقررات صنایع، سیاست‌های اخلاقی و مقررات انطباق برای محافظت از شما در برابر هک، که ممکن است منجر به لو رفتن اطلاعات محرمانه شرکت بدون رضایت شود، به شما ارائه می‌دهد.

مزایای ریسک نیز در قالب چارچوبهای قانونی برای مدیریت کلیه مسائل حقوقی هر حوزه‌ای که شرکت شما را تشکیل می‌دهد درحالیکه گزینه‌های بازیابی بلایا را ارائه می‌دهد، به وجود می‌آید.

5. کم‌بودن فضای ذخیره سازی

یکی از رایج‌ترین تصورات غلط این است که تصور می‌شود یک سیستم ذخیره‌سازی ابری در درجه اول برای مشاغل کوچک و متوسط و فقط برای برخی از شرکت‌های بزرگ با نیاز ذخیره‌سازی کمتر، برای ذخیره اسناد از انواع مختلف رسانه طراحی شده است.

هنگام استخدام ارائه دهنده سیستم مدیریت اسناد (DMS) مناسب، می‌توانید درخواست کنید که عملکردهای گسترده، افزونه‌های مختلف، برنامه‌های سفارشی و حتی مقدار ذخیره‌سازی سفارشی را برای شرکت‌هایی که با حجم زیادی از اسناد سمعی و بصری با فرمتهای مختلف مانند صوت یا تصویر سروکار دارند، پیاده سازی شود.

این فرایندها به شما این امکان را می‌دهد که محل‌های مختلف مخازن (محل نگهداری اسناد دیجیتالی) و پشتیبان گیری (از اسناد دیجیتالی) را فعال کنید، بنابراین شرکت شما بدون از دست دادن توانایی بازیابی بلایای سند (مشکلاتی که ممکن است برای اسناد دیجیتال به وجود آید)، کارآیی و کارآمدی خود را حفظ می کند.

خلاصه

در نگاه اول، بودن در یک شرکت کاغذی راحتتر و ارزانتر به نظر می‌رسد. با این حال، هنگامی که شروع به بررسی آن به عنوان یک سناریوی چند عاملی می‌کنید، متوجه خواهید شد که مزایای راه حل مدیریت دیجیتال فراتر از صرفه‌جویی در پول است. مزایا شامل افزایش امنیت اسناد، ذخیره-سازی و دقت می‌شود و به شما امکان می‌دهد فرآیندهای ساده را برای بهبود کارایی کسب و کار، خودکار کنید.

برای اکثر شرکت‌ها، دیر یا زود، بهتر است که روی نرم افزار اختصاصی یا سیستم ذخیره سازی ابری سرمایه گذاری کنند و مزایای سبقت از صنعت هنوز اندازه‌گیری نشده است.

به طور خلاصه، شما نباید نگران یافتن یک راه‌حل مناسب برای مدیریت سند برای عملیات خود باشید. قبل از اینکه مایل به یافتن یک روش بهتر برای ارتقاء مدیریت اسناد خود باشید، اغلب بدون هیچ دلیلی، ایده خوبی است که با یک متخصص مشورت کنید تا بتواند بهترین تنظیمات کابینت فایل دیجیتالی را برای شرکت شما به درستی ارزیابی کند.

 

ترجمه شده از وبسایت OpenKM

آخرین مطالب منتشر شده

5 نکته برای افزایش امنیت اسناد در محل کار
25 شهریور ، 1400
مشاغل به داده‌های محرمانه نیاز دارند. با این حال، نحوه نگهداری و محافظت از این داده‌ها همه تفاوت‌ها در جهان را رقم میزنند.
10 مرحله برای ایجاد یک نرم افزار بایگانی
24 شهریور ، 1400
وقتی می‌خواهید کسب و کار خود را بر پایه‌ای تنومند و محکم بسازید، دقیقاً به آن نیاز دارید.
نحوه انتخاب سیستم مدیریت سند مناسب برای کسب و کار شما
23 شهریور ، 1400
نرم افزار بایگانی اسناد خوب برای مدیریت محتوا در سال‌های آینده به نفع تجارت شما خواهد بود و باعث افزایش کارایی در روند کار شما و همچنین افزایش سود می¬شود.
امنیت آنلاین نرم افزار بایگانی
16 شهریور ، 1400
چرا امنیت اینترنت یک مشکل بزرگ است و چرا همه ما به امنیت سایبری قوی نیاز داریم.
نحوه استفاده از نرم افزار بایگانی برای مذاکره
13 شهریور ، 1400
مدیریت صحیح اسناد می‌تواند در بهبود مذاکرات قرارداد شما موثر باشد. یک نرم افزار مدیریت اسناد (DMS) فعال میتواند تیم شما را در ارائه پیشنهادات بهتر که موجبات پذیرش مشتریان را فراهم میکند، پشتیبانی کند.
نحوه اطمینان از اشتراک گذاری اسناد در یک گروه کاری
09 شهریور ، 1400
تنها آن دسته از نرم افزار های بایگانی اسناد که دارای «ماژول انتقال» هستند به ما امکان می‌دهند این مشکل را به طور مؤثر حل کنیم.
حفاظت دیجیتال
08 شهریور ، 1400
هدف از حفاظت دیجیتال تضمین حفظ و استفاده از اطلاعات در طولانی مدت است، به همین دلیل پرداختن به آن نه تنها به صورت جداگانه بلکه به طور کلی با در نظر گرفتن کلیه وظایف تشکیل دهنده آن بسیار مهم است.
مدیریت اسناد بصورت دور کاری
07 شهریور ، 1400
شرکت‌ها می‌توانند به سرعت به موفقیت، کیفیت خدمات داخلی و خارجی و عملکرد کافی کارکنان دست یابند.
دلایل اصلی استفاده از یک نرم افزار مدیریت اسناد
04 شهریور ، 1400
نرم افزار های مدیریت اسناد، سرعت و دسترسی بی‌نظیری برای مدیریت فایل‌های دیجیتالی ارائه می‌دهند
رمزگذاری و مدیریت اسناد
03 شهریور ، 1400
نرم افزار خوب مدیریت اسناد از دستکاری اطلاعات، بهره برداری غیرمجاز از داده های شخصی و از بین رفتن داده ها به دلیل سهل انگاری جلوگیری می کند