نحوه صرفه جویی در هزینه های ادارات

در هر شرکتی روزانه از منابع متعددی استفاده می‌شود و در صورتی که تحت کنترل صاحبان کسب و کار قرار نگیرند و به صورت منطقی توسط منابع انسانی استفاده نشوند، می‌توانند هزینه‌ها را بی‌جهت افزایش دهند. برای دستیابی به اهداف سازمان، کاهش هزینه‌ها بهترین راه برای محافظت از سرمایه است. 

اما این کار (کاهش هزینه) می‌تواند طاقت فرسا باشد؛ هنگامی که در یک سازمان، مفهوم «کاهش هزینه‌ها» را به طور خودکار می‌شنوید، منابع انسانی شرکت فکر می‌کنند که باید کار خود را با امکانات کمتری انجام دهند. و هدف فقط کاهش (هزینه) نیست، بلکه اعمال تغییراتی است که با تخصیص جدید منابع برای انجام کارهای بیشتر، باعث صرفه جویی در هزینه برای انجام کارهای بیشتر می‌شود.

بهترین راه برای کاهش موثر و کارآمد هزینه‌ها در شرکت، پیاده‌سازی یک سیستم بهبود مستمر است که بیشتر از آنکه به کاهش هزینه‌ها توجه کند به مدیریت هزینه‌ها می‌پردازد. روش ناب، گزینه‌ای برای رسیدن به این هدف است. روش ناب در دهه 80 در ژاپن پدیدار شد و به دنبال کارآمد ساختن تولید تا حد امکان بود و هزینه‌های غیرضروری را به عنوان ضایعات شناسایی کرد، یعنی استفاده از منابع بیش از حد لازم برای ایجاد همان محصول یا خدمات.

نرم افزار بایگانی برای ایجاد بهترین سیستم برای کاهش هزینه‌ها، می‌تواند به شرکت کمک کند تا مخارج شرکت شما مانند کارت ویزیت یا وام‌های تجاری را شناسایی کند. زیرا مدیریت هزینه همیشه مرتبط (لازم) است؛ ما مجبور نیستیم منتظر زمان بحران باشیم تا به آن رسیدگی کنیم.

در زیر مجموعه‌ای از مراحل یا نکات اساسی برای صرفه جویی در پول در کسب و کار آورده شده است:

دیجیتالی شو

اگر هنوز تمام یادداشت‌های تحویل، فاکتورها، فکس‌ها و سایر اسناد شرکت خود را چاپ می‌کنید، ممکن است نسبت قابل‌توجهی از بودجه را (بابت هزینه چاپ) را که می‌تواند به عملکردها یا فعالیت‌هایی اختصاص داده شود که باعث صرفه‌جویی در هزینه می‌شود، مصرف کنید. این فقط در مورد قیمت کارتریج‌های جوهر یا این که آیا کارکنان به صورت رنگی یا سیاه و سفید چاپ می‌کنند، یا اینکه آیا می‌دانند چگونه از دستگاه ها به درستی استفاده کنند، نیست. ما همچنین باید تأثیر بر محیط زیست یا فشار کاری بیش از حد وظایف به منابع انسانی را ارزیابی کنیم؛ آن‌ها باید زمانی را برای نگهداری پرونده فیزیکی اختصاص دهند (کاغذ، پوشه‌ها، کمدهای بایگانی، همچنین خودکار، دفترچه یادداشت، گیره، منگنه، نشانگر و موارد دیگر).

همچنین اشغال فضای اداری می‌تواند محیط کاری بدی ایجاد کند. نگه داشتن کارکنان در دفاتری که برای اشتراک فضا در آن‌ها مشکل وجود دارد به حفظ شرایط کاری قابل قبول کمک نمی‌کند؛ وضعیتی که می‌تواند کانون توجه مشکلات را در سطح مدیریتی قرار دهد. ناگفته نماند که اگر مشتریانی را در دفاتر خود ملاقات می‌کنیم یا عموم مردم به امکانات ما دسترسی داشته باشند، در سطح استراتژی بازاریابی مشکلی وجود دارد. 

نرم افزار مدیریت محتوا به شما امکان می‌دهد فایل‌های فیزیکی خود را در حین اجرای مدیریت اسناد الکترونیکی شرکت دیجیتالی کنید. شما می‌توانید فرآیندهای کسب و کار، مدیریت هزینه در کسب و کار - مانند محدود کردن هزینه‌های سفر - و کارت‌های اعتباری کسب و کار اداری - را همانطور که در قالب کاغذی انجام می‌دهید، اعمال کنید. یا می‌توانید از فرصت استفاده کنید و طرح‌های تجاری را تحلیل کنید و آن‌ها را هر چند بار که مناسب می‌دانید یا در صورت لزوم بهبود دهید. زیرا گاهی اوقات شرکت‌ها باید خود را با به روز رسانی‌های نظارتی و قانونی وفق دهند. در این سناریو، کاج اجرای این به روز رسانی‌ها را در سیستم مدیریت اسناد تضمین می‌کند؛ به این ترتیب ما از رعایت استانداردهای کیفیت مطمئن خواهیم بود زیرا به حافظه کاربران وابسته نخواهیم بود؛ خود سیستم به عنوان یک راهنما عمل کرده و به کاهش هزینه‌ها کمک می‌کند.

از سوی دیگر، کاج می‌تواند به عنوان یک نسخه رایانش ابری (SaaS) استفاده شود یا بر روی سرور شرکت نصب شود. دو گزینه‌ای که به ایده کاهش هزینه‌ها اضافه می‌کند. در هر دو مورد، سیستم مقیاس پذیر است و می‌تواند به اندازه مخزن یا تعداد کاربران افزایش یابد. فناوری منبع باز به صاحبان کسب و کار اجازه می‌دهد تا نصب را گسترش داده و مطابق با تکامل کسب و کار شما، یعنی استفاده از رسانه‌های اجتماعی، تنظیم کنند.

افزایش امنیت با فناوری‌های جدید

با کاج، دسترسی به اسناد از شرایط تعیین شده توسط سازمان پیروی می‌کند. سیستم مدیریت اسناد و مدارک الکترونیکی کاج یک سیستم امنیتی سه سطحی ایجاد می‌کند که تضمین می‌کند کاربران به اسناد و اطلاعات مورد نیاز برای عملکرد حرفه‌ای خود دسترسی دارند. 

فقط کاربرانی که ما آن‌ها را مناسب می‌دانیم (نه تنها کارکنان شما، بلکه مشتریان یا تامین کنندگان شما) می‌توانند به مدیر اسناد دسترسی داشته باشند که کاربر را با نام کاربری و رمز عبور شناسایی می‌کند. ما می‌توانیم جامعه کاربران را در سطح گروهی یا فردی مدیریت کنیم و پروفایل‌هایی را در سیستم طراحی کنیم تا نرم‌افزار را با تقاضاها و نیازهای هر کاربر یا گروهی از کاربران تطبیق دهیم. 

ممکن است کاربرانی باشند که فقط برای جستجوی اطلاعات یا اسناد (هزینه‌های سفر، هزینه‌های سالانه، طرح‌های بیمه) به سیستم مدیریت اسناد دسترسی داشته باشند. دیگران، جدا از یافتن فایل‌ها، نیاز به ایجاد اسناد جدید یا ویرایش آن‌ها (طرح‌های تجاری، وام‌های تجاری) دارند. صاحبان کسب‌وکار می‌توانند فرآیندهای کسب‌وکار را در کاج پیاده‌سازی کنند، از اتوماسیون یا گردش‌های کاری استفاده کنند تا پرسنل آن‌ها با مستندات به‌گونه‌ای کار کنند که صرفه‌جویی در هزینه‌های کسب‌وکار را تسهیل کند. و حتی کاربرانی وجود خواهند داشت که باید از کاج برای کارهای تجزیه و تحلیل استفاده کنند: هزینه‌های تأمین دفتر، بیمه تجاری، کارتهای تجاری، انجمن‌های تجاری و موارد دیگر. مدیر وظیفه (task manager)، گزارش‌ها، خدمات اشتراک و ایجاد عوامل جستجو می‌تواند کار شناسایی هزینه‌ها، طبقه‌بندی آن‌ها بر اساس مبدأ یا نوع آن‌ها را تسهیل کند و در نتیجه بتواند بر روی آن‌ها اقداماتی را که موجب صرفه‌جویی در هزینه‌ها می‌شود، انجام دهد.

عملکرد (راندمان) فضاهای اداری را به حداکثر برسانید - از خانه کار کنید

بستن دفاتر کم استفاده یا متمرکز کردن شعب همیشه باعث کاهش تعداد کارکنان نمی‌شود. لغو اجاره‌هایی که مستهلک نشده‌اند یا آن‌هایی که بازده مورد انتظار را به دست نمی‌آورند، گزینه‌هایی هستند که هزینه‌ها را در کسب ‌و کار شما کاهش می‌دهند، و دورکاری را به یک راه‌حل تبدیل می‌کند، که همچنین می‌تواند به تسهیل تعادل بین کار و زندگی کمک کند. 

نرم افزار بایگانی اسناد کاج ابزارهای ارتباطی را ارائه می‌دهد که همه کارکنان را چه آن‌هایی که در ادارات هستند و چه کسانی که از خانه کار می‌کنند باهم در تماس هستند. از طریق چت آنلاین موجود در مدیر اسناد، می‌توانیم با همه کاربران صحبت کنیم. وقتی شخصی روی یک فایل کار می‌کند، می‌توانید یادداشت‌ها، کلمات کلیدی، دسته‌ها یا گروه‌های فراداده را اضافه کنید. و ما می‌توانیم برای همکاران خود اعلان‌هایی را در مورد تغییرات ایجاد شده ارسال کنیم یا می‌توان آن‌ها را در محتوا شریک کرد که باعث می‌شود کاج برای آن‌ها اعلان ارسال کند تا آن‌ها از به روز رسانی‌ها مطلع شوند. در تب ارتباط‌ها می‌توانیم لینک‌هایی را که محتویات را حفظ می‌کنند و همچنین نوع رابطه آن‌ها را مشاهده کنیم. در بخش تالار گفتمان، کاربرانی که روی یک فایل کار می‌کنند می‌توانند نظرات خود را به اشتراک بگذارند، سوالاتی بپرسند یا قدردانی کنند که سایر نویسندگان می‌توانند ببینند. و در بخش ویکی، می‌توانیم کتابشناسی، منابع مستند و منابعی را که برای کار خود استفاده می‌کنیم را مشخص (highlight) کنیم. شما همچنین می‌توانید از MS-Addins استفاده کنید؛ که می‌تواند اسناد را در کاج از برنامه‌های معمول خود مانند MS Word، Excel، Outlook یا PowerPoint آپلود و به روز کند. و با ویرایش زنده، می‌توانید هر فایلی را به صورت آنلاین در سیستم مدیریت اسناد ویرایش کنید - که در آن می‌توانید کنترل نسخه را نیز مدیریت کنید.

کارهای پیچیده‌تر را می‌توان در Task Manager انجام داد. در آنجا می‌توانند جلساتی از راه دور داشته باشند تا کارکنان دفتر، کسانی که دورکاری می‌کنند و همچنین همکارانی که در محل مشتری حضور دارند، شرکت کنند. 

پلت فرم کاج محیط ایده‌آلی را برای پیاده‌سازی نه تنها دفتر بدون کاغذ، بلکه برای رشد کسب و کار شما، افزایش سود و صرفه جویی در زمان و هزینه ارائه می‌دهد. به لطف وظایف کنترل و مدیریت هزینه انجام شده در کاج، فعالیت‌هایی که باعث صرفه جویی در هزینه‌ها می‌شوند را می‌توان شناسایی کرد و به محیط دیجیتال منتقل نمود. با سیستم مدیریت اسناد، شرکت می‌تواند محیط‌های سفارشی سازی شده‌ای ایجاد کند که در آن مشتریان و ذینفعان می‌توانند به محصولات و خدمات خود به صورت آنلاین دسترسی داشته باشند و در عین حال وام‌های و طرح‌های تجاری را تحت کنترل داشته باشند. 

شبکه‌های رسانه‌های اجتماعی کانال‌های ارتباطی جدیدی را نشان می‌دهند که بسیار پویا هستند، رشدشان متوقف نمی‌شود و جایی است که افراد جامعه منتظر حضور ما هستند و ما را مشاهده می‌کنند. از طریق کاج می‌توانیم محتوایی را برای انتشار در رسانه‌های اجتماعی ایجاد، ویرایش و مدیریت کنیم. ما می‌توانیم از اتوماسیون یا گردش کار برای مدیریت فرآیندهای بررسی، تایید و انتشار استفاده کنیم.

فرآیندها را خودکار و حسابداری هزینه پایدار را ترویج می‌کند

نرم افزار مدیریت اسناد می‌تواند به کارآمدتر کردن هر حوزه یا بخشی که مدیریت اسناد الکترونیکی در آن اجرا می‌شود کمک کند، اما در تشخیص هزینه‌های پیش بینی نشده مانند چاپ بیش از حد کارت ویزیت، هزینه‌های غیر ضروری مانند استفاده نادرست از کارت‌های اعتباری سفر یا نقاط بهبود در هنگام مدیریت هزینه‌ها نیز به یک عنصر اساسی تبدیل می‌شود.

با کاج می‌توانیم ردیابی موارد هزینه‌ای مانند:

• مواد مصرفی: تونر چاپگر، کاغذ، و همچنین عرضه نوشیدنی و غذا. در این بخش، توصیه می‌شود تا حد امکان جزئیات بیان شود. این دسته می‌تواند بزرگترین بخش باشد و کمبود اطلاعات می‌تواند مدیریت صحیح آن را غیرممکن کند.
• نمونه کارهای مشتریان: به ما کمک می‌کند تا آن دسته از مشتریانی که سود کمتری دارند و همچنین آن‌هایی که می‌توانیم محصولات یا خدمات بیشتری را به آن‌ها ارائه دهیم را شناسایی کنیم. به این ترتیب، ما همچنین خدمات مشتری و کیفیت خدمات ارائه شده را بهبود میبخشیم.
• سبد محصولات/خدمات: محصولات و خدماتی که ارائه می‌دهیم نیز همینطور است. همانطور که قبلاً دیدیم، با کاج، می‌توانیم روش‌های کنترلی بسیار پیشرفته‌ای را اعمال کنیم که به ما امکان می‌دهد خود را وقف ارائه بهترین بهره‌وری و کارایی کنیم.
• هزینه‌های تکراری: مانند آب، برق، گرمایش و اجاره: با کاج می‌توانیم کنترل مستمر انجام داده و برای تصمیم درست مقایسه کنیم. می‌توانید در مورد اجاره مجدداً مذاکره کنید، نرخ ثابت، تهویه مطبوع، تامین کننده و غیره را تغییر دهید.
• لجستیک: هزینه‌های پیک، حمل و نقل و موجودی. هزینه‌های پنهان می‌تواند در این بخش گنجانده شود. به عنوان مثال، وقتی یک بسته برگردانده می‌شود، هزینه‌ها را چه کسی بر عهده می‌گیرد؟ آیا مشتری آن‌ها را در نظر می گیرد؟ آیا شرکت آن‌ها را برعهده می‌گیرد؟ آیا برای همه محصولات و خدمات یکسان است؟ یا حداقل قیمت دارد؟ آیا ارسال فاکتورها از طریق پست ضروری است یا می‌توانیم فاکتورهای الکترونیکی را انتخاب کنیم؟ با کاجمی‌توانیم یک پورتال صورت‌حساب ایجاد کنیم که از هزینه‌های پیام‌رسانی، تأخیرهای ناشی از گم شدن یا از دست دادن جلوگیری می‌کند و چرخه جمع‌آوری و پرداخت را سرعت می‌بخشد. و با ماژولِ خواندنِ بارکد کاج، به عنوان مثال، موجودی را می‌توان با کاهش سطح ذخیره سازی بهتر مدیریت کرد.
• نرم افزار، برنامه های کاربردی و خدمات وب: اشتراک، خدمات پشتیبانی، تمدید مجوز. تمام جنبههای مربوط به مجموعه برنامه‌های شرکت نیز باید در نظر گرفته شود؛ بنابراین ما از تمدید خودکار ناخواسته جلوگیری می‌کنیم و مدیریت برنامه ریزی شدة نگهداری و نوسازی برنامه‌های شرکت را به عهده می‌گیریم.

همانطور که می‌بینید، سیستم مدیریت اسناد کاج اجرای تمام اقداماتی را که شرکت شما برای کاهش هزینه‌ها در دفتر نیاز دارد، در اختیار شما قرار می‌دهد.

ترجمه شده از وبسایت OpenKM