چگونه مدیریت اسناد از اطلاعات کسب و کار شما محافظت میکند

محافظت از محرمانه بودن و امنیت اطلاعات

محافظت از محرمانه بودن و امنیت اطلاعات برای همه شرکتها امری حیاتی است، زیرا شرکتها را از خطرات بی شماری محافظت میکند و به طور مستقیم به آنها  کمک میکند از ارائه خدمات خود اطمینان حاصل کنند. بعلاوه، در صورت به خطر افتادن امنیت اسناد تجاری، احتمال افشای سوابق حساس، نشتی، ضرر و زیان (مخرب یا غیرمخرب) ، حتی جاسوسی صنعتی نیز میتواند از نظر اقتصادی، حقوقی و اعتبار، به سازمان خسارت قابل توجهی وارد کند.

از این لحاظ ، فناوری های جدید با تسهیل ارتباطات ، صرفه جویی در هزینه ها و افزایش بهره وری ، مزایای بسیاری را فراهم می کنند. اما در عین حال ، استفاده از آنها خطرات خاصی را به همراه دارد ، به ویژه هنگامی که سازمان ، سیاست امنیتی را با توجه به نیاز خود تعریف نکرده باشد.

به همین دلیل ابزارهای مدیریت اسناد بخش ویژهای را برای اجرای راحتتر اقدامات امنیتی برای شرکت اختصاص میدهند.

نرم افزار بایگانی اسناد کاج دارای چندین ویژگی مختلف است که به سازمانها امکان میدهد تا بیشترین نیازهای امنیتی (خانواده ایزو 9000 ، ایزو 30000 ، ایزو 27000) مقررات و قوانینی مانند GDPR اروپا یا HIPPA بخش بهداشت ایالات متحده را پیادهسازی کنند.

همه اینها بدون آسیب به بهبود رویهها در سطح عملیاتی و مدیریتی است. در حقیقت، نرم افزار بایگانی اسناد ویژگیهایی را با هدف بهبود بهرهوری ارائه میدهد که در عین حال تضمین دهنده رعایت مقررات است.

اطلاعات را در کجا نگهداری کنیم؟

هنگام پیشنهاد یک سیاست امنیتی جامع، در هنگام محافظت از اسناد تجاری، لازم است بر روی آنچه که دارندگان پرونده بهتر میدانند ، تأمل کنیم. از چند نظر میتوان به این سؤال پاسخ داد، اما سوالی که باید در بالای لیست باشد، نوع ذخیرهسازی است. ذخیره مستندات در رایانه دیگر نباید یک گزینه باشد. مدیریت اسناد در فضای ذخیره سازی ابری؟ نرم افزار بایگانی اسناد نصب شده بر روی سرورهای شرکت. ممکن است یک نصب ترکیبی باشد؟ هر یک از این گزینه ها مزایای هیجان انگیزی دارد:

• مدیریت اسناد در فضای ابری امکان استفاده از نرم افزار بدون نیاز به نصب (کاهش هزینههای اولیه) را فراهم میکند ، به آزادسازی فضا در دستگاههای سازمان کمک میکند و حضور پرسنل فنی در آن را به حداقل میرساند. همچنین مقیاس پذیر است. مشتری میتواند فضای بیشتری یا خدمات اضافی را در صورت نیاز در اختیار آنها قرار دهد.
• مدیریت اسناد داخلی: برای سازمانهایی که با اطلاعات خود در خارج از امکانات خود احساس راحتی نمیکنند، فرمول سرور داخلی، مورد نظر آنها است.  در این مورد راه حل نصب مدیریت اسناد بر روی سرورهایی است که آنها در اختیار دارند، بنابراین آنها میتوانند به طور مستقل سیاست امنیتی مورد نظر خود را تعریف کنند.
• مدیریت اسناد ترکیبی: این یک راه حل ترکیبی است. سرور ابری، که در آن مقدار مشخصی از اطلاعات در فضای ذخیرهسازی ابری و اطلاعات دیگر - به طور کلی اطلاعات حساستر - در سرورهای سازمان میزبانی میشوند. این گزینه معمولاً برای اشخاصی با جریان شدید اسناد در زمانهای خاص گزینه جالبی است و بنابراین استفاده و مصرف منابع را در مدیریت اسناد متعادل میکند.

هنگامی که شرکت در مورد نوع ذخیرهسازی اسناد که بیشتر به آن علاقه مند است تصمیم گرفت، زمان آن فرا رسیده است که سیاست امنیتی مورد نظر خود را به طور کامل تعریف کند.

اجزای نرم افزار مدیریت اسناد ایمن

• احراز هویت: برای تهیه یک محیط کنترل شده کنترل اسناد، سیستم فایل باید بتواند کاربرانی را که سعی در دسترسی به سیستم دارند شناسایی کند. در مورد نرم افزار بایگانی اسناد کاج، جدا از اینکه اهداف امنیتی بیشتری در مورد آن اجرا می‌شود ، به طور پیش فرض، هر کاربر باید نام کاربری و رمز عبور داشته باشد. علاوه بر این ، در صورت لزوم‌، فرآیند احراز هویت می‌تواند پیچیده باشد. شما می‌توانید عامل (فاکتور) احراز هویت مضاعف را اعمال کنید ، با برنامه های شخص ثالث ادغام شوید و غیره. مستندات گسترده و API دقیق سیستم ، امکانات گسترده ای را فراهم می کنند.
• دسترسی: وقتی شخصی نام کاربری و گذرواژه دارد ، مدیر سیستم عامل می تواند نقش‌ها و نمایه‌هایی را تعیین کند که تجربه (نحوه کارکرد) کاربر را در داخل نرم افزار مدیریت محتوا بیشتر تعیین می کند. در کاج از نقش‌ها برای مدیریت کاربران در سطح گروه و از پروفایل‌ها برای تطبیق سیستم فایل با نیازهای هر کاربر استفاده می‌شود ، بدون اینکه اجباری به شخصی سازی سیستم به روش های دیگر باشد. ما در حال حاضر جداول دسترسی را تعریف کرده‌ایم.
• دانه دانه بودن (جدا بودن فضای کاری هر کاربر): هنگامی که کاربران دارای اعتبار دسترسی و نقش مربوطه و تعیین مشخصات باشند، به مناطق کار و ویژگیهای مورد نیاز برای انجام کار خود دسترسی خواهند داشت و این شامل سیاست امنیتی در سطح ریز و درشت است. برای محافظت از اسناد تجاری، مدیران اسناد می‌توانند امنیت قابل اجرا برای هر گره را در حداقل سطح (پوشه، زیر پوشه، رجیستری، ایمیل، سند) تعیین کنند. چه کسی مجاز به خواندن، ویرایش، حذف، ویرایش امنیت، راه اندازی یک روند تجاری، فشرده سازی سوابق، مدیریت فراداده است ... مدیریت امنیت در نرم افزار بایگانی اسناد کاج قابل توسعه و سازگار با هر نوع استفاده است.
• رمزگذاری: گاهی اوقات، مدیریت امنیت در سطح خواندن کافی نیست، بنابراین سایر ویژگی‌ها، از اسناد در برابر دسترسی ناخواسته محافظت می‌کنند. نرم افزار بایگانی اسناد کاج دارای یک ویژگی تمبر است. در اصل برای استفاده از تمبر یا واترمارک روی اسناد تعبیه شده است. اما این یک برنامه کاربردی است که می تواند برای سانسور قسمت‌هایی از اسناد استفاده شود ، در حالی که از اطلاعات محرمانه محافظت می‌کند ، می تواند پیش نمایش جزئی از پرونده ها را به نمایش بگذارد. کاج یک ماژول رمزگذاری ارائه می‌دهد که کل بدنه پرونده را رمزگذاری می‌کند تا فقط برای افرادی که کلمه کلیدی را می دانند قابل دسترسی باشد.
• انطباق با مقررات: برای شرکت‌ها، نرم افزار مدیریت اسناد باید ابزاری برای حاکمیت اطلاعات باشد. این بدان معنی است که سیستم پرونده باید به عنوان بستری برای استفاده از پروتکل‌ها، مقررات و قوانین قابل اجرا عمل کند، زیرا امنیت جنبه‌ای دارد که به طور فزاینده‌ای توسط بازار ارزیابی می‌شود که در آن مشتریان، تأمین کنندگان و ادارات دولتی انتظارات زیادی را مطابق با چارچوب نظارتی و قانونی دارند. از این لحاظ ، ویژگی های امنیتی کاج می توانند به این منظور خدمت کنند. قدرتمندترین آنها ایجاد اتوماسیون است که اجازه می دهد رفتار سیستم را برای دستیابی به یک هدف خاص تطبیق دهد. با اعطاء یک نقش می‌توان یک قانون اعتبار سنجی اعمال کرد و اقدامات خاصی بدون دخالت کاربر انجام داد و فرایندهای تجاری (گردش کار) در داخل مدیر اسناد اجرا نمود. ویژگی اتوماسیون، همراه با امضای الکترونیکی و ایجاد گزارش، سودمندی نرم افزار بایگانی کاج را افزایش می دهد.
• قابلیت ردیابی: نرم افزار بایگانی کاج ویژگی‌های حسابرسی قوی را ارائه می‌دهد که توانایی آنها در محافظت از امنیت اسناد سازمان‌ها را نشان داده است، حتی به عنوان اثبات اتهام در صورت دسترسی نامناسب و سرقت اسناد می توان به آن استناد کرد.
• نسخه های پشتیبان: یکی از عناصر اساسی از نظر امنیت اطلاعات است. این به معنای کپی کردن اطلاعات سازمان در سایر رسانه ها، حتی ذخیره کردن آنها در یک فضای فیزیکی خارج از مقر اصلی واحد تجاری است، تا از خود در برابر حوادث غیرمترقبه، حوادث، بلایای طبیعی و غیره محافظت کند، تا سازمان بتواند بعد از شکست (از دست دادن اطلاعات) به فعالیت خود ادامه دهد. در عمل، گزینه‌های زیادی وجود دارد، از کپی در DVD یا USB گرفته تا سیاست‌های پشتیبان گیری بیشتر مانند نسخه پشتیبان تهیه شده توسط راه‌حل‌های مدیریت اسناد در فضای ذخیره سازی ابری، یا امکانات ارائه شده توسط سرورهای اختصاصی.
• نقشه پرونده: یکی از پیشرفته ترین ابزارهای مدیریت اسناد است، که اشاره دارد به اینکه جدا از داشتن جداول دسترسی و امنیت، انواع جدول طبقه بندی پرونده‌ها، با برنامه های نگهداری و پروتکل های دفع نهایی (تخریب کنترل شده اطلاعات یا حفاظت دائمی) که به نوبه خود با سیاست امنیتی در بقیه موارد تدوین می شود، با نرم افزار بایگانی اسناد هماهنگی خواهد داشت و این است که وقتی سندی در مراحل مختلف کار تغییر می کند، به لطف برنامه بایگانی، سازمان می تواند مطمئن باشد که محتوای برنامه به صورت برنامه ریزی شده هم به موقع بروزرسانی شده و هم به اطلاع دیگران می‌رسد.
• آموزش: ممکن است بی اهمیت به نظر برسد، اما در اعماق وجود آن چنین نیست. آموزش و آگاهی کارکنان از اهمیت حفاظت از مدیریت داده‌ها ، اطمینان از درک آنها از پیامدهای کاری که با اطلاعاتی که مدیریت می‌کنند انجام می‌دهند، هنگام اعمال سیاست امنیتی تعریف شده توسط شرکت، مهم است. از این نظر، در وبسایت کاج، ما دوره‌های آموزشی ویژه ای برای کاربران نهایی پروفایل، مدیران، مشاوران، توسعه دهندگان ارائه می‌دهیم که به دنبال ارائه بهترین تجربه در پروژه مدیریت اسنادی هستند که شرکت می خواهد توسعه دهد.

تیم مشاوران کاج با استقرار موفقیت آمیز نرم افزار بایگانی در بسیاری از بخش‌ها، به مرور زمان تجربه گسترده‌ای کسب کرده اند. برای اطلاعات بیشتر با ما تماس بگیرید.

ترجمه شده از وبسایت OpenKM