مدیریت دانش چیست؟

مدیریت دانش، تقریباً به اندازه کارشناسانی که درباره این موضوع بحث کرده‌اند یا افرادی که با آن مواجه شده‌اند، تعاریف دارد. 

به نظر می‌رسد که هیچ تعریف واحدی برای همه معتبر نیست زیرا اگرچه به نظر می‌رسد این مفهوم از قبل وجود داشته، اما در واقعیت، در دنیای تجارت و در چارچوب سازمان‌ها مفهومی نسبتاً جدید است. 

اولین تعاریف در این زمینه در زمینه مشاوره در اواخر دهه 80 و پس از فوران پیشرفت‌های فناوری مانند اینترنت -کاربرد آن در محیط‌های بسته در قالب یک اینترانت- ایجاد پایگاه‌های داده، روابط یا اکسترانت‌ها به وجود آمد. این شرکت‌ها متوجه شدند که با این ابزارهای جدید، امکان انتقال اطلاعات به طور موثرتر در محیط‌های پیچیده‌تر وجود دارد. مانند شرکت‌های بزرگ که اطلاعات در آنها پراکنده، در سیلوها محبوس یا حتی به راحتی گم می‌شد. همانطور که می‌توانیم تصور کنیم، یک محصول جدید که مزیت‌های رقابتی را ارائه می‌دهد، شایسته یک نام جدید است. از این رو اصطلاح مدیریتِ دانشِ سازمانی به معنای ایجاد سیستمی است که ایجاد و تکرار اطلاعات با ارزش، معنی‌دار و قابل دسترس در کل شرکت را امکان پذیر و ترویج می‌کند. 

دانش چیست؟

برای درک بهتر اینکه مدیریت دانش سازمانی چیست، لازم است مشخص شود که دانش در زمینه شرکت‌ها به چه معناست.

برای شروع، بهتر است نظریه دانش را تحلیل کنیم. دانش برای وجود به اطلاعات نیاز دارد و اطلاعات بر اساس داده‌ها است. یک داده حداقل واحد اطلاعات ممکن در مورد حقایق یا عناصر خاص است که مستعد مطالعه یا تجزیه و تحلیل است. توالی داده‌ها، اطلاعاتی را تشکیل می‌دهد که مشروط به شرایطی که در آن رخ می‌دهد، داده‌ها را تفسیر می‌کند. اطلاعات از طریق رابطه بین چندین قطعه داده، معنا و الگوهای اختصاص داده شده به آنها ایجاد می‌شود. 

بنابراین، دانش را می‌توان به‌ عنوان اطلاعاتی در نظر گرفت که از طریق تجربه به کار گرفته شده و جذب شده و در یک زمینه گسترده‌تر، همراه با مهارت‌ها یا توانایی‌های بین فردی ادغام شده‌اند. 

در حوزه کسب و کار، مدیریت دانش سازمانی به دنبال انتقال دانش و تجربیات کارکنان است تا بتوان از آنها به عنوان منبعی در دسترس، درون سازمان برای کسب مزیت‌های رقابتی استفاده کرد. از این منظر نیروی انسانی به سرمایه اصلی تبدیل می‌شود.

در واقع در جامعه فراصنعتی که در آن زندگی می‌کنیم، بیشتر نیروی کار جامعه با مدیریت اطلاعات در تعامل است. بنابراین می‌توان گفت که در عصر اطلاعات، رقابت پذیری شرکت‌ها بر اساس توانایی آنها در ایجاد فضای مناسب برای به اشتراک گذاشتن اطلاعات، تجربیات و دانش موجود در سطح فردی و جمعی است. فراموش نکنید که اطلاعات، دانش یا مهارتها منحصراً در داخل سازمان قرار نمی‌گیرند (در داخل سازمان تولید نمی‌شوند)، بلکه می‌توانند در خارج (از سازمان) نیز ایجاد شوند. بسیاری از مردم مدیریت دانش را به عنوان یک روش جدید مدیریت کسب و کار مرتبط با مدیریت دانش داخلی (هوش تجاری) می شناسند. و این یک اظهار نظر درست، اما محدود است. باید در نظر داشت که دانش (تولید شده در) بیرون از شرکت بسیار بیشتر از دانش موجود در آن است و استفاده و مدیریت دانش (تولید شده در) بیرون از شرکت باید در مرحله‌ای از فرآیند مورد توجه قرار گیرد.

مدیریت دانش چیست؟

ما با گفتن این نکته شروع کردیم که هنوز یک تعریف پذیرفته شده جهانی از مفهوم مدیریت دانش وجود ندارد. با این حال، هر یک از تعاریف پذیرفته شده، حاوی عناصر مشترکی است. 

مدیریت دانش، فرآیندی سیستماتیک از جستجو، شناسایی، سازماندهی، فیلتر کردن و ارائه اطلاعات به اعضای سازمان با هدف بهبود در یک هدف خاص است. ما همچنین می‌توانیم مدیریت دانش را به‌عنوان رفتار اطلاعات، از ایجاد تا دستیابی و ارسال آن به جایی که برای استفاده، توسعه، ارزیابی و جذب آن نیاز است، درک کنیم.

ارکان اساسی که یک نرم افزار مدیریت دانش بر آن استوار است عبارتند از:

• مردم
• اطلاعات
• مجموعه برنامه‌هایی که این اطلاعات در آنها ذخیره می‌شود

عناصر تشکیل دهنده این اکوسیستم را می‌توان به دانش محسوس و ناملموس، دانش صریح و دانش ضمنی، طبقه‌بندی کرد. 

مهمترین عنصر نامشهود، سرمایه فکری است که از موارد زیر تشکیل شده است:

• سرمایه انسانی: مجموعه دانش فردی که بخشی از کارکنان سازمان است و می‌تواند برای سازمان ارزش تولید کند.
• سرمایه ساختاری: دانشی است که شرکت از نمودار سازمانی، از طریق مجموعه نرم‌افزاری یا فرهنگ سازمانی، موفق به توضیح، نظام‌بندی و درونی‌سازی آن می‌شود.
• سرمایه رابطه‌ای: پیوندهایی که سازمان توانسته با مشتریان، تامین کنندگان، مؤسسات عمومی و گروه‌های ذینفع برقرار کند و ارزشی که این روابط برای آن به ارمغان می‌آورد.

عناصر ملموس آنهایی هستند که قابل اندازه‌گیری، لمس، دستکاری یا احساس می‌باشند. لازم نیست یک عنصر برای ملموس بودن، به ویژه در موضوعی که به ما مربوط می‌شود، همه این ویژگی‌ها را برآورده کند (داشته باشد). دانش ملموس اطلاعاتی است که در سازمان به عنوان بخشی از یک فرآیند، یک پایگاه داده یا صرفاً یک فهرست جمع‌آوری شده است. این اطلاعاتی است که می‌تواند در مواقع ضروری مورد استفاده قرار گیرد و نیازی به بازآفرینی ندارد. دانش محسوس همچنین دانشی واضح است و می‌تواند بیان، رمزگذاری، در یک رسانه ذخیره و بلافاصله منتقل شود.

در نهایت، دانش ضمنی اطلاعاتی است که برقراری ارتباط شفاهی یا بصری، سیستماتیک یا با استفاده از وسایل سنتی از طریق آن دشوار یا غیرممکن است. اما متعلق به افرادی است که بخشی از سازمان هستند یا با آن ارتباط دارند. آن‌ها ایده‌ها، تجربیات، آداب و رسوم، ارزش‌ها، تاریخ یا باورهای موجود هستند که بین شرکت‌کنندگان در زمینه کسب‌وکار به اشتراک گذاشته می‌شوند.

عناصر یک نرم افزار مدیریت دانش خوب

به طور کلی، تصور غلطی وجود دارد که فرض می‌کند پیاده‌سازی یک نرم افزار مدیریت دانش با دستیابی به یک برنامه کامپیوتری حل می‌شود. و این نادرست است. مجموعه نرم افزار کمک می‌کند، اما مهمترین چیز نیست. کل سازمان در ساختن یک نرم افزار مدیریت دانش مشارکت دارد.

تجزیه و تحلیل و حسابرسی

اگر بخواهیم یک نرم افزار مدیریت دانش را پیاده‌سازی کنیم، درک سازمانی ضروری است. شما نمی-توانید به یک شرکت نزدیک شوید و بگویید «ما این فرآیند مدیریت دانش را به روش استاندارد خود اجرا می‌کنیم» زیرا به احتمال زیاد پروژه به هدر می‌رود. اولین کاری که ما باید انجام دهیم این است که مشاهده کنیم، ببینیم در شرکت چه اتفاقی می‌افتد، چگونه با محیط آن ارتباط دارد. جریان‌های دانش را ببینیم و از این مشاهده و تفسیر، کارها را برای سازمان تسهیل کنیم. 

در واقع مدیریت دانش را می‌توان به صورت دوجمله‌ای اطلاعات و مدیریت منابع انسانی خلاصه کرد.

مدیریت منابع انسانی

در زمینه مدیریت دانش، مدیریت منابع انسانی به معنای توسعه استراتژی‌های مدیریت مشارکتی است که در آن تعهد و انگیزه کارکنان برانگیخته می‌شود، به گونه‌ای که مسئولیت مشترک در بین کارکنان به طور طبیعی به وجود می‌آید. محیط ایجاد شده، همراه با فناوری اطلاعات، شرایط مساعدی را برای پیشبرد فرهنگ سازمانی به سمت افق جدیدی ایجاد می‌کند که در آن دانش تولید شده، به اشتراک گذاشته شده و حفظ شده در داخل شرکت منجر به بهره‌وری، دیدگاه‌های انسانی بیشتر و فرآیندهایی منجر به بهبود سازمانی می‌شود. زیرا کارکنانی که در شرکت‌هایی کار می‌کنند که به مدیریت دانش اهمیت می‌دهند، خیلی بهتر کار می‌کنند و با شرکت رشد می‌کنند.

رویکرد مدیریت دانش تنها در مورد نتایج و رشد مالی نیست، بلکه رشد شخصی نیز دارد. اینها استراتژی‌های مدیریتی مکملی هستند که برای شرکت به عنوان یک کل سود ایجاد می‌کنند.

نوآوری دائمی

اگرچه دانش یکی از معدود دارایی‌هایی است که در طول زمان، تجدیدِ ارزیابی می‌شود، اما باید در نظر داشته باشیم که چرخه عمر (دانش) کوتاه‌تر و کوتاه‌تر می‌شود. محصولات و خدمات به طور فزاینده‌ای پیچیده می‌شوند و به طور ضمنی دانش ارزشمندی در کیفیت و کمیت دارند، اما باید در طول زمان تکامل یابند. به همین دلیل است که سازمان‌هایی که از دانش انباشته شده - ثمره تجربه، آموزش، استعدادهای انسانی و سایر منابع - در هنگام نوآوری یا مقابله با حل مسئله استفاده می‌کنند، رهبران بازار خواهند شد. سازمانی که (از دستاوردها و همچنین از اشتباهات خود) درس می‌گیرد، در ایجاد و کسب دانش برای اصلاح رفتار خود به عنوان بازتابی از دانش، تفاسیر و شرایط جدید خبره است. اینجاست که مهندسی مجدد فرآیند، به یک عنصر اساسیِ سیاست نوآوریِ دائمی تبدیل می‌شود و همچنین امکان استفاده مؤثر از استراتژی‌های مدیریت و مدیریت بر اساس اهداف یا اجرای بهبودهای مستمر را فراهم می‌کند.

بهترین روش‌ها و درس‌های آموخته شده

برای کارکنان، اجرای یک نرم افزار مدیریت دانش جدید ممکن است شامل تغییر ناگهانی در رفتار اطلاعات باشد. کارکنان می‌توانند آن را به عنوان تهدیدی ببینند که شرکت ارزش استراتژیک خود را از آنها سلب می‌کند، زیرا وقتی شرکت دانش خود را از دست می‌دهد، به کارکنان وابسته نخواهد بود. در این لحظه است که رئیس مدیریت دانش باید توسط هیئت مدیره حمایت شود زیرا این به او بستگی دارد که مجموعه اقداماتی را انجام دهد و امنیت و انگیزه را برای کارکنان ایجاد کند که توانائی خود را کم و زیاد کنند و تعهد خود را افزایش دهند. (با این کار) اطمینان حاصل می‌کند که دانش در محصولات و خدمات گنجانده شده است، کارکنان می‌خواهند بیشتر در مورد آنچه مورد علاقه سازمان است بدانند و از دانش کارکنان خود بهره بیشتری می‌برد. رهبر پروژه باید تلاش‌ها را بر بهره‌برداری از مهارت‌های مدیریتیِ مبتنی بر تغییر و ارزش‌ها متمرکز کند. ایجاد احساس در گیرندگانِ تغییراتِ بخشی از فرآیندِ تحول، برای تضمین پذیرش ضروری است. در صورت امکان، مدیران باید با تیم خود مشورت کنند تا نظر آنها را بشناسند، بدانند چه اقداماتی باید بهبود یابد و چگونه این کار را برای بهینه سازی تجربیات و فرآیندهای سازمانی انجام دهند.

سازمان‌ها توسط افراد، فضاهای فیزیکی، فرآیندها، ابزارها و فرهنگ خودشان (افکار، باورها و چالش‌ها) شکل می‌گیرند. مدیریت دانش به دنبال این است که همه این جنبه‌ها را به طور همزمان انجام دهد.

آنچه کاج برای مدیریت دانش به ارمغان می‌آورد

نرم افزار بایگانی کاج امکان ایجاد و نگهداری سرمایه فکری شرکت را فراهم می‌کند. آنچه در شرکت ایجاد می‌شود، در سازمان به نفع سازمان باقی می‌ماند. از سوی دیگر، دانش به دست آمده باید ذخیره شود تا بتوان از آن استفاده مجدد کرد و به راحتی آن را سازماندهی کرده و شکل داد. همچنین، شکستن عواملی که مانع از اشتراک گذاری اطلاعات می‌شود، ضروری است. ابزارهای ارتباطی کاج به کاربران این امکان را می‌دهد که همیشه به یکدیگر متصل باشند تا زمانی که یکی از اعضای تیم اطلاعات جدیدی به دست آورد یا سؤالی داشت، سایر کاربران بتوانند در همان لحظه از رویداد مطلع شوند. کارکردهایی مانند یادداشتها، روابط، انجمن یا ویکی، به بروز نگه داشتن ارتباط بین کاربرانی که روی یک محتوا، بخش یا پروژه کار می‌کنند کمک می‌کند. مدیر وظیفه کاج به کاربران اجازه می‌دهد تا برای بحث در مورد موضوعات مرتبط با علایق خود ملاقاتهایی ایجاد کنند. آنها می‌توانند علاوه بر تشکیل جلسه (فیزیکی یا مجازی)، دعوت نامه‌های فردی یا گروهی را ارسال کرده و مطالبی را که کنفرانس بر روی آنها متمرکز خواهد بود، پیوست کنند. از طرف دیگر، آنها می‌توانند تقویم جلسه (تاریخ و زمان دقیق رویداد، اما در صورت لزوم همچنین می‌توانند هر روز، هفته، ماه و غیره آن را تکرار کنند)، را مدیریت کنند.

نرم افزار کاج می‌تواند نقش اساسیِ نرم افزار مدیریت دانش شرکت را ایفا کند. بدین منظور لازم است پرسنل بدانند که معماریِ نرم افزاریِ شرکت را به عنوان بستری برای حفظ فرآیندها و رویه های تجاری سازمان، در اختیار دارند که با شناسایی داده‌ها و دانش جدید؛ تجزیه و تحلیل آنها و گنجاندن آنها در دانش سازمان، آسانتر خواهد بود. این یکی از بارزترین نشانه‌های قدرت سازمان است. از آنجایی که سازمان قادر خواهد بود خود را بهتر با تغییرات تطبیق دهد و حتی بسته به زمینه (تهاجم)، استراتژی‌های موثرتری را توسعه دهد؛ مدیریت دانش شرکت به تقویت موقعیت آن در مواجهه با تهاجم خارجی و دوره‌های بی ثباتی یا عدم اطمینان کمک می‌کند. 

ایجاد سرمایه فکری یک عنصر اساسی برای مدیریت دانش است، اما برای مفید بودن، ضروری است که فرهنگ سازمانیِ مناسب آن را همراهی کند. کارکنان باید توسط مجموعه برنامه های سازمان حمایت شوند، از این نظر، کاج امکان ادغام شفاف مدیر اسناد را در مجموعه برنامه‌های کاربردی شرکت به لطف SDK ها فراهم می‌کند، زیرا ترکیب ساختار فناوری اطلاعات یک عنصر ضروری در مدیریت دانش است. علاوه بر این، پلت فرم KCenter می‌تواند برای ایجاد برنامه‌های کاربردی جدید بر اساس فناوری منبع باز کاج استفاده شود. و کل پلت فرم باید طوری طراحی شود که رفتار مشارکتی و حمایتی اعضای شرکت را تشویق کند. 

نرم افزار مدیریت دانش به ایجاد شبکه‌ای از کار گروهی کمک می‌کند که در آن کاربرانی که روی یک محتوا کار می‌کنند یا متعلق به یک گروه یا بخش هستند، به لطف مدیریت امنیتی دقیق، دسترسی آسان به تمام منابع مورد نیاز آنها را تضمین می‌کند. با استفاده از آن، می‌توانید به طور مستقل دسترسی گروهی یا فردی به محتویات و حقوقی که (کارکنان) بر آنها دارند را مدیریت کنید: خواندن، نوشتن، حذف، دانلود و غیره. 

از طریق مدیر وظیفه می‌توان تحلیلِ چند رشته‌ایِ وقایع رخ داده با اطلاعات و مستندات شرکت را ارتقا داد. به عنوان مثال، کاربر X که در بخش خدمات مشتری کار می‌کند، مهارت‌های مذاکره دارد و همچنین انگلیسی و فرانسوی صحبت می‌کند. ما یک مشتری جدید داریم که پروژه جدیدی را به زبان فرانسه ایجاد می‌کند. کادر فنی ما فرانسوی صحبت نمی‌کند. ما می‌توانیم این کارمند را به عنوان کاندیدای مدیر پروژه شناسایی کنیم. شاید فعال ترین افراد در انجمن، ویکی، یادداشت ها، ایجاد پیوند بین مطالب، تشکیل جلسات، درخواست گزارش‌های جدید؛ افراد مناسبی برای رهبری پروژه‌های جدید، پرداختن به اهداف جدید و در نتیجه استفاده از مزیت‌های رقابتی که بهره‌برداری از دانش به ارمغان آورده است، هستند. 

کاج مؤلفه‌های یادگیری ماشینی را ارائه می‌دهد که به دست آوردن دانش ضمنی را تسهیل می‌کند. هنگامی که محتوای جدید به کاج معرفی می‌شود، مدیر سند کلمات کلیدی را از طریق پردازش زبان طبیعی، از طریق KEA (به انگلیسی، استخراج عبارت کلیدی خودکار) استخراج می‌کند. این برای استخراج اطلاعات ساختاریافته از منابع بدون ساختار است. استخراج عبارات و اصطلاحات مرتبط که شرح مختصری از محتوا را ارائه می‌دهد برای نمایه (ایندکس) سازی، جستجو، خلاصه و طبقه بندی اطلاعات یا مفهوم سازی مدیریت دانش حوزه‌های خاص مفید است. یادگیری ماشینی یک برنامه کاربردی هوش مصنوعی است. برنامه‌ای که می‌تواند وظایف پیچیده‌تری را انجام دهد.

با کاج می‌توانید اهداف سازمان را بر اساس نوع اهداف یا دستاوردها، ماهیت کار یا سطح موجود در سازمان تعریف و بروز رسانی کنید. 

استفاده از تمام قابلیتهای مدیر اسناد و حتی پیاده سازی نرم افزار در مجموعه فناوری اطلاعات شرکت باید به این صورت باشد:

• تسهیل دستیابی به اهداف
• به روز رسانی پلتفرم در صورت نیاز
• همکاری بین کارکنان
• حصول اطمینان از رفع موانع بین اعضای شرکت در صورت بروز آنها.

کارکنان فنی با مشخصات (profile) توسعه دهنده می‌توانند برنامه‌های کاربردی جدید را بر اساس کاج ایجاد کنند و به مدیر اسناد متصل شوند. علاوه بر اتوماسیون، موتور گردش کار و OCR ناحیه‌ای امکان ایجاد فرآیندهای تجاری جدید، موثرتر و کارآمدتر را فراهم می‌کند که سرمایه فکری سازمان را واگذار می‌کند. 

پنل مدیریت کاج به تکنسین بخش اجازه می‌دهد تا به راحتی پلتفرم را با نیازهای سازمان تطبیق دهد.

سرویس اشتراک کاج می‌تواند یک ابزار عالی باشد. وقتی در محتوا مشترک می‌شویم، هر بار که تغییری رخ می‌دهد، اعلان دریافت می‌کنیم. علاوه بر این، در کاج ما می‌توانیم عوامل جستجو ایجاد کنیم. دیگر نیازی به جستجوی فعال چیزی در کاج نخواهد بود. این سیستم به ما از پیدایش رویدادهای مرتبط با علایق ما هشدار می‌دهد. 

سرویس اشتراک، گزارش‌ها، اتوماسیون، گردش کار، OMR و OCR، عملکردهایی هستند که می‌توانند هر زمان که اطلاعات جدیدی ظاهر می‌شوند به ما هشدار دهند، که به ایجاد فرآیندهایی برای شناسایی خودکار داده‌ها کمک می‌کند.

مدیریت پروفایل‌ها و مدیریت امنیت در سطح دانه به دانه (جزء)، باعث می‌شود کاربران در سطح گروهی یا فردی به عملکردها و اطلاعات مشابه مرتبط با محتوایی که برای کار نیاز دارند دسترسی داشته باشند و در نتیجه به جلوگیری از موانع ارتباطی کمک می‌کند. شناسایی مسئولیتها و شایستگیها برای مدیریت امنیت و هنگام طراحی پروفایل‌های کاربر ضروری است. آنها می‌توانند توسط یک فرد یا گروهی از کاربران ایجاد شوند.

هر کاربری که لاگین و رمز عبور داشته باشد می‌تواند به سیستم دسترسی پیدا کند. همچنین در صورتی که سازمان از KCenter استفاده کند، می‌تواند بستری برای دسترسی رایگان ایجاد کند که در آن کاربران در سیستم صدور مجوز، نیاز به مجوز ندارند. به عنوان مثال، پایگاه دانش، که در آن کاربر، طبق یک سری انتخاب، به مرتبط ترین اطلاعات دسترسی پیدا می‌کند. آیا سوال فنی است؟ آیا شما مشتری هستید؟ آیا شما از کاربران نسخه رایگان هستید؟ بسته به پاسخ، طبق فرآیند کسب و کار A یا B به شما کمک خواهیم کرد.

از طریق قالبها، می‌توانید یک کانال مدیریت درخواستها را به بخش فنی یا از طریق مدیر وظیفه ایجاد کنید تا جلسات دوره‌ای بین مدیران بخش سازماندهی شود تا درخواستها و پیشنهادات کارکنان خود را جمع آوری کنند. 

کاج علاوه بر اینکه یک مدیر اسناد است، یک سیستم مدیریت سوابق نیز می‌باشد. دانش جدید به دست آمده را می‌توان به عنوان رکورد یا فایل مدیریت کرد. ماژول‌های کاج همچنین می‌توانند برای شناسایی، طبقه‌بندی، دسته‌بندی یا کدگذاری دانش استفاده شوند. ماژول بارکد می‌تواند برای اختصاص یک کد به هر فایل استفاده شود. به این ترتیب اطلاعات با سهولت بیشتری شناسایی و بایگانی می‌شوند. 

هنگامی که اطلاعات جدید شناسایی و تأیید شد، می‌توان آن را از طریق ایمیل، اعلان‌های خودکار، ترویج اشتراک و... به کارکنان منتقل کرد.

نمونه ای از استفاده از کاج به عنوان یک نرم افزار مدیریت دانش

کاج در یک سازمان آموزشی نصب شده است که از مدیر اسناد به عنوان عنصر برجسته نرم افزار مدیریت دانش خود استفاده می‌کند. 

مطالب آموزشی (کتابها، نقشه‌ها، الگوها، تمرین‌ها، آثار، فیلم‌ها، فایل‌های صوتی، تستها، آزمون‌ها و موارد دیگر) موضوع یک تحلیل مشاوره‌ای بود که یک جدول طبقه‌بندی از انواع اسنادی که سازمان با آنها کار می‌کند ایجاد کرده است که منجر به تولید یک مجموعه مستند شد. شناسایی مجموعه مستند، گامی اساسی برای خودکارسازی مدیریت اسناد مرکز آموزشی و پیاده سازی دفتر بدون کاغذ و نرم افزار مدیریت دانش بوده است. 

نرم افزار بایگانی کاج با سیستم CRM مرکز که دارای یک تابلوی فرمان (switchboard) است که به عنوان نقطه تماس مرکزی عمل می‌کند، یکپارچه شد. آنها به صورت آنلاین و تلفنی به مردم گوش می‌کنند (به درخواستهای مردم رسیدگی می‌کنند) و همچنین مسئولیت دریافت اسناد کاغذی را بر عهده می‌گیرند. 

به لطف جدول مجموعه‌های مستند، کاج شامل قالبهای OCR اسناد کاغذی است که از طریق اسکنر به سیستم معرفی می‌شوند. مدیر اسناد سند دریافتی را با مدلها بررسی می‌کند. وقتی سند با یک نوع فایل مطابقت دارد، آن را شناسایی، نمایه (index) سازی، فهرست‌بندی کرده، مقادیر کلیدی را به عنوان ابرداده استخراج و آنها را در مسیر مناسب، در فهرست ذخیره می‌کند. بسته به نوع سند، فایل می‌تواند یک ایمیل اعلان ارسال کند، یک فرآیند خودکار، یک گردش کار را شروع کند یا سند را به برنامه سوم منتقل کند. به عنوان مثال، اگر یکی از اعضای کادر آموزشی بخواهد چند روز مرخصی درخواست کند، یا مجوز یک قرار ملاقات پزشکی را دریافت کند، می‌تواند درخواست را از طریق یک مدل برنامه موجود در کاج ثبت کند. اما تقاضا در کاج مدیریت نمی‌شود، همانطور که در سازمان تصمیم گرفته شده، از طریق یک اتصال دهنده سفارشی به برنامه SAP ارسال می‌شود. 

مطالب آموزشی بر اساس موضوع، مدرک تحصیلی و سال فهرست بندی شده است. پروژه سال آخر و شیوه‌های انجام شده توسط دانش آموزان در یک محیط حرفه‌ای تجزیه و تحلیل می‌شود. 

دانشجویان پس از ارائه پروژه‌های خود و تکمیل دوره‌های کارآموزی، فرم‌هایی را پر می‌کنند که توسط کاج بررسی می‌شود و همزمان با انجام گزارش‌هایی که مطالب و مهمترین موضوعات را برجسته می‌کند، محتوای کلیدی را در قالب ابرداده استخراج می‌کند. 

این امر به مدرسه کمک می‌کند تا برنامه‌های آموزشی را بهبود بخشد، و اسناد آموزنده را به صورت داخلی منتشر کند، تا به معلمان کمک کند تا مواد آموزشی را برای دوره بعدی تقویت و در رویکرد آموزشی، بهبودهایی را پیشنهاد کنند. و برای بخش بازاریابی و شبکه‌های اجتماعی، این مطالب به معنای محتوای جدیدی است که با آن دانشجویان جدید - فارغ التحصیلان اخیر، افرادی که به دنبال فرصتهای حرفه‌ای جدید هستند، شرکت‌هایی که در جستجوی راه‌حلهای بازیافت آموزشی و غیره هستند، جذب می‌شوند.

ترجمه شده از وبسایت OpenKM